Образец письма-заявки

24 марта 1996 года

 

Ивет Иверет

директору проекта,

Американский фонд развития

21 Easy Street

New York, NY 10034, U.S.A.

 

Уважаемая г-жа Иверет,

 

Балтийская гуманитарная школа (БГШ), которая является первым в Латвии аккредитованным частным бесприбыльным университетом, просит вас инвестировать $8.040 в реализацию проекта с целью обучить молодых активистов навыкам лидерства.

Мы знаем, что Американский фонд развития оказывает активную поддержку новаторским проектам, которые нацелены на укрепление лидерских качеств среди студентов. Так, более половины всех субсидий, выделенных вашим фондом за последние два года, были вложены в молодежное развитие в Балтийских странах. Учитывая это, мы обращаемся именно к вам с новым обучающим проектом для учащихся средних школ в Латвии.

Проблема: недостаток навыков лидерства. Целью проведения курсов является развитие тех навыков у школьников и учителей в средних школах 10 районов Латвии, которые помогут им создать успешно функционирующие школьные самоуправления в своих школах. Население именно этих районов наименее подготовлено к участию в общественной жизни, что показали недавние выборы, состязательная часть которых была отмечена очень низким уровнем участия населения. Эта проблема будет существовать до тех пор, пока завтрашние лидеры не будут подготовлены для общественной деятельности в демократических структурах.

Решение: курсы лидерства в рамках школьного самоуправления. Курсы не только помогут школьникам осознать значимость гражданской ответственности, но и укрепят их лидерские навыки, которые понадобятся им завтра для работы в масштабе всего общества. Методология исполнения проекта отражена в календарном плане, приложенном к этому письму.

Квалификация БГШ: опыт сотрудничества и консультации в Балтийском регионе. БГШ является единственной организацией, способной провести указанные курсы. С момента основания БГШ в 1990 году представители школы посетили более сорока районов в Балтийских странах, организуя мероприятия по обучению демократии и гражданскому участию, самоуправлению учащихся и активным методам обучения. В этих семинарах приняли участие более двух тысяч учащихся, преподавателей и администраторов. Кроме того, БГШ организовала свой собственный студенческий парламент с участием политических партий, кабинет министров и избирательную комиссию.

На данный момент проект поддерживают два специалиста в области гражданского обучения -заместитель директора школы Янис Петерсонс и преподаватель обществоведения Лаема Силиня. В 1992 году они оба оказали активную поддержку в создании студенческого самоуправления в БГШ. Мы выбрали также десять студенческих депутатов, которые на добровольной основе будут делиться своим опытом работы в студенческом самоуправлении.

Необходимый бюджет: $8040. В интересах школьных лидеров я прошу Американский фонд развития выделить субсидию в размере $8040 на проведение двух курсов. В течение пяти лет ваша поддержка будет иметь важное значение в жизни более пяти тысяч учащихся Латвии. Более подробную информацию о бюджете вы можете найти в Приложении В.

Я позвоню вам через три недели, чтобы узнать о вашей реакции, познакомиться с вашим мнением по поводу возможностей финансирования. Любые вопросы в связи с проектом вы можете задать Илоне Приекуле, директору проекта, позвонив по телефону +371 71 23 456.

С уважением,

 

Маргарита Поскуте,

директор

 

Приложение 1: Календарный план по месяцам

Приложение 2: Предметный бюджет

 

Полная заявка

Стержневой документ в грантрайтинге - полная заявка - обычно бывает нужна фонду для принятия окончательного решения по поводу финансирования. Полная заявка включает в себя 11 компонентов.

1. Сопроводительное письмо

2. Титульный лист

3. Содержание

4. Резюме (краткое содержание)

5. Введение-ознакомление

6. Описание проблемы

7. Цели и задачи

8. Методология и календарный план

9. Подведение итогов и оценка

10. Бюджет и объяснение бюджета

11. Будущее финансирование

12. Приложения

В этом разделе мы обсудим каждый компонент, предложим вам некоторые трафареты, а также практические упражнения, которые помогут вам легче понять отдельные моменты составления заявки. Первые четыре компонента заявки выполняются в последнюю очередь. Поэтому мы приступим сразу к секции "Введение-ознакомление".

Введение. В этой части заявки вы более подробно знакомите фандера с вашей организацией, подавая ее с лучшей стороны. Напишите эту секцию так, как будто фандер совершенно не знаком с вашей организацией. В первый абзац введения не забудьте включить:

· миссию и цели вашей организации;

· дату создания вашей организации;

· если имеются, награды и премии, которыми была отмечена работа вашей организации;

· проекты и программы, которые были успешно осуществлены вами;

· сведения о той части населения, с которой связана ваша деятельность;

· источники финансирования;

· объем рабочего бюджета на текущий финансовый год;

· особенности вашей организации.

На введение, как и на бюджет, обращается наиболее пристальное внимание, и анализируются они самым тщательным образом. Следовательно, они должны быть написаны так, чтобы у фандера не возникало ни малейшего сомнения в вашей способности выполнить поставленные задачи и распорядиться средствами. Фандер почувствует уверенность в том, что вы сможете так же успешно осуществить данный проект, как и предыдущие.

Естественно, что у сравнительно молодых организаций нет достаточного опыта, о котором они могли бы сообщить. В таком случае вы можете обратиться за помощью к другим организациям. Другими словами, стоит привлечь к сотрудничеству в составлении заявки более опытного партнера. Разумеется, что у такой организации намного больше шансов получить финансирование, чем у вас.

Взгляните на введение в проекте Балтийской гуманитарной школы. Если бы вы были фандером, вы наверняка были бы уверены, что ваши $8040 не будут потрачены впустую или украдены.

Описание проблемы. В этой секции вам необходимо ответить на два вопроса: какие процсссы в обществе заставили вас создать свой проект? Кто определил проблему и каким образом? Ваша основная задача на данном этапе - документально подтвердить существование проблемы, поэтому в этой части заявки должна содержаться подробная демографическая и статистическая информация, которая поможет читателю составить представление о масштабах проблемы, а именно:

· описание той части общества, на которую рассчитан проект;

· статистические данные, подтверждающие масштабы проблемы;

· результаты исследований, оценки специалистов и т.п.;

· цитаты из документов программ ООН и государственных учреждений и высказываний их представителей;

· методика, использованная для определения проблемы;

· негативные последствия, которые вызовет наличие проблемы в случае, если не будут приняты срочные меры для ее решения;

· другие организации, которые на данный момент занимаются той же проблемой.

Вы должны подчеркнуть особую роль вашего проекта в процессе решения обозначенной проблемы. Иными словами, читатель вашей заявки должен не только понять, какими методами вы намерены проблему решить, но и убедиться, что выбор этих методов основан на профессиональном анализе положения. Взгляните на описание проблемы в заявке БГШ. Способны ли вы уяснить стратегию БГШ в решении проблемы?

Запомните еще два важных момента: в описании проблемы избегайте общих фраз, например: "собраны скудные сведения", "статистические данные по вопросу отсутствуют" и т.д. Если дела действительно обстоят таким образом, обязательно привлеките внимание читателя к тезису об опасности последствий недостатка информации в интересующей вас области.

Цели и задачи. Раскрыв проблему, опишите, какие положительные изменения произойдут в жизни представителей вашей "подопечной" социальной группы после того, как проект будет успешно завершен. Масштаб изменений может быть измерен в соответствии с целями и задачами вашего проекта. Что такое цели и задачи? Цели формулируют общие принципы, и их конечные результаты не всегда поддаются измерению. Цели могут быть сформулированы следующим образом:

· этот проект нацелен на уничтожение столбняка в Тартуском районе;

· мы планируем повысить образовательный уровень студентов в вопросах предохранения от СПИДа.

Как видите, эти цели трудно измерить. Опираясь только на эти заявления, невозможно с точностью определить, достиг ли проект своей цели. В этом случае на помощь приходят более конкретные, измеримые задачи, имеющие непосредственное отношение к решаемой проблеме и достижимые в определенные отрезки времени. Задачи содержат информацию о том, что, когда и каким образом вы собираетесь предпринимать, а также информацию о том, как можно измерить результаты вашей деятельности. Вот несколько примеров измеримых задач:

· В ближайший год мы сократим число бездомных, указанное в отчете Всемирной организации здоровья по Литве, на 15 процентов.

· По завершении обучающей программы проекта "Надежда" число школьников, прогуливающих уроки, снизится на 10 процентов и на 50 процентов сократится число тех, кто покидает школу до выпускных экзаменов (в сравнении с данными из ежеквартальных отчетов о посещаемости).

· Мы увеличим число волков на 5 процентов в течение ближайших 36 месяцев по сравнению с численностью поголовья, указанной в "Балтийском обзоре положения диких животных".

Конечно, не все желаемые изменения возможно описать языком цифр, но все-таки большинство из них поддаются конкретному измерению.

Методология работы с календарным планом. Описав проблему и те результаты, которых вы хотите достичь, объясните, как вы будете действовать, чтобы добиться положительных изменений. Чтобы читатель смог составить себе четкую картину этих изменений, в этой секции вам необходимо быть максимально схематичным. Эта секция часто занимает больше всего места в вашей заявке, так как представляет собой подробное описание того, как будет работать ваш проект. Обратите особое внимание на:

· обязанности работников (например, контроль, составление отчетов);

· работу комиссий, консультативных групп, правления;

· привлечение добровольцев;

· привлечение к сотрудничеству в целях реализации проекта представителей социальной группы, на которую он рассчитан;

· то, как вы будете распоряжаться средствами, пользоваться банковским счетом, отчитываться о расходах;

· места проведения мероприятий;

· время мероприятий;

· распределение ресурсов;

· альтернативные методы.

После описания проекта предоставьте подробный календарный план, который отражает хронологическую последовательность мероприятий. Чтобы сделать проект более наглядным, мы рекомендуем оформить ваш календарный план как в виде текста, так и в виде диаграммы. См. пример далее.

Примечание: эта секция — наиболее удачное место для того, чтобы сообщить о своей организации сведения, которые смогут выделить вас среди других организаций. Если вы поместите их в главе "Введение", они, возможно, затеряются среди большого количества деталей. В этой же секции, напротив, вы сможете подчеркнуть их самым выгодным образом. См. упражнение 5 выше.

Подведение итогов н оценка. В каждой заявке должна быть секция, объясняющая, каким образом будет оцениваться успех или неудача в достижении поставленных целей. Если ваши цели — конкретные и измеримые, то написать эту секцию не составит труда, так как вы точно знаете, чему именно нужно дать оценку. В этом случае вы должны пояснить:

· каким оценочным инструментарием вы будете пользоваться (например, тесты, исследования, анкеты, интервью, результаты научных наблюдений);

· кто и почему будет производить измерения;

· кто или что и в какой момент времени измеряется.

Бюджет и объяснение бюджета. В противоположность простому бюджету письма бюджет заявки должен отражать все нюансы предполагаемых затрат. К бюджету прилагается пара абзацев объяснений наиболее необычных статей расходов, которые могут вызвать вопросы у фонда. Взгляните на бюджет, составленный БГШ, и вам многое станет ясно.

Бюджет разделен на три колонки: "Требуется" (получить от фонда), "Вклад организации" и "Итого". В первой колонке пишется та сумма, которую вы намереваетесь попросить у фонда. Общая сумма, внесенная в эту колонку, указывается также в сопроводительном письме (cover letter) и в кратком содержании (summary) в этой же заявке. Во второй колонке ("Вклад организации") указаны те затраты, которые возьмет на себя ваша или какая-нибудь иная организация. Наконец, в третьей колонке суммируются цифры из первых двух колонок.

Вряд ли можно переоценить значение колонки "Вклад организации". Эти средства еще называют "выравнивающими" (англ. matching funds). Ваши шансы на победу значительно увеличатся, если ваши "выравнивающие" средства составят хотя бы 10% бюджета проекта. Чем больше вы вложите, тем больше у вас шансов получить финансирование. Почему? Готовностью потратить собственные средства вашей организации вы подтверждаете уверенность в успешной реализации проекта. Чем больше вы вкладываете сами, тем внушительнее выглядит ваше непреклонное желание реализовать проект: независимо от решения фонда, проект рано или поздно будет реализован. Следовательно, осмотритесь и вложите в проект все, что может пригодиться, неважно, денежный это вклад — то, что вы получили из других фондов, или безденежный (in-kind).

Что такое безденежные вкладах? Это товары или услуги, имеющие непосредственное отношение к проекту и используемые в ходе его реализации.

Примером такого вклада может быть помещение, предоставленное вам другой организацией, обеды, оплаченные участниками семинаров, или возможность сделать ксерокопии со скидкой. В качестве примера услуги можно привести время, добровольно выделенное медицинской сестрой или лектором. В проект можно вложить определенную долю вашей личной зарплаты, эквивалентной тому времени, которое вы затратите на исполнение проекта, и которую вы получали бы в качестве работника, исполняющего данный проект. (Другими словами, вы можете работать над реализацией проекта безвозмездно или с частичной оплатой.) Вы сможете сделать калькуляцию каждого такого вклада и внести полученные цифры в бюджет. Хотя эти услуги и товары вам ничего не стоят, вам пришлось бы просить фонд выделить средства на их покрытие в случае, если бы вы не позаботились о них сами.

Ниже вы найдете несколько советов, как лучше всего составить удачный бюджет. Ваша цель: предупредить все вопросы, касающиеся бюджета, которые могут возникнуть у фонда. В вашем бюджете не должно быть никаких сюрпризов, расходные пункты бюджета должны отражать только то, о чем шла речь в секции "Методология работы". Например, если в этой секции вы не упоминали расходы на транспорт, то не включайте в бюджет $10.000 на покупку микроавтобуса.

· Разделите бюджет на "расходы на персонал" ("Personnel Costs") и "расходы, не связанные с персоналом" ("Non-personnel Costs").

· Избегайте неконкретных пунктов, например, "прочее" или "другое".

· Опишите каждый пункт настолько подробно, чтобы у фонда не возникало дополнительных вопросов.

· Ограничьте косвенные расходы 10-30% от общей суммы или от суммы "расходов на персонал".

· В разъяснении к бюджету укажите, как были оценены безденежные вклады.

· Проверьте точность подсчетов в колонке "Итого" и графе "Всего".

Что такое косвенные расходы? Это расходы на непредвиденный случай или траты, связанные с прямыми расходами на проект. Например, вы приобрели компьютер на прямые ассигнования, заложенные в бюджет проекта. К компьютеру вам понадобятся дискеты, вам нужно будет заплатить специалисту, который окажет вам помощь в случае неисправности компьютера; может быть, вам будет необходимо обновить устаревшие компьютерные программы. Все это стоит денег. Поскольку вы не можете предусмотреть точную сумму таких расходов, дайте им примерную оценку. Косвенные расходы определяются в процентном отношении к общей сумме расходов или к сумме "расходов на персонал".

Бюджет БГШ рассчитан на девять месяцев. Если бы БГШ составляла бюджет на два года, нужно было бы добавить еще три дополнительных колонки справа. Названия их были бы те же - "Требуется", "Вклад организации" и "Итого" — и предназначались бы они для бюджета на второй год, где все те же расходы, что и на первый год, были бы указаны с учетом инфляции (среднестатистического роста цен).

Будущее финансирование. Если ваш проект не единовременный (например, стартовые деньги или субсидия на покупку оборудования), то предполагается, что вы сможете обеспечить финансирование дальнейшей деятельности в этом направлены и по окончании проекта. Однако в большей степени, чем гарантия вашей способности обеспечить будущее финансирование, фандеру потребуется гарантия надежности вашего "тыла", подтверждение связей и сотрудничества с другими организациями. Будьте очень конкретны. Позаботьтесь о предоставлении следующих сведений:

· поддержка со стороны других организаций;

· как и когда ваша организация покроет расходы;

· степень самофинансирования проекта;

· другие потенциальные источники денежных ресурсов (с обоснованием).

Соискание грантов является только одним из многих доступных способов получения финансовой поддержки. Так. в США гранты составляют сравнительно небольшую часть бюджетов НКО — чаще всего организации полагаются на более регулярные источники дохода, например, массовые пожертвования небольших сумм.

Вероятно, помощь захотят оказать также местные предприниматели - вы можете помочь рекламировать им свой товар, увеличивая таким образом круг потребителей. Возможно, вам удастся найти богатых людей, которых заинтересует сама ваша деятельность и которые окажут вам поддержку.

Вы можете также организовать:

· небольшие пожертвования - "шапка по кругу" во время собраний или ящики для сбора пожертвований в местах, где бывает большое число людей;

· обучение и консультации по разным вопросам, которые интересуют людей, способных за это заплатить;

· членские взносы - пообещайте что-нибудь интересное членам своей организации: регулярные приглашения на торжества, бесплатную помощь, подписку на ваш бюллетень и т.д.;

· продажу футболок, плакатов, видеозаписей, календарей и т.п.

Вы можете брать небольшую плату за публикации в вашем бюллетене, брошюрах, буклетах и т.п., а также за размещение рекламы во время устроенных вами мероприятий — соревнований и праздников.

Обратитесь в ваш центр поддержки общественных некоммерческих организаций за советом, что можно было бы предпринять для привлечения средств.

Приложение. Все сведения, которые фандер, возможно, захочет иметь в своем распоряжении, но которые нет необходимости включать в основной текст заявки, вы должны предоставить в приложении. В этой секции, например, лучше всего поместить таблицы и графики, на которые вы ссылаетесь. Чаще всего эта секция содержит следующие пункты:

· удостоверение регистрации;

· структура организации;

· список членов правления;

· письма с выражением поддержки от других организаций;

· CV консультантов или работников, которые будут осуществлять проект;

· обязанности предполагаемого персонала проекта;

· статистические данные, таблицы, графики;

· финансовые документы, прошедшие аудиторскую проверку;

· оценочный инструментарий, например, анкеты и тесты;

· газетные статьи, программы, брошюры, карты;

· список цен на необходимое оборудование и инвентарь.

Приложение может получиться объемным, однако во всем старайтесь следовать указаниям фонда в составлении проекта. Например, в заявке БГШ приложение заняло 15 полных страниц. См. образец Приложения.

Резюме (Краткое содержание). Резюме - секция, которая читается одной из первых и пишется в числе последних. Резюме в нескольких словах знакомит читателя с тем, о чем пойдет речь в заявке. Ваша задача - коротко, но ясно описать суть вашего проекта. Составляя резюме, обычно указывают следующие сведения:

· кто вы (юридический статус вашей организации);

· цели вашей организации;

· сумма, указанная в колонке "Требуется" в секции "Бюджет";

· тип проекта и его основная цель;

· где будет осуществлен проект;

· период времени, на который необходимо финансирование.

Если нет специальных указаний, эта секция должна состоять из 250-500 слов. К примеру, резюме проекта в рамках программы "Демократия" PHARE занимает не больше 8 строк.

Оглавление. Эта секция не требует разъяснений. Не забудьте только тщательно проверить правильность нумерации страниц.

Титульный лист. Лучше всего начать его со слов "Заявка в:" ("Proposal to:"), после чего указать название фонда, затем название проекта и закончить фразой "Представлено на рассмотрение (кем):" ("Submitted by:"). Такое оформление подчеркнет, что вы постарались придать заявке форму личного обращения. (Примечание: титульный лист и оглавление в образце расположены на одной и той же странице только в целях экономии места.)

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо предваряет основной текст заявки. Написав сопроводительное письмо, вы закончите работу по составлению пакета заявки. В общем и целом оно составляется по тому же принципу, что и краткое содержание, поэтому не будем повторяться. Письмо должно:

· быть адресовано конкретному работнику фонда, с которым вы поддерживаете контакты;

· начинаться с разъяснений причины, по которой вы обращаетесь в фонд;

· содержать сумму, указанную в колонке "Требуется" в секции "Бюджет";

· содержать краткое описание типа проекта и его цели;

· указывать высокую степень важности проекта для вашей организации;

· завершаться именами работников вашей организации, ответственных за проект",

· быть подписано высшим должностным лицом вашей организации.

Ниже вы найдете образец сопроводительного письма, которое предваряет полную заявку БГШ в Американский фонд развития.