Меры по совершенствованию коммуникаций в ТФОМСе

Коммуникации должны обладать рядом характеристик:

1. Быть ясными и точными;

2. Прозрачными, а сообщаемые сведения – основанными на достоверных фактах;

3. Должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе.

В идеале информация о принятом решении должна доходить до работников еще на стадии его подготовки, так как утечка информации, ее неформальное обсуждение неизбежны. Объявив о решении, следует снова и снова возвращаться к его обсуждению, предоставляя дополнительные сведения и помогая людям воспринять новшества.

Чтобы выбранный канал коммуникации был эффективным, следует учесть ряд моментов:

1. На собрания рабочего коллектива полезно являться кому-то из Правления ТФОМСа: депутаты Законодательного Собрания, представители органов исполнительной власти;

2. Являться на собрание трудового коллектива также следует высшему руководству заранее, чтобы пообщаться с сотрудниками, смешаться с коллективом – это воодушевляет и сплачивает людей;

3. Организаторам собрания необходимо уметь вовлекать аудиторию в диалог;

4. Участникам собраний следует готовить вопросы заранее и подавать их в печатном виде для того, чтобы они были информированы о вопросах, разбираемых на собрании.

Важно также установить четкие критерии для определения информации, которая подлежит распространению среди персонала. Такие сведения могут повысить степень удовлетворенности компанией и стимулировать трудовой процесс. Осведомленность о делах организации и осознание своей роли в ней приводит к тому, что работники поддерживают цели организации, у них вырабатывается уверенность, доверие к руководителю. Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе.

Для развития внутренних коммуникаций предлагается, прежде всего, уделять больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваясь схемой «миссия – стратегия – цели – тактика – оценка эффективности». Люди следуют миссии, выполняя приказ руководителя, но можно ожидать совсем другого результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

Осуществлять коммуникации внутри организации следует несколькими способами, такими как:

1. Личная беседа с сотрудниками;

2. Рассылка циркуляров;

3. Распространение информации, используя электронные каналы связи.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа и доведение до сотрудников ключевых сообщений следует применять следующие формы внутриорганизованных коммуникаций:

1. Листок новостей;

2. Квартальные, годовые отчеты сотрудников (аналог отчета всей организации);

3. Доска объявлений;

4. Страница организации в Интернете;

5. Общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою организацию.

Росту доверия к организации могут способствовать:

1. Своевременная и регулярная коммуникация;

2. Демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);

3. Привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений;

4. Внедрение электронного документооборота;

5. Вовлечение сотрудников ТФОМСа для активного участия в системе корпоративных коммуникаций.

В связи с этим, необходимо провести некоторые возможные мероприятия по улучшению коммуникативного процесса.

Таблица – План мероприятий по улучшению коммуникативного процесса в ТФОМСе.

 

Планируемые мероприятия	Планируемый эффект от внедрения
1. Мероприятия по организации мест современными средствами оргтехники и созданию внутренней компьютерной сети.	Сокращение времени на обработку корреспонденции и документов, своевременная и регулярная коммуникация между структурными подразделениями ТФОМСА.
2. Мероприятие по совершенствованию организационной структуры управления – создание специального подразделения по обработке входящей информации.	Сократить время на отвлечения от основной деятельности, сократить коммуникативные барьеры, связанные с невнимательностью, эффективное перераспределение поступающей информации, исключение отвлечения работников от выполнения прямых функциональных обязанностей.
3. Мероприятия по вовлечению сотрудников ТФОМСа для активного участия в системе корпоративных коммуникаций: 1) подготовка сообщения в областной прессе о выплате пособий нуждающимся в срок до 15.09.06 с назначением ответственного сотрудника – Писареву О.С.; 2) подготовка сообщения о законах, принятых областной Думой и новых законопроектах, рассматриваемы в Государственной Думе и Министерстве Финансов РФ в срок до середины каждого месяца текущего года с назначением ответственных лиц по одному из каждого отдела; 3) подготовка статистической информации за отчетный период и комментарии к ней, ответственного назначить нач. отдела ОМС Панову В.А.	Сокращение барьеров, связанных с отсутствием обратной связи, распределение ответственности среди разных сотрудников, вовлечение как можно большего числа сотрудников, делегирование полномочий, рост доверия к руководству, налаживание прямого контакта рядового сотрудника с руководством.
4.Подключение к сети «Интернет»	Более глубокое решение производственных проблем, совершенствование методов перспективного развития.

 

Показателем зрелости и эффективности коммуникативных процессов в коллективе является социально-психологический климат. Благоприятный социально-психологический климат в ТФОМСе, в основном, характеризуется на данный момент следующими положениями:

1. Ценности и отношения в коллективе соответствуют, главным образом, ценностям и задачам общества, то есть социально одобряются, и одновременно соответствуют ценностям и задачам организации;

2. В межличностных отношениях развиты взаимное доверие и уважение друг к другу;

3. Существует достаточная взаимная информированность по значимым вопросам.

Благоприятный социально-психологический климат необходимо поддерживать постоянно. Упущение этого условия приводит к огруппнению мышления, при котором служащие постепенно группируются протестуя против сложившейся ситуации.

Руководитель должен обладать высокой степенью коммуникативной культурой.

В основе коммуникативной культуры лежат общепринятые нравственные требования к общению, неразрывно связанные с признанием неповторимости, ценности каждой личности: вежливость, корректность, тактичность, скромность, точность, предупредительность.

Работник начинает лучше понимать других, если познает следующие аспекты собственной личности:

– собственные потребности и ценностные ориентации, технику личной работы;

– свои перцептивные умения, т.е. способность воспринимать окружающее без субъективных искажений, без проявления стойких предубеждений в отношении тех или иных проблем, личностей, социальных групп;

– готовность воспринимать новое во внешней среде;

– свои возможности в понимании норм и ценностей других социальных групп и других культур;

– свои чувства и психические состояния в связи с воздействием факторов внешней среды;

– свои способы персонализации внешней среды, т.е. основания и причины, по которым что-то во внешней среде рассматривается как свое, в отношении которого проявляется чувство хозяина.

Для достижения коммуникативной задачи руководителю необходимо четко распределить между исполнителями функции и ответствен­ность, следует осуществить организационные меры, которые призваны обеспечить воплощение в жизнь принятого реше­ния.

Заключение

 

Коммуникации представляют собой контакты, связи с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Цель коммуникации — добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. Основными элементами, без которых коммуникационный процесс не может происходить являются:

Отправитель — это любой индивид (сотрудник), формулирующий смысл того, что и почему он хочет передать другому участнику процесса коммуникации.

Кодирование — перевод информации отправителя в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т.п.).

Сообщение — информация, которую отправитель передает желаемому получателю, формируется в результате кодирования.

Получатель — индивид, воспринимающий сообщение отправителя.

Декодирование — процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму.

Обратная связь — присутствует, когда получатель демонстрирует реакцию на полученное сообщение. Это может быть любой сигнал получателя отправителю — кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т.д. Дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию.

Успех коммуникации заключается в реальном получении отправленного сообщения. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация.

В курсовой работе были поставлены следующие задачи:

1. Проанализировать сущность коммуникаций в организации;

2. Исследовать элементы и этапы коммуникационного процесса ТФОМСе;

3. Выявить недостатки организационных коммуникаций в ТФОМСе;

4. Предложить мероприятия по совершенствованию коммуникационных процессов в исследуемой организации.

Территориальный Фонд обязательного медицинского страхования, стремясь достичь определенные цели в процессе реализации программы, должен, несомненно, улучшить качество работы служащих. При этом необходимо учитывать следующее:

1. Повысить эффективность коммуникаций, используя различные каналы передачи информации и контроль за обратной связью.

2. Учитывать профессиональные и социальные группы работников, среднюю продолжительность работы сотрудников в организации, способ, как наладить организационные коммуникации с рядовыми работниками, занимающиеся обслуживанием сторонних лиц.

3. Использовать различные способы коммуникаций: личная беседа с сотрудниками, рассылка циркуляров, распространение информации, используя электронные каналы связи.

4. Вовлекать сотрудников ТФОМСа для активного участия в системе корпоративных коммуникаций: подготовка сообщений в областной прессе о делах организации и ее перспективах; положение дел в области обязательного медицинского страхования; информирование населения о законах, принятых областной Думой и новых законопроектов, рассматриваемые в Государственной Думе и Министерстве Финансов РФ; приведение статистической информации и комментарии к ней.

5. Поощрять инициативу со стороны служащих (премирование, награды, информирование о деятельности отличившегося работника на собрании Правления ТФОМСа).

6. Постоянно следить за уровнем социально-психологического состояния коллектива, проявлять заинтересованность состоянием дел каждого работника, утренние посещения всех отделов.

Таким образом, цель и задачи, поставленные в работе, были успешно решены: изучен теоретический материал, касающийся темы работы, проведено исследование способов и элементов коммуникации в организации ТФОМС, выявлены недостатки организационных коммуникаций и проведены мероприятия по их улучшению в ТФОМСе.

 

Список литературы

 

1. Андреева Г.М. Социальная психология.- М.: Аспект-пресс, 2004.

2. Борисова Е. Критерии оценки персонала.

3. Жарковская Е.П. Антикризисное управление.- М.: Омега-Л, 2004.

4. Лукичева Л.И. Управление организацией.- М.: Омега-Л, 2004.

5. Лукичева Л.И. Управление персоналом.- М.: МИЭТ, 2000.

6. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной

деятельности. - Спб, 1999.

7. Семенов В.Е. Искусство как межличностная коммуникация. - Спб, 1995.

8. Тейлор С. Социальная психология.-СПб.: Питер, 2004.

9. Чалдини Р. Социальная психология. Влияние.- СПб.: Прайм-ЕВРОЗНАК, 2002.

10. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации.- М., 1997.

11. Романов А. Н. “Маркетинг”: Учебник. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995.

12. Радченко Я.В. «Теория организации».- М.: ГАУ, 1998.

13. Мильнер Б.З. «Теория организации».- М.:ИНФРА-М, 2001.

14. Галимзянов Р. Ф. “Практическое руководство по организации сбыта продукции (работ, услуг). Методы и методики”. -Уфа.: Издательство “Эксперт”, 1996.

15. Николаева Г. А., Щур Д. Л. “Оптовая торговля”. - М.: Издательство “ПРИОР”, 1998.

16. Коренченко Р.А. «Теория организации».- М: Пермь:ПГУ, 1990.

17. Смирнов Э.А. «Теория организации».- М: ИНФРА-М, 2000.

18. Завьялов П. С., Демидов В. Е. “Формула успеха: маркетинг /сто вопросов - сто ответов о том, как эффективно действовать на внешнем рынке/”. - М.: МО, 1991.

19. Маркова В. Д. “Маркетинг услуг”: - М.: Финансы и статистика. 1996 год.

20. Фатхутдинов Р. А.”Стратегический маркетинг”: Учебник. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2000.

21. Ромат Е. В. “Реклама в системе маркетинга”: Учебное пособие. - Харьков: НВФ "Студцентр",1995.

22. Доблаев В.Л. «Теория организации».- М: Институт молодёжи, 1995.

23. Роджерс Э. и другие «Коммуникации в организации».- М: Экономика, 1980.

24. Закон Российской Федерации "О медицинском страховании граждан в Российской Федерации" N 1499-1 от 28 июня 1991 года

25. Алиев В.Г., Дохолян С.В. Организационное поведение. — Махачкала, ИПЦ Даггосуниверситета, 1998. – 154 с.

26. Голикова Е.И. Анализ межличностных отношений. Справочник по управлению персоналом. 2004. №7. С. 88.

27. Гохман О.Я., Надеина Т.М. Основы речевой коммуникации. – М., 1997.

28. Израильская Т.В. Как управлять персоналом – пособие для руководителей. Справочник по управлению персоналом. 2004. №4. С. 54.

29. Карташова Л.В., Никонова Т.В., Соломанидина Т.О. Поведение в организации: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 1999.

30. Практикум по курсу «Управление персоналом». – СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 1995. С. 35.

31. Почепцов Г.Г. Теория и практика коммуникации. – М:. Центр, 1998.

32. Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. – СПб.: Питер, 2002.