Этапы проведения деловой беседы

 

Основными этапами деловой беседы являются:

 

• начало беседы;

 

• информирование партнеров;

 

• аргументирование выдвигаемых положений;

 

• принятие решения;

 

• завершение беседы.

 

Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном общении, четко представляют результаты, которые они хотят получить. Но практически всегда проявляется «внутренний тормоз», когда речь идет о нача-ле беседы.

 

Прежде всего, необходимо знать, какие задачи решаются на начальном эта-пе беседы:

1) установление контакта с собеседником;

 

2) создание благоприятной атмосферы для беседы;

 

3) привлечение внимания к теме разговора;

 

4) пробуждение интереса собеседника.

 

76

«Правильные дебюты» начала беседы:

 

1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт ссобеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов – и вы этого легко добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех при-сутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной на-пряженности и созданию дружеской обстановки для беседы.

 

2. Метод «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему,увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.

 

3. Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делубез какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вкратце сообщаются причины, по которым была назначена беседа, быстро переходят от общих вопросов к частному и приступают к теме беседы. Этот прием является «холодным» и рациональным, он имеет прямой харак-тер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных де-ловых контактов.

 

Очень важно помнить о личном подходе к беседе. Основное правило за-ключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого «вы-подхода». «Вы-подход» – это умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим себе следующие во-просы: «Что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника?»; «Как бы мы реагировали на его месте?». Это уже первые шаги в направлении «вы-подхода». Мы даем собеседнику почувствовать, что мы его уважаем и це-ним как специалиста.

 

Принципы проведения деловой беседы

 

1. Рациональность. В ходе беседы необходимо вести себя сдержанно,даже втом случае, если партнер проявляет эмоции. Почему? Во-первых, неконтролируе-мые эмоции всегда отрицательно сказываются на решении. Во-вторых, существует психологическое правило, которое гласит: «В дискуссии побеждает тот, кто более спокоен». Спокойствие и рациональность – лучший ответ на всплеск эмоций со стороны партнера.

 

2. Понимание. Постарайтесь понять собеседника.Ведь он пытается объяснитьвам свою позицию, довести до вас свое мнение. Но из-за вашего невнимания к его точке зрения не может достичь цели, А это вызывает раздражение и может при-вести к тому, что собеседник не поймет вашу позицию. Помните: прежде чем вли-

 

 

77

ять на позицию партнера по общению (а изменить ее в нужном направлении – ваша цель!), следует ее понять.

 

3. Внимание. Установлено,что в процессе беседы уровень концентрациивнимания колеблется. И это происходит даже тогда, когда отсутствуют отвлекаю-щие факторы. Концентрация и внимание на протяжении беседы неодинаковы. Психика человека устроена таким образом, что в процессе получения инфор-мации ему время от времени требуются перерывы. В эти моменты внимание непроизвольно рассеивается, и ваш собеседник на несколько минут как бы «выпадает», выключается из разговора. В такие моменты следует вербально или невербально привлечь его внимание, восстановить разорванный контакт. Лучший способ для этого – задать вопрос: «Вы меня слушаете?»

 

4. Достоверность. В беседе не следует давать ложную информацию да-же тогда, когда это делает собеседник. Иначе тактический выигрыш может обернуться стратегическим поражением.

 

5. Разграничение. Установление границы между собеседником и пред-метом разговора – очень важный психологический принцип. В процессе об-щения мы зачастую отождествляем то, что говорит партнер, с ним самим, его личностными качествами или даже с нашим отношением к нему. Приятная информация, сообщенная неприятным собеседником, теряет половину сво-ей привлекательности. Наше личное отношение к человеку, которого мы не-долюбливаем, часто затрудняет объективную оценку информации, им со-общаемой. Чтобы этого избежать, обращайте внимание прежде всего на то, что именно вам сообщается, а не на то, кто и как сообщает. Короче гово-ря, отделение фактов от мнений (оценок), а мнений от эмоций является принципом построения конструктивной беседы.

 

Названные принципы проведения деловой беседы носят достаточно общий характер. Специалисты в области психологии общения конкретизи-ровали их и составили правила проведения деловой беседы. Эти правила можно было бы назвать «техникой безопасности» при деловом общении.