Исходные данные по организации

В настоящее время фирма «Х» является предприятием с развитым механомонтажным производством, позволяющим производить продукцию для разнообразных направлений народного хозяйства. Обладает современным сварочным производством и станочным парком предприятие и выполняет заказы по изготовлению корпусов судов маломерного флота. Производится разнообразная продукция, пользующаяся большим спросом у населения, металлические шкафы, сейфы, двери и другие металлоконструкции.

Анализируя состояние жилищно-коммунального хозяйства, фирма закупает оборудование для проведения ремонта в сфере народного хозяйства деятельности. Организационная структура фирмы приведена на рис.28.

 

Функциональные обязанности:

1. Контроль за исполнением технологии и организационной политики;

2. Поддержание хорошего состояния помещений, приобретение площадей, имущества;

3. Обеспечение фирмы электроэнергией, теплом, водой;

4. Обеспечение сохранности имущества и работы охранной сигнализации;

5. Планирование деятельности фирмы и контроль за исполнением планов;

6. Реализация проектов, одобренных на ФП (финансовое планирование);

7. Своевременное получение и хранение сертификатов и лицензий;

8. Прием на работу подходящих сотрудников и распределение их с пользой для них и организации;

9. Контроль за умением персонала выполнять свою работу, направление на обучение;

10. Проверка знаний сотрудниками должностных инструкций, обязанностей;

11. Правильное отражение в отчетах активов и их защита;

12. Координация деятельности инвентаризационных комиссий;

13. Обеспечение надлежащего хранения документов и денег;

14. Ведение документации по активам, их списание;

15. Организация аудита;

16. Составление отчетности и баланса;

17. Проверка документов и счетов к оплате для финансового планирования;

18. Точные цены на материалы на складе;

19. Оплата счетов;

20. Начисление заработной платы и налогов;

21. Контролирование соответствия получаемых изделий и материалов их сертификатам;

22. Выполнение функции ОТК в отношении транспортировки, изделий и монтажных работ;

23. Формирование подборки информационных документов;

24. Получение сертификатов на закупленные изделия и материалы;

25. Оформление сертификатов на изделия фирмы;

26. Создание стандартных линий коммуникации и их технических средств;

27. Отслеживание правильности их функционирования;

28. Сбор и оформление в графическом виде статистики для руководства;

29. Инспектирование деятельности фирмы, устранение трудностей;

30. Поддержание высокого этического уровня сотрудников;

31. Организация и проведение финансовых и инвентаризационных проверок;

32. Проведение опросов;

33. Создание рекламных материалов;

34. Размещение рекламы на сайте, в средствах массовой информации;

35. Организация выставочных стендов и изготовление образцов продукции, дающее клиенту полное понимание об изделии фирмы;

36. Сохранение в готовом виде рекламной продукции и быстрое предоставление её клиентам и отделению по СО;

37. Приемка заказа; калькуляция стоимости заказа;

38. Подготовка заявки на заказные материалы;

39. Функции ПТО;

40. Обеспечение юридическими документами функционирование фирмы;

41. Непосредственный контроль деятельности проверяющих комиссий;

42. Обеспечение бухгалтерии законодательными документами по налогообложению;

43. Ведение арбитражных процедур;

44. Приём и выдача наличных денег;

45. Регистрация заказов;

46. Проверка правильности цены на реализуемые материалы и изделия;

47. Сводка денежных сборов для финансового планирования (ФП);

48. Контроль за сбором денежных средств по основным заказам и доплатам;

49. Регистрация и учет должников внутри фирмы и сбор с них денег;

50. Разработка оптимальных транспортных и технологических потоков (логистика);

51. Доставка материалов и оборудования производственным цехам;

52. Выполнение подготовительных работ при монтаже и строительстве;

53. Доставка готовых изделий клиентам;

54. Транспортные услуги;

55. Планирование и проведение технического обслуживания оборудования и автомашин;

56. Инспектирование вопросов по технике безопасности;

57. Обеспечение выполнения норм противопожарной безопасности;

58. Обеспечение выполнения охраны труда и санитарных норм;

59. Ответственный за исправное состояние подъемных механизмов;

60. Исследование рынка поставок;

61. Ведение файла поставщиков;

62. Заказ материалов и инструмента;

63. Заявки транспортному цеху;

64. Контроль за поставкой материалов и доставкой материалов и доставкой изделий заказчику;

65. Обеспечение приемки, хранения и отгрузки;

66. Качественное ведение отчетности по поступлению и выдаче материалов и инструмента;

67.Ведение карточек по движению материалов;

68.Изучение чертежей;

69.Заявки на материалы и инструмент;

70.Доставка и учет материала и инструмента;

71.Распределение работы;

72.Контроль за качеством изделий бригады;

73.Сдача готовой продукции на склад;

74.Обучение учеников;

75. Планирование и прогнозирование развития цеха;

76. Обеспечение работоспособности оборудования;

77. Заявки на изделия, материалы и инструмент;

78. Распределение работы между прорабами;

79. Приемка работы (закрытие нарядов);

80. Сдача готовой продукции заказчику;

81. Обеспечивает безукоризненный внешний вид фирмы;

82. Делает с хорошей стороны широко известной фирму и её изделия;

83. Изучение чертежей и схем, разбивка;

84. Анализ наряда;

85. Заявки на изделия, материалы и инструмент;

86. Организация работ;

87. Распределение работы между бригадами;

88. Приемка работы, составление актов, технадзор;

89. Сдача готовой продукции заказчику;

90. Обучение учеников;

91. Готовит рекомендации по улучшению качества изделий;

92. Формирует подборки для обучения сотрудников организационной политике и технологиям;

93.Создает рабочие точки за пределами фирмы;

94.Добивается их эффективности;

95.Привлекает новых клиентов;

96.Изучение чертежей;

97.Анализ наряда;

98.Заявки на материалы и инструмент;

99.Распределение работы между бригадами;
100.Приемка работы (закрытие нарядов);
101.Сдача готовой продукции на склад;
102.Составление графика техобслуживания оборудования;
103.Фиксирует успехи фирмы;
104.Собирает отзывы о деятельности фирмы;
105.Делает известными результаты деятельности фирмы.
106.Продажи изделий, строительных, монтажных и транспортных услуг;

107.Ведение Центрального Файла покупателей;
108.Поддержание связи с фирмами, магазинами и клиентами, предлагая новые изделия, услуги и пр.

 

 

Таблица 1

Подразделение	Выполняемые функции	Подразделение	Выполняемые функции
Офис учредителя		Отдел документации, актов и материальной части
Офис внешних дел		Транспортный цех
Офис исполнительного директора		Сектор технического обслуживания
Отдел персонала		Отдел снабжения
Отдел коммуникаций		Склад
Отдел инспекций и докладов		Отдел контроля качества
Отдел продвижения и маркетинга		Отдел совершенствования
Отдел продаж		Цех металлоконструкций
Отдел работы с заказами		Бригадиры
Отдел доходов		Строительно-монтажный цех
Отдел расходов		Прорабы
Отдел расширения и успеха		Отдел информирования

 

 

 

Рис.1. Организационная структура фирмы

 

 

Решение

Подразделение	Выполняемые функции	Подразделение	Выполняемые функции
Офис учредителя	40. Обеспечение юридическими документами функционирование фирмы; 42. Обеспечение бухгалтерии законодательными документами по налогообложению; 47. Сводка денежных сборов для финансового планирования (ФП)	Отдел документации, актов и материальной части	7. Своевременное получение и хранение сертификатов и лицензий; 13. Обеспечение надлежащего хранения документов и денег;
Офис внешних дел	43. Ведение арбитражных процедур; 93.Создает рабочие точки за пределами фирмы; 94.Добивается их эффективности;	Транспортный цех	22. Выполнение функции ОТК в отношении транспортировки, изделий и монтажных работ; 50. Разработка оптимальных транспортных и технологических потоков (логистика); 53. Доставка готовых изделий клиентам; 54. Транспортные услуги; 55. Планирование и проведение технического обслуживания оборудования и автомашин;
Офис исполнительного директора	5. Планирование деятельности фирмы и контроль за исполнением планов; 105.Делает известными результаты деятельности фирмы. 107.Ведение Центрального Файла покупателей;	Сектор технического обслуживания	3. Обеспечение фирмы электроэнергией, теплом, водой; 4. Обеспечение сохранности имущества и работы охранной сигнализации; 56. Инспектирование вопросов по технике безопасности; 57. Обеспечение выполнения норм противопожарной безопасности; 58. Обеспечение выполнения охраны труда и санитарных норм;
Отдел персонала	8. Прием на работу подходящих сотрудников и распределение их с пользой для них и организации; 10. Проверка знаний сотрудниками должностных инструкций, обязанностей; 20. Начисление заработной платы и налогов;	Отдел снабжения	38. Подготовка заявки на заказные материалы 51. Доставка материалов и оборудования производственным цехам; 61. Ведение файла поставщиков;
Отдел коммуникаций	26. Создание стандартных линий коммуникации и их технических средств; 27. Отслеживание правильности их функционирования; 32. Проведение опросов; 104.Собирает отзывы о деятельности фирмы;	Склад	18. Точные цены на материалы на складе; 65. Обеспечение приемки, хранения и отгрузки; 66. Качественное ведение отчетности по поступлению и выдаче материалов и инструмента; 67.Ведение карточек по движению материалов; 70.Доставка и учет материала и инструмента;
Отдел инспекций и докладов	11. Правильное отражение в отчетах активов и их защита; 12. Координация деятельности инвентаризационных комиссий; 15. Организация аудита; 16. Составление отчетности и баланса; 28. Сбор и оформление в графическом виде статистики для руководства; 29. Инспектирование деятельности фирмы, устранение трудностей; 31. Организация и проведение финансовых и инвентаризационных проверок; 41. Непосредственный контроль деятельности проверяющих комиссий;	Отдел контроля качества	1. Контроль за исполнением технологии и организационной политики; 24. Получение сертификатов на закупленные изделия и материалы; 25. Оформление сертификатов на изделия фирмы; 80. Сдача готовой продукции заказчику; 88. Приемка работы, составление актов, технадзор;
Отдел продвижения и маркетинга	33. Создание рекламных материалов; 34. Размещение рекламы на сайте, в средствах массовой информации; 35. Организация выставочных стендов и изготовление образцов продукции, дающее клиенту полное понимание об изделии фирмы; 60. Исследование рынка поставок; 82. Делает с хорошей стороны широко известной фирму и её изделия; 95.Привлекает новых клиентов; 108.Поддержание связи с фирмами, магазинами и клиентами, предлагая новые изделия, услуги и пр.	Отдел совершенствования	9. Контроль за умением персонала выполнять свою работу, направление на обучение; 75. Планирование и прогнозирование развития цеха; 91. Готовит рекомендации по улучшению качества изделий; 92. Формирует подборки для обучения сотрудников организационной политике и технологиям;
Отдел продаж	36. Сохранение в готовом виде рекламной продукции и быстрое предоставление её клиентам и отделению по СО; 44. Приём и выдача наличных денег; 46. Проверка правильности цены на реализуемые материалы и изделия; 63. Заявки транспортному цеху; 64. Контроль за поставкой материалов и доставкой материалов и доставкой изделий заказчику; 106.Продажи изделий, строительных, монтажных и транспортных услуг;	Цех металлоконструкций	21. Контролирование соответствия получаемых изделий и материалов их сертификатам; 68.Изучение чертежей; 85. Заявки на изделия, материалы и инструмент; 99.Распределение работы между бригадами; 101.Сдача готовой продукции на склад;
Отдел работы с заказами	37. Приемка заказа; калькуляция стоимости заказа; 45. Регистрация заказов; 49. Регистрация и учет должников внутри фирмы и сбор с них денег;   89. Сдача готовой продукции заказчику;	Бригадиры	59. Ответственный за исправное состояние подъемных механизмов; 69.Заявки на материалы и инструмент; 72.Контроль за качеством изделий бригады; 86. Организация работ; 76. Обеспечение работоспособности оборудования; 78. Распределение работы между прорабами; 79. Приемка работы (закрытие нарядов); 83. Изучение чертежей и схем, разбивка; 87. Распределение работы между бригадами; 90. Обучение учеников; 100.Приемка работы (закрытие нарядов); 102.Составление графика техобслуживания оборудования;
Отдел доходов	14. Ведение документации по активам, их списание; 48. Контроль за сбором денежных средств по основным заказам и доплатам;	Строительно-монтажный цех	39. Функции ПТО; 52. Выполнение подготовительных работ при монтаже и строительстве; 73. Сдача готовой продукции на склад; 98.Заявки на материалы и инструмент;
Отдел расходов	6. Реализация проектов, одобренных на ФП (финансовое планирование); 17. Проверка документов и счетов к оплате для финансового планирования; 19. Оплата счетов;	Прорабы	62. Заказ материалов и инструмента; 71.Распределение работы; 74.Обучение учеников; 77. Заявки на изделия, материалы и инструмент; 84. Анализ наряда; 96.Изучение чертежей; 97.Анализ наряда;
Отдел расширения и успеха	2. Поддержание хорошего состояния помещений, приобретение площадей, имущества; 30. Поддержание высокого этического уровня сотрудников; 81. Обеспечивает безукоризненный внешний вид фирмы; 103.Фиксирует успехи фирмы;	Отдел информирования	23. Формирование подборки информационных документов;