Плановая документация

Порядок передачи имущества и дел вновь назначенному руководителю учреждения культуры

Когда меняется руководитель учреждения культуры, производится обязательная передача имущества и дел в присутствии комиссии, в состав которой входят, кроме представителей вышестоящей организации, сдающий и принимающий имущество и дела. Новый руководитель знакомится с состоянием помещений учреждения культуры, его оборудованием в соответствии с записями в инвентарной книге, принимает имущество всех видов (только имеющееся в наличии), сверяет суммы израсходованных и оставшихся средств по бюджетной смете и приходно-расходной смете по спецсредствам ко времени передачи.

По результатам приема имущества и дел учреждения культуры новым руководителем комиссия составляет акт сдачи-приема имущества и дела, в котором указываются дата, замечания о состоянии хозяйства, перечисляется отсутствующее имущество, его инвентарные номера, стоимость каждого предмета и сумма. В акте отражается перечень документации, передаваемой новому руководителю. Дата составления акта является датой, со времени которой назначенный руководитель принимает на себя обязанности руководителя и ответственность за все хозяйство учреждения культуры.

Документация учреждения культуры

Вся документация учреждения культуры подразделяется на виды:

а) директивно-инструктивная;

б) финансово-хозяйственная;

в) учетно-отчетная;

г) плановая.

Каждому из них присущи свои особенности:

Директивно-инструктивная

1. Положение о клубном учреждении.

2. Положение о сельской клубной централизованной системе.

3. Закон «О культуре».

4. Примерный перечень оснащения культинвентарем, музыкальными инструментами и техническими средствами ДК и клубов системы Министерства культуры

5. Временные – примерные сроки службы культинвентаря, музыкальных инструментов, технических средств.

6. Положение о самодеятельном коллективе художественного творчества.

7. Рекомендации о порядке организации и проведения дискотек и других молодежных культурно-досуговых мероприятий.

Финансово-хозяйственная документация

Это сметы (копии) – бюджетная, приходно-расходная по спецсредствам и др. финансовые документы в учреждении культуры. Инвентарные книги имущества учреждения культуры. Билетное хозяйство: книги регистрации билетов, рапортички об их реализации, акты сдачи-приема имущества и дел учреждения культуры, акты инвентаризации.

Учетно-отчетная документация

1. Журнал регистрации входящих и исходящих документов.

2. Журнал учета работы клуба.

3. Журнал приема работы кружков, коллективов, любительских объединений.

4. Отчеты: статистические, информационные, текстовые, отчеты клуба перед населением.

Плановая документация

Планы работы (все виды), программы и репертуарные планы самодеятельных коллективов народного творчества, устав и программы любительских объединений, сценарии культурно-досуговых программ, анкеты опроса посетителей клуба, журнал отзывов о культурно-досуговых программах и целом о работе ДК.

Содержание всей перечисленной документации позволяет вышестоящим органам изучать и обобщать опыт работы данного учреждения культуры. Вышестоящие организации должны систематически осуществлять контроль за состоянием и сохранностью имущества учреждения культуры. В этих целях они создают инвентаризационные комиссии, которые не менее одного раза в год, в установленный срок, проводят ревизию имущества – инвентаризацию, т.е. проверяют наличие и качественное состояние имущества, правильность записей в инвентарной книге, отмечают отсутствующее имущество и по результатам ревизии составляют акт, в котором должны быть отражены: условия хранения имущества и его состояние, количество отсутствующих предметов, их инвентарные номера, стоимость, общее количество отсутствующего имущества и на какую сумму. Акт инвентаризации подписывают все члены комиссии, руководитель учреждения и материально-ответственные лица. Акт сдается в вышестоящую организацию, руководитель которой по результатам ревизии издает приказ, в котором определяются сроки возмещения нанесенного материального ущерба (если он обнаружен).

Сегодня, чтобы быть востребованными, клубные учреждения должны иметь новое пространственное решение – новую планировку помещений, новый интерьер, организацию прилегающей территории и размещение на ней именно объектов для активного досуга: детские игровые площадки, спортивные миниплощадки, зоны отдыха (беседки, цветники, пруд…). Необходимо развивать внешнюю сферу досуга, то есть благоустройство прилегающей территории. Это важнейший фактор эстетического воспитания, формирование культурного уровня жизни населения и общественной безопасности – ведь разрушенная среда разрушает человека. И сегодня работниками культуры уже многое сделано, чтобы территория, на которой распложен клуб или библиотека, была привлекательной для посетителя.

Хозяйственная работа клуба носит вспомогательный, обслуживающий характер, но ее значение чрезвычайно велико. Четкость, организованность хозяйства клуба обеспечивают необходимые условия для разносторонней работы клуба, для организации отдыха и культурных развлечений, поддерживают в хорошем состоянии материально-техническую базу клуба, его оборудование и оснащение всем необходимым.

Основными направлениями хозяйственной деятельности являются:

- строительство клубных зданий;

- оборудование и оформление клуба и приклубной территории;

- ведение делопроизводства.

Ремонт помещений объектов культурного назначения, инвентаря и оборудования

Ремонт – это работа, которая проводится с целью восстановления утраченных во время эксплуатации качеств помещений, сооружений, инвентаря и оборудования.

Виды ремонта:

Капитальный ремонт – это планово предупредительный, имеющий цель – полное восстановление здания после длительной эксплуатации. К нему относятся: штукатурка, покраска стен, потолков, перестилка полов, замена устаревших перекрытий кровли, канализации, отопительных, водоснабженческих систем, электросети.

Чтобы провести капитальный ремонт, нужно решить вопрос о его финансировании, т.е. какая организация будет выделять средства. Затем вышестоящая (местная администрация, отдел культуры, дирекция предприятия) утверждает комиссию, которая тщательно осматривает помещения и составляет дефектный акт, в котором подробно указываются виды ремонтных работ. На основании указанного акта финансирующая организация дает заказ на проектную организацию, на разработку сметы на проведение капитального ремонта. В смете определяется количество необходимых стройматериалов, объем работ и их стоимость. Руководитель учреждения культуры осуществляет контроль за своевременностью и качеством ремонта. Ежемесячно заказчиком подписывается процентовка о действительно выполненных работах. После завершения капитального ремонта приемочная комиссия составляет и подписывает акт, в котором перечисляются выполненные ремонтные работы.

2. Текущий ремонт – это устранение небольших дефектов, возникающих в помещениях, оборудовании в ходе эксплуатации. От своевременного проведения текущего ремонта зависит продление срока службы помещений, оборудования, инвентаря, поддерживается чистота и создаются хорошие условия для деятельности клубного учреждения. Вывалилась плитка, испачкан стенд, расшатались стулья и др. – нужно немедленно устранить недостатки. Поэтому руководитель учреждения культуры должен ежедневно осматривать помещения, инвентарь, оборудование, оформление и принимать своевременные меры для ремонта. Средства на проведение текущего ремонта закладываются в ст. 3 сметы и используются по мере необходимости. Ответственность за своевременное проведение текущего ремонта несет руководитель учреждения культуры.

3. Косметический ремонт производится в клубных помещениях в случаях, когда нужно придать помещениям современный вид, освежить краску, произвести некоторые декоративно-художественные работы с тем, чтобы у посетителей создавалось хорошее настроение, чтобы помещения были на уровне современных эстетических требований. Такой ремонт производится в фойе, вестибюле, др. помещениях. Чтобы произвести косметический ремонт, требуются услугу художника-дизайнера и специалистов-ремонтников. Именно они разрабатывают эскизы помещений. Затем составляется смета на проведение ремонтных работ и составляется трудовое соглашение (договор) с соответствующей организацией либо с отдельными лицами. В первом случае производится безналичный расчет за выполненную работу через банк, во втором случае оплата производится наличными.

Оборудование учреждений культуры

Значение внутреннего и внешнего вида учреждений культуры велико. От внешнего оформления и уюта помещений зависит посещаемость, отношение посетителей к имуществу, культура их поведения. Декоративно-художественное оформление, оборудование, мебель, вся обстановка должны служить организации культурного досуга посетителей. Под имуществом учреждения культуры понимаются все материальные ценности, находящиеся в его помещениях: мебель, технические средства – звуковоспроизводящая, телевизионная, проекционная, осветительная, фотоаппаратура; культинвентарь – музыкальные инструменты, игровые автоматы, реквизит для игр и т.д., спортинвентарь, противопожарное оборудование, наглядное оформление – тематические выставки, стенды, портреты, витрины, декоративно-художественное оформление – мозаичное панно, картины, художественные фотографии, цветы и растения, мягкий инвентарь: ковры, шторы, занавесы, одежда сцены, костюма для художественной самодеятельности, методическая литература. Обязанность руководителей учреждений культуры бережно эксплуатировать перечисленное имущество, своевременно ремонтировать его

. Каждый музыкальный инструмент, аппаратура не могут служить вечно, поэтому приказом Министерства культуры установлены временные примерные сроки службы культинвентаря, музыкальных инструментов и технических средств.

Приобретение имущества для учреждений культуры может производиться тремя способами:

- централизованно;

- на собственные средства;

- на средства спонсоров.

Централизованное обеспечение имуществом производится районным отделом культуры, в котором сосредотачиваются средства на приобретение дефицитного имущества, отпускаемого району областными снабженческими организациями.

Районный отдел культуры оплачивает и распределяет это имущество с учетом потребностей и обеспеченности, по учреждениям культуры своего района.

Приобретение имущества самим учреждением культуры производится по безналичному расчету: если имеется свой текущий счет в банке, то средства за товары перечисляются со счета ДК по соответствующим документам.

Чтобы приобрести имущество для клуба, нужно выяснить, отпущены ли средства на его приобретение, затем в торгующей организации взять счет на данный товар. Распорядитель кредитов может дать указание бухгалтерии об оплате счета. Бухгалтерия оформляет платежное поручение в 3-х экземплярах (для банка торгующей организации и для своего учета) и перечисляет деньги магазину. Через 3-4 дня бухгалтерия и распорядитель кредитов выдают доверенность работнику учреждения культуры, по которой, с предъявлением паспорта, он получает оплаченный товар и доставляет его в клуб. Приобретенное имущество, за исключением материалов, подлежащих быстрому использованию, должно быть занесено в инвентарную книгу. Каждый предмет получает свой инвентарный номер. Страницы инвентарной книги нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью и подписью руководителя организации, которой подчиняется учреждение культуры. В инвентарной книге запрещаются любые исправления, она хранится наравне с финансовыми документами. За имущество учреждения культуры материальную ответственность несут руководитель ДК или заместитель по хозяйственной части. Некоторые виды имущества (костюмы, музыкальные инструменты) закрепляются по акту в соответствии с распоряжением руководителя за работниками, которые становятся материально ответственными лицами за полученные ценности. Все устаревшее имущество подлежит списанию, которое производится комиссией, создаваемой руководителем вышестоящей организации. Комиссия осматривает каждый предмет, устанавливает причину, по которой он пришел в негодность, проверяет по инвентарным записям и оформляет акт, в котором должно быть указано: наименование предмета, его инвентарный номер, когда приобретен, стоимость и причина списания. В конце акта обязательно указывается количество списываемых предметов и на какую сумму, ставятся подписи всех членов комиссии. Составленный акт утверждается вышестоящей организацией, после чего предметы уничтожаются, и в инвентарной книги ставится отметка о списании. Бывают случаи, когда предметы, пришедшие в негодность, использоваться по прямому назначению не могут, но их можно использовать как реквизит.