2020-05-21
213
З метою підвищення відповідальності за керівництво військовим господарством і забезпечення збереження державної власності всі посадові особи при призначеннях на посади і переведеннях до іншого місця служби зобов’язані здавати та приймати справи і посаду.
Порядок оформлення документів при прийомі і здачі справ та посади регламентується наступними офіційними документами:
1. Статут внутрішньої служби Збройних Сил України, 2000 р.
2. Наказ Міністра оборони України від 16.07.97 р. № 300 “Положення про військове (корабельне) господарство в Збройних Силах України”. –Гл. 9: Порядок прийому та здачі справ і посади особами, що відають військовим (корабельним) господарством.
3. Наказ Міністра оборони України від 14.08.95 р. №201 “Про оголошення Положення про матеріальну відповідальність військовослужбовців за шкоду, заподіяну державі”.
4. Наказ Міністра оборони України від 21.12.95 р. №341 “Про оголошення Переліку військового майна, нестача або розкрадання якого відшкодовується винними особами у кратному співвідношенні його вартості”.
5. Наказ Міністра оборони України від 21.06.94 р. №165 “Про порядок списання з обліку матеріальних та грошових засобів у Збройних Силах України”.
6. Наказ Міністра оборони України від 11.11.98 р. №400 “Про затвердження інструкції з діловодства у Збройних Силах України”.
7. Наказ заступника Міністра оборони – начальника тилу Збройних Сил України від 26.04.95 р. №01 “Про введення в дію норм забезпечення технічними засобами і майном на мирний і воєнний час”.
8. Наказ заступника Міністра оборони – начальника тилу Збройних Сил України від 01.10.96 р. №93 “Про встановлення норм напрацювання (строків служб) до ремонту і списання технічних засобів служби пального”.
9. Наказ заступника Міністра оборони – начальника тилу Збройних Сил України від 03.05.95 р. №105 “Про введення в дію Інструкції щодо поводження з наркотичними і отруйними лікарськими засобами в Збройних Силах України”.
10. Інструкція щодо поводження з наркотичними, психотропними та отруйними лікарськими засобами в Збройних Силах України, 1998.
Новопризначеним особам медичної служби, відповідно до ст. ст. 39-41 Статуту внутрішньої служби ЗС України, після прибуття у військову частину необхідно відрекомендуватись командуванню та іншим посадовим особам.
Начальник медичної служби відрекомендовується командиру військової частини та його заступникам.
Начальник медичного пункту відрекомендовується начальнику медичної служби.
Лікар відрекомендовується начальнику медичного пункту.
Відрекомендовуючись своєму безпосередньому начальнику військово-службовці називають свою посаду, військове звання, прізвище та причину звертання. Наприклад: “Товаришу полковник. Начальник медичної служби бригади старший лейтенант медичної служби Петренко. Дозвольте відрекомен-дуватися з нагоди призначення мене на посаду начальника медичної служби бригади”.
Командир військової частини або його заступник відрекомендовує новоприбулих офіцерів на шикуванні особового складу військової частини, або на найближчій службовій нараді офіцерів.
Після відрекомендування посадовим особам військової частини ново-призначеним посадовим особам медичної служби необхідно познайомитися з посадовими особами медичної служби гарнізону і керівниками місцевих лікувальних установ, а потім приступає до прийому справ та посади.
Для прийому і здачі справ та посади особам медичної служби встановлюються наступні терміни:
- начальнику відділення військового госпіталю, начальнику медичної служби частини – не більше 15 днів;
- начальнику аптеки – не більше 10 днів;
- начальнику медичного пункту військової частини – не більше 5 днів.
Строк прийому та здачі справ і посади рахується з моменту прибуття офіцера у військову частину.
Приймаючи справи та посаду, начальник медичної служби (медичного пункту) зобов’язаний:
1 - ознайомитись із загальними питаннями ведення військового господа-рства по медичній службі у військовій частині;
2 - перевірити стан військової дисципліни, бойової і гуманітарної підготовки особового складу медичної служби (медичного пункту), його укомплектованість;
3 - ознайомитись із актами попередніх перевірок господарської діяльності медичної служби;
4 - заслухати довідку-доповідь особи, яка здає справи і посаду про стан медичної служби і забезпечення військової частини медичним майном;
5 - перевірити ступінь виконання плану роботи медичної служби за поточний період навчання, а також виконання зауважень попередніх документальних ревізій, стан обліку і звітності з медичної служби;
6 - перевірити наявність і якісний стан матеріальних засобів, техніки і майна медичної служби, а також організацію їх експлуатації, зберігання, ремонту і обліку, прийняти участь у інвентаризації матеріальних засобів медичної служби;
7 - перевірити організацію харчування, матеріального забезпечення по медичній службі, квартирно-побутові умови особового складу медичної служби частини, стан казармово-житлового фонду частини;
8 – вивчити умови розміщення особового складу військової частини, розташування складів, парків, майстерень, їх обладнання та встановлений порядок медичного забезпечення; розміщення лікарень, поліклінік, аптек, санітарно-епідеміологічних закладів місцевих органів охорони здоров’я; організацію торгово-побутового забезпечення, лазнево-прального обслуго-вування, тощо.
Для прийому та здачі справ і посади, наказом командира частини призначається тимчасово створена комісія або внутрішня перевірочна комісія. До складу комісії, як правило, включаються офіцери та прапорщики, які знають організацію та ведення військового господарства і не пов’язані в службовому відношенні з посадовою особою, яка здає посаду. Головою комісії призначається офіцер, який обіймає посаду не нижче командира роти.
Укомплектованість медичного пункту (медичної роти) і медичної служби частини в цілому вивчається шляхом співставлення штатної чисельності і кількості особового складу за списком. Укомплектованість підрозділів медичної служби попередньо може бути встановлена згідно з особовими справами і службовими картками.
Стан бойової, гуманітарної та спеціальної підготовки особового складу визначається згідно з результатами останніх інвентаризаційних (контрольних) перевірок, виконання навчальних планів і функціональних обов’язків поса-довими особами у процесі роботи.
Перевірка бойової та мобілізаційної готовності підпорядкованих підрозділів здійснюється шляхом ознайомлення із відповідними документами, станом району зосередження та збору, призначених частині при виході для навчань, перевіркою медичного майна тривалого зберігання, а в окремих випадках це здійснюється перевіркою злагодженості роботи особового складу за різними сигналами бойової готовності.
Ознайомлення з результатами попередніх перевірок медичної служби повинно розпочинатись з актів перевірок медичної служби, висновків вищого медичного начальника, наказів командира військової частини за результатами цих перевірок.
При перевірці річного і місячних планів конкретизується, які заходи передбачені з питань медичного забезпечення військової частини і як вони виконані.
Прийом і здача справ та посади повинні відбуватись без порушення нормальної роботи служби.
Керівництво військовим господарством по медичній службі до завершення прийому і здачі справ та посади (до затвердження акту) здійснює особа, яка здає справи та посаду.
На час прийому і здачі справ та посади поточна робота аптеки медичного пункту (медичної роти), як правило, призупиняється. Видача медикаментів, матеріальних засобів у цей період здійснюється тільки з дозволу особи, яка приймає цю посаду і голови комісії.
Начальник медичної служби несе відповідальність за стан обліку матеріальних засобів медичної служби, законне і правильне оформлення операцій, пов’язаних з переміщенням і зміною якісного стану матеріальних засобів, своєчасне ведення записів у книзі обліку, правильне оформлення облікових документів з медичної служби.
При перевірці стану обліку і звітності, законності господарських операцій, перш за все слід встановити чи відповідає заведений облік і звітність діючим вимогам. Потім звіряються дані обліку з медичної служби з обліком служб постачання військової частини.
Прийом та здача справ і посади проводиться за календарним планом, що розробляється разом тим, хто приймає і тим хто здає справи і посаду, а також головою комісії.
Цей план розробляється у довільній формі та повинен передбачати виконання всієї роботи у межах часу, відведеного на прийом і здачу справ та посади.
Календарний план може включати такі питання:
1 - черговість та строки заслуховування доповіді посадових осіб, під поряд-кованих тому, хто здає справи та посаду;
2 - черговість і термін перевірки різних об’єктів медичної служби;
3 - термін, до якого повинні бути проведені в книгах обліку всі прибуткові та витратні операції згідно з документами, що виписані на основі вказівок особи, яка здає справи і посаду;
4 - окремі строки складання відомостей наявності та якісного складу матері-альних засобів в різних об’єктах медичної служби;
5 - кінцевий строк складання відомостей наявності та якісного стану матері-альних засобів і оформлення акту.
Календарний план затверджується безпосереднім командиром (начальником) особи, що приймає справи і посаду. Варіант календарного плану прийому і здачі справ та посади начальника медичної служби військової частини поданий у додатку №1.
Комісія, яка призначена для прийому і здачі справ та посади, або внутрішня перевірочна комісія у присутності осіб, які здають і приймають посаду, здійснює:
1 - інвентаризацію медичного майна військової частини;
2 - перевірку господарської діяльності медичного пункту (медичної роти), аптеки, складу майна тривалого зберігання з моменту останньої перевірки і порівняння облікових даних з даними фактичної наявності матеріальних засобів;
3 - вивчення попереднього акту перевірки медичної служби військової частини.
Під час роботи комісії голова і її члени звільняються від своїх службових обов’язків. Склад комісії віддається наказом по військовій частині.
Перед початком роботи головою комісії організуються наступні заходи:
1 - розробляється план інвентаризації із зазначенням об’єктів, які підля-гають інвентаризації, призначається час початку і закінчення роботи на кожному об’єкті; визначаються питання, що підлягають перевірці та час подання акту інвентаризації на затвердження командиру частини;
2 - здійснюється інструктаж членів комісії командиром військової частини, або ним призначеною посадовою особою, про мету і завдання очікуваної інвентаризації матеріальних засобів та про порядок роботи комісії;
3 - членами комісії вивчаються накази, директиви, статути, положення, настанови, керівництва та інструкції з питань організації і ведення військового господарства, обліку і звітності;
4 - члени комісії знайомляться з актами та матеріалами попередніх інвен-таризацій.
План проведення інвентаризації розробляється і підписується головою комісії і затверджується командиром військової частини.
При проведенні інвентаризації перевіряється наявність, якісний стан та умови зберігання матеріальних засобів. При цьому послідовно перевіряються:
1 - записи в книгах обліку з моменту останньої перевірки;
2 - якісний і кількісний стан всіх видів матеріальних засобів в аптеці та під-розділах і стан забезпеченості ними;
3 - комплектність і умови зберігання матеріальних засобів недоторканого запасу.
При перевірці наявності та якісного стану матеріальних засобів в підрозділах та в аптеці особлива увага приділяється витратному майну, а при перевірці майна недоторканого запасу – умовам зберігання, поновленням запасів і відповідністю його встановленій комплектності.
Особа, яка приймає справи і посаду, перевіряє також використання коштів, які виділені медичній службі.
Інвентаризація матеріальних засобів здійснюється у присутності та при обов’язковій участі матеріально відповідальної особи.
Комісія під час проведення інвентаризації матеріальних засобів має право:
1 - перевіряти в підрозділах, на складах, в парках та на інших об’єктах наявність, якісний стан і умови зберігання матеріальних засобів;
2 - перевіряти всі документи, книги і картки обліку матеріальних засобів, звіти і службове листування медичної служби;
3 - вимагати від начальника медичної служби, який здає справи та посаду, подання необхідних довідок і пояснень;
4 - при виявленні зловживань вилучати необхідні документи і додавати їх до акту інвентаризації матеріальних засобів;
5 - знімати копії з документів, а в необхідних випадках опечатувати справи з документами, а також склади і сховища.
Інвентаризація матеріальних засобів здійснюється шляхом:
1 – зважування матеріальних засобів, які обліковуються за масою;
2 – перерахунку штучних предметів;
3 – вимірювання об’єму (за необхідності);
4 – замірювання палива в баках машин та іншій тарі;
5 – перевірки міцності спиртів;
6 – вимірювання матеріалів, що обліковуються в метрах.
На медичній техніці, окрім перевірки її наявності та якісного стану, звіряють відповідність заводських номерів з даними облікових документів.
При перевірці майна тривалого зберігання оглядаються комплекти функціонального і спеціального призначення, апаратура та санітарне майно за кожною назвою, яка занесена в книги обліку, перевіряється їх наявність і якість. Комплекти перевіряються згідно з описами та назвами, що вказані в опису, при цьому звертається увага на термін зберігання медикаментів. Підлягає перевірці комплектність і якість майна автоперев’язочної та її технічний стан.
Майно, яке зберігається в стандартній упаковці, якщо остання не пошкоджена і чітко видно заводське маркування, перевіряється за даними, що вказані в маркуванні та перевіркою на вибір 10-15% місць. У разі пошкодження маркування або стандартної упаковки здійснюється повне переважування або перерахунок матеріальних засобів.
Результати інвентаризації записуються у відомість наявності і якісного стану матеріальних засобів (додаток 2), де вказуються:
1 – назва матеріальних засобів;
2 – одиниця вимірювання;
3 – кількість і якість (категорійність) матеріальних засобів, які враховані згідно з даними обліку;
4 – фактична наявність і якість (категорійність) матеріальних засобів;
5 – виявлена нестача або надлишки.
Відомість наявності і якісного стану матеріальних засобів підписується головою і членами комісії, які здійснювали перевірку, матеріально-відповідальними особами, а також начальниками підрозділів, які перевірялись.
Матеріально відповідальні особи, начальники, командири підрозділів повинні розписатися у відомості, підтверджуючи цим, що всі матеріальні засоби, які наведені у відомості, перевірені комісією і внесені у відомість у їх присутності та знаходяться на їх відповідальному зберіганні, а також проставити дату її оформлення.
При виявлення в аптеці, на складах, у сховищах, підрозділах надлишків і непотрібних військовій частині матеріальних засобів, комісія доповідає командиру частини свої пропозиції щодо їх подальшого використання.
Прийом та здача справ посадовими особами, що відають військовим господарством оформляється актом (додаток 3).
Акт затверджується:
1 - при прийомі і здачі справ та посади начальника медичної служби – командиром військової частини;
2 - при прийомі і здачі справ та посади начальником медичного пункту (командиром медичної роти) – начальником медичної служби.
До акту додаються:
зведена відомість наявності та якісного стану матеріальних засобів;
пояснення того, хто передає справи та посаду;
план усунення недоліків.
У випадках, коли особа, яка здає посаду, або той, хто приймає посаду, мають з окремих положень акту заперечення, вони викладають їх у письмовій формі. Акт і зведена відомість наявності та якісного стану матеріальних засобів підписуються особою, яка приймає посаду, особою, яка здає цю посаду, а також членами комісії, які здійснювали інвентаризацію матеріальних засобів і перевірку господарської діяльності медичної служби.
Відомості, окрім вище вказаних осіб, підписують також особи, які приймають матеріальні засоби для подальшого зберігання.
Про прийом і здачу справ та посади подається письмовий рапорт безпосередньому начальнику (додатки 5, 6).
Після доповіді про прийом і здачу справ та посади командиром військової частини видається наказ, у якому оголошується про вступ на посаду офіцера, який прийняв справи та про звільнення від виконання посадових обов’язків офіцера, який передав їх.
ІІ. ПОРЯДОК УСУНЕННЯ НЕДОЛІКІВ, ЩО БУЛИ ВИЯВЛЕНІ
ПІД ЧАС ПРИЙОМУ І ЗДАЧІ ПРАВ ТА ПОСАДИ
Старший начальник при затвердженні акту про прийом і здачу справ та посади зобов’язаний розглянути зауваження та заперечення.
Рішення про усунення зазначених в актах прийому і здачі справ та посади недоліків повинно бути прийняте вищим начальником не пізніше 10-денного терміну.
При необхідності, для виявлення дійсного стану справ і розгляду заперечень особи, яка здає (приймає) справи та посаду, розпорядженням командира військової частини призначається адміністративне розслідування, яке повинно бути закінчене в двохтижневий термін.
У тому випадку, коли за результатами нестач ведеться адміністративне розслідування, рішення про притягнення винного до матеріальної відповідальності повинно бути прийняте не пізніше місячного терміну від дня закінчення розслідування.
Особа, яка здає справи та посаду, відбуває до нового місця служби після затвердження акту про прийом і здачу справ та посади старшим начальником.
Безпосередні начальники несуть відповідальність за організацію і якісне проведення прийому і здачі справ та посади підпорядкованими їм посадовими особами.
Для впорядкування роботи заново призначеним начальником медичної служби складається план усунення недоліків, що виявлені під час здачі та прийому справ та посади (додаток 7).
За приховування або сприяння в приховуванні фактів недостач, крадіжок, псування, незаконного отримання або розходу матеріальних засобів, а також за неподання документів, або подання завідомо сфальсифікованих документів, винні посадові особи військової частини притягаються до дисциплінарної або карної відповідальності.
Голова і члени комісії за приховування виявлених порушень, недоліків та зловживань у діяльності посадових осіб військової частини, за недобросовісне проведення інвентаризації, а також неправильне висвітлення в акті фактичного стану справ несуть відповідальність у дисциплінарному або кримінальному порядку.
У випадках, коли виявляються незаконні витрати матеріальних засобів, або видно зловживання з боку посадових осіб військової частини, голова комісії зобов’язаний терміново зупинити незаконні дії і доповісти про це командиру військової частини для вживання необхідних заходів.
Командир військової частини при виявленні втрат, нестач призначає адміністративне розслідування з метою з’ясування причин, виявлених порушень і винних в цьому осіб. Залежно від результатів адміністративного розслідування він приймає рішення про відшкодування спричинених збитків і про ступінь відповідальності кожної винної особи.
При виявленні злочинів, що пов’язані із розтратами і незаконними витратами матеріальних і грошових засобів, командир військової частини повідомляє про них в прокуратуру.
Виявлені при інвентаризації надлишки матеріальних засобів наказом командира військової частини оприбутковуються, а нестача, що перевищує норми природної втрати, вноситься в книгу обліку нестач, після чого списується по книгах і картках обліку. Умовою для списання матеріальних засобів із книг обліку слугує рішення командира військової частини про порядок відшкодування вартості втрачених матеріальних засобів.
ІІІ. ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ СЛУЖБОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ
Особливості службового листування та діловодства визначаються:
1 - за зверненням громадян – Інструкцією з цього питання;
2 - якщо інформація має обмежений доступ – Настановою по захисту державної таємниці.
Діловодство в Збройних Силах України ведеться державною мовою.
Службове листування з вищими органами державної влади, з міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади, народними депутатами України ведеться тільки через відповідні структури Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України.
Службове листування з установами та громадянами іноземних держав, а також з представництвами України за кордоном ведеться через Головне управління зовнішніх зв’язків Міністерства оборони України.
Службове листування між підрозділами частини не проводиться. Начальник медичної служби частини здійснює листування із службових питань з іншими частинами, установами та закладами через командира військової частини.
До службових документів належать текстові та графічні матеріали, виконані будь-яким способом:
написані від руки;
намальовані;
накреслені;
надруковані на машинці чи принтері;
видані друком, та ін.
У Збройних Силах України використовуються наступні службові документи: наказ, директива, розпорядження, доручення, постанова, протокол, положення, порадник, інструкція, правила, план, звіт, доповідь, донесення, акт, кіно-фотонегативи та позитиви, звуко- та відеозаписи, програми, алгоритми, заявка, телеграма, телефонограма, службовий лист, довідка, доповідні та пояснювальні записки, припис, посвідчення про відрядження, відпускний квиток, графік відпусток та ін.
Для складання документів повинен використовуватися білий папір або папір світлих тонів форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. Документ повинен мати обов’язкові реквізити і сталий порядок їх розміщення: кутовий штамп військової частини (установи) автора документа, назва виду документа, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.
Документ повинен мати такі поля: ліве – 35 мм, верхнє – не менш як 10 мм, праве і нижнє – не менш як 8 мм.
Якщо використовується зворотня сторона аркуша то розміри полів повинні бути: ліве і нижнє – не менш як 8 мм, верхнє – не менш як 10 мм, праве – 35 мм.
Складання документа має починатися з вивчення суті питання, яке підлягає урегулюванню, чинного з цього питання законодавства, наказів, директив та довідкового матеріалу.
Проекти документів складаються в робочих зошитах або на окремих аркушах.
Під час виконання документів необхідно дотримуватися правил, що забезпечують законність та найбільшу доцільність документів, а також сприяють оперативному їх обліку і виконанню.
Під час складання документів рекомендується:
1 - користуватися простими реченнями;
2 - застосовувати стійкі словосполучення і терміни;
3 - якщо обсяг тексту значний, то в документі слід викладати лише головні питання, а інший матеріал приводити в додатках до документу;
4 – використовувати прямий порядок слів у реченні, а вставлені слова й речення “зважаючи на те, що”, “у зв’язку з тим, що”, “як правило” - на початку речення;
5 - не використовувати застарілі слова та вирази;
6 - не застосовувати зайвих слів, що не вносять нічого нового в зміст реч-ення;
7 - скорочення використовувати лише в тих випадках, якщо вони повто-рюються двічі та більше, з обов’язковою розшифровкою в тексті після першого згадування.
Відповідно до вимог правопису української мови під час складання документів пишуться з прописної літери:
1 - усі слова в назвах вищих органів державної влади і державного упра-вління (Кабінет міністрів України), в назвах партій, крім слів “партія” (Республіканська партія України);
2 - перше слово в назвах міністерств, відомств, державних комітетів України, їх головних та центральних управлінь, місцевих органів влади;
3 - географічні назви місцевості у назвах обласних, міських і районних органів влади;
4 - назви вищих державних посад;
5 - в документах (за винятком наказів, директив і розпоряджень) дозво-ляється використання загальноприйнятих скорочених форм слова (м., обл., р-н, с. і т. д.).
При необхідності посилання в нетаємних документах на таємні та цілком таємні документи можуть вказуватися тільки їх номера і дати, розкривати суть документа, в тому числі і заголовок документа, забороняється.
Текст наказу (директиви, розпорядження) складається із констатуючої і розпорядчої частини.
Констатуюча частина наводиться в наказі (директиві, розпорядженні) тільки за необхідністю. Вона повинна бути короткою і містити в собі, як правило, такі елементи: вступ (вказується причина видання), розпорядча частина і висновок.
Розпорядча частина наказу (директиви, розпорядження) формулюється в наказовій формі та викладається у вигляді пунктів, що розташовуються у логічній послідовності:
1 - викладаються вимоги розпорядження, правила, вказівки, правові норми конкретним органам, закладам, військовим формуванням, або посадовим особам;
2 - визначається термін виконання, введення в дію наказу (директиви, розпорядження, вказівки), якщо цей строк не вказаний, то він (вона, воно) набирає чинності з моменту його підписання;
3 - визнаються такими, що втратили свою чинність, раніше видані накази (директиви, розпорядження);
4 - даються вказівки, на кого покладається контроль виконання;
5 - визначається до яких військових частин (установ) розіслати та до якої категорії військовослужбовців (працівників) довести наказ (директиву, розпо-рядження).
Положення, інструкція поділяється на розділи, підрозділи, пункти, абзаци. Кожен розділ (підрозділ) повинен мати свій заголовок. Кожен пункт (абзац) повинен виражати, як правило, одну закінчену думку, самостійну правову норму.
Розділи, підрозділи, пункти, абзаци інструкції розташовуються в логічній послідовності.
Текст документу у формі таблиці використовується у випадку викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак.
Таблиці нумеруються арабськими цифрами порядковою нумерацією в рамках тексту Інструкції. Номер розміщується в правому верхньому куті над заголовком таблиці. Після слова “Таблиця”, знак № не ставиться.
Якщо в документі міститься всього одна таблиця, то її не нумерують і слово “Таблиця” не пишуть.
Для нетаємного службового листування обов’язково використовуються кутові штампи.
Всі документи підлягають датуванню:
датою документа є дата його підписання;
- для документа, що приймається колегіальним органом – дата його прийняття;
для документа, що затверджується – дата затвердження.
Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік (29.01.09).
Проекти документів повинні погоджуватися із зацікавленими посадовими особами. Віза внутрішнього погодження проставляється як на лицьовому, так і на зворотньому боці останнього аркуша проекту документа тоді, коли місце для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.
Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у військовій частині.
Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування.
Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркушу проекту документа і включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування військової частини, особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження).
Засвідчення документа здійснюється шляхом його підписання, затвердження та проставлення печатки.
Підпис складається з найменування посадової особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища.
Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження.
Документ затверджується відповідним органом або посадовою особою, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цьому документі.
Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркушу документу.
На наказах, директивах підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.
Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
Прийом, реєстрація службової кореспонденції здійснюється експедицією, діловодством або відповідальною особою військової частини. У неробочий час службова кореспонденція приймається черговим військової частини, який записує її до книги прийому документів, і, не розпечатуючи, передає у діловодство з підписом у цій книзі.
Реєстрація документу проводиться шляхом створення на цьому документі умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документації інформації.
Кожний документ реєструється у військовій частині (установі), лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня.
Під час реєстрації документу надається умовне позначення – реєстраційний індекс.
Незареєстровані документи передавати на доповідь чи на виконання забороняється.
Документи, які надійшли до військової частини реєструються в журналі реєстрації вхідних документів.
Вихідні документи, що відпрацьовуються у військовій частині реєструються у журналі реєстрації вихідних документів. Відправляти незареєстровані документи забороняється.
Рішення чи доручення щодо виконання документів дається у формі резолюції командира (начальника). Резолюція складається з: прізвища виконавця (виконавців), змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису командира (начальника), дати.
У військовій частині має бути налагоджений контроль за виконанням документів. Особливому контролю підлягають документи, в яких визначені строки виконання або є доручення на подання доповідей, пропозицій, висновків та виконання інших конкретних доручень.
Обов’язково контролюються: закони України, постанови Верховної Ради України, укази, розпорядження та доручення Президента України, постанови та розпорядження Кабінету міністрів України, запити та звернення народних депутатів України.
Вихідні документи після їх підписання командиром (начальником) обробляються та надсилаються централізовано за призначенням діловодством у день їх прийому від виконавців, але не пізніше наступного робочого дня. Телеграми і термінові документи відправляються негайно. Кожен вихідний документ, як правило, повинен мати копію, яка засвідчується виконавцем із зазначенням посади, військового звання, ініціалів, прізвища та дати і підшивається до справи разом із виконаним документом.
