2020-06-12
435
В государственные архивы. Досрочная передача.
Продление сроков хранения документов в архиве суда
Подготовка дел, документов к передаче в государственный (муниципальный) архив проводится работником архива организации и включает:
- определение состава дел, подлежащих передаче в государственный (муниципальный) архив
- проверку правильности оформления дел и физического и санитарно-гигиенического состояния документов, передаваемых в государственный (муниципальный) архив.
- подготовку документов, необходимых при передаче.
Определение состава дел, подлежащих передаче в государственный (муниципальный) архив, и проверка качества их формирования и оформления основывается на рекомендациях по подготовке дел к сдаче в архив организации. Одновременно с этими работами, проводится сверка информации на обложках дел с записями в соответствующих годовых разделах описи дел. Выявленные несоответствия устраняются работником архива организации. При обнаружении расхождений между итоговой записью годового раздела описи дел и фактическим наличием передаваемых дел, информация об отсутствующих делах фиксируется в акте приема-передачи и организация-источник комплектования проводит розыск утерянных дел. В случае если отсутствующие документы не были найдены, организация составляет акт об утрате документов, который также представляется в государственный (муниципальный архив). Оформляется новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Организация подготавливает справку о причинах утраты документов. Если в ходе подготовки дел, документов к передаче в государственный (муниципальный) архив выявлены неправильно оформленные дела, они подшиваются в новые обложки. Физическое и санитарно-гигиеническое состояние документов определяется путем полистного просмотра дел. Выявленные дефекты физического и санитарно-гигиенического состояния документов организация устраняет самостоятельно. В этом случае, передача дел сдвигается до момента устранения дефектов.
|
|
|
