Тема урока: Оформление документации по приемке товара
Составление типового договора о правилах приемки товара ускорит решение вопросов, возникающих при этом процессе.
Основными условиями, которые должны оговариваться в этом документе являются:
- разделение обязанностей между сотрудниками обеих сторон;
- маркировка грузовых мест;
- сроки приемки товаров;
- время доставки;
- перечень товаросопроводительных документов;
- граничные уровни отклонения цены и объема заявленной и привезенной продукции;
- способы урегулирования претензий при несоответствии товара или документов оговоренным требованиям.
Договор поставит и принимающую сторону, и поставщика в определенные рамки, которые они будут вынуждены соблюдать в работе. Он повысит дисциплину всех участников процесса и значительно ускорит урегулирование возникающих спорных ситуаций.
Обустройство зоны приемки товара
Зона приемки товара в магазине обычно является самым неорганизованным участком его территории. Постоянная занятость грузчиков и кладовщиков приводит суете, отсутствию порядка в складировании продукции и нарушению правил её совместного хранения.
|
|
Если возникают такие трудности, то рекомендуется выполнить следующие действия:
- Определить и разметить маркерами технологические складские зоны, чтобы сотрудники четко понимали, где принимаемая продукция, а где уже принятая.
- Распечатать и вывесить в доступном месте последовательность действий при приемке товара, ведь этот процесс иногда могут выполнять неподготовленные сотрудники.
- Интегрировать с онлайн-кассой программу для складского учета, которая позволит оперативно оприходовать товар непосредственно в момент его пересчета.
- Автоматизировать зону приемки для быстрого составления и распечатки актов о выявленных несоответствиях.
- Оснастить приемную зону дополнительными стеллажами и полками.
Подготовка к приемке товара
Сотрудникам магазина необходимо планировать приемку товара заранее. Желательно договориться, чтобы экспедиторы предупреждали о своем приезде за 20-30 минут. Этого времени достаточно для освобождения складской зоны от лишних вещей и подготовки соответствующего окна в рабочем графике.
Рекомендуется не планировать поставки на период инвентаризации, чтобы не возникало путаницы в процессе пересчета товара.
При наличии программ для автоматизации торговли и складского учета, работать с ними должны лишь обученные сотрудники. Построение такой IT-системы обходится недорого, а полезна она будет даже небольшим продуктовым и хозяйственным магазинам. Программа подскажет последовательность действий и позволит провести приемку товара без ошибок.