Регламент 1. Доставка корреспонденции

Это самый простой регламент (рис. 11):

Рис. 11. Доставка корреспонденции в системах ЭДО

· загруженный в систему ЭДО документ, подписывается ЭЦП;

· документ отсылается получателю – происходит доставка документов;

· в момент загрузки письма в систему ЭДО получателя формируется и отсылается отправителю извещение о получении;

· на этом документооборот завершается.

Извещение о получении, которое формирует оператор, можно сравнить с уведомлением о вручении заказного письма, которое получат отправитель на почте.

Этот шаг можно не включать в регламент, но тогда отправитель не будете знать, доставлен ли документ.

Регламент 2. Согласование документов

Согласование договора, представляет собой более сложный процесс, чем просто доставка корреспонденции (рис. 12).

Рис. 12. Автоматический процесс согласования документов в системе ЭДО

· Отправитель готовит документ, загружает его в систему ЭДО, подписывает своей ЭЦП.

· Спецоператор выполняет доставку документов.

· В момент загрузки документа в систему ЭДО получателя автоматически формируется и отсылается извещение о получении.

· Получатель рассматривает документ и принимает решение о его утверждении:

· В случае положительного решения документ подписывается ЭЦП получателя.

· Затем происходит передача утвержденного документа отправителю.

· Документооборот завершается.

· Отрицательное решение означает, что в документе есть какие-то ошибки либо положения, с которыми получатель не согласен. В этом случае формируется уведомление о требовании уточнения, в котором пишется комментарий по документу.

· Спецоператор доставляет это уведомление отправителю.

· Отправитель может исправить ошибки в документе и запустить процесс согласования еще раз.

· Документооборот завершается.

Современные системы ЭДО позволяют пользователю самому создавать и редактировать существующие регламенты прохождения документов.