Контроль как функция управления

Дисциплина: ОП.11 Основы предпринимательства и управления в Образовательном учреждении

Преподаватель: Карасева Елена Геннадьевна

Группа: 132

Дата занятия по расписанию: 18 мая

Тема: ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ. Контроль как функция управления.

Количество часов: 2

Цели, задачи:

1. Формировать знания о функциях управления организацией, видах и формах различных функций управления организации (контроль).

2. Развивать умения частично-поисковой познавательной деятельности, продолжить формирование умений воспринимать и осмысливать знания в готовом виде, выделять главное, вести конспект.

3. Продолжить формирование ориентации студентов на высокий уровень профессиональной подготовки специалистов среднего звена, на культуру труда и межличностных отношений.

 

Способ коммуникации: взаимодействие по электронной почте

  адрес flower.elen.ru@gmail.com  

Сроки выполнения: c 18 по 22 мая

Теоретический блок

КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ

 

В теории менеджмента функция контроля была выделена доста­точно давно. Уже в первых работах, посвященных управлению, го­ворилось о том, что руководитель должен контролировать работни­ка, определять эффективность его труда и по результатам контроля вознаграждать и корректировать дальнейшую деятельность органи­зации (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Форд и др.).

Изучение отечественной теории управления позволяет конста­тировать, что долгие годы функция контроля в нашей стране рас­сматривалась как ведущая. Большинство исследователей отмечали значимость, масштабность, всеобъемлемость контроля, и зачас­тую вся деятельность руководителя организации сводилась к реа­лизации данной функции. Однако в последние годы контролю уделяется особое внимание и сегодня существуют различные точ­ки зрения на его реализацию. Одни авторы высказывают резко негативное отношение к контролю, указывая на необходимость удаления его из процесса управления как неприемлемого при де­мократических, гуманистических основах менеджмента. Другие считают необходимым упразднить внешний контроль руководства и оставить самоконтроль, предполагающий возможность испол­нителю работы определять степень достижения целей.

1. Сущность контроля

На сегодняшний день существуют несколько определе­ний контроля:

управленческое действие, направленное на констатацию степени достижения целей, сравнение полученных результатов с ожидаемыми, определенными в планах. При этом выявление причин, их обусло­вивших, является предметом другого управленческого действия - анализа, а определение последующих шагов деятельности осуще­ствляется в рамках регулирования, коррекции;

управленческое действие, в рамках которого выявляются и оцени­ваются результаты деятельности организации, анализируются при­чины, обусловившие их достижение, и определяются последующие кор­ректирующие действия. Данное определение более широко рассмат­ривает контроль, и именно его мы будет придерживаться при рас­крытии содержания и механизма проведения контроля.

Задачи контроля:

1) определение критериев оценки контролируемых объектов;

2) выявление реальной ситуации в работе и ее сопоставление
с желаемой, запланированной;

3) анализ причин, обусловивших полученные результаты дея­тельности;

4) разработка и осуществление корректирующих процедур для дальнейшей деятельности организации.

Осуществление контроля в управлении обеспечивает:

· снижение неопределенности и обеспечение успешной адап­тации организации к окружению в результате отслеживания из­менений во внешней среде, определения степени востребованно­сти продуктов деятельности организации и т.д.;

· обратную связь в управлении, выявление степени реализа­ции целей деятельности в результате изучения состояния дел в организации;

· предотвращение сбоев, кризисов в работе путем создания системы постоянно действующего наблюдения за состоянием орга­низации и окружения;

· стимулирование деятельности сотрудников, возможность их вознаграждения по результатам контроля.

2. Процесс контроля

Осуществление контроля в управлении предполагает реализа­цию следующих этапов.

Первый этап — определение стандартов деятельности, ко­торая будет контролироваться.

Стандарт — модель, при­нимаемая за исходное для сопоставления с ней полученных результатов.

Стандарт определяется до фактического начала работы и пред­полагает установление: а) критериев, по которым будет оцени­ваться степень выполнения работы; б) временных рамок органи­зации работы. В стандарте могут быть заданы количественные и ка­чественные показатели, по которым будет оцениваться деятель­ность.

Помните, что в разработку стандарта деятельности необходимо включать членов организации. Это позволит повысить стремление сотрудников достичь общих целей организации, осознать необходимость координации своих действий с деятельностью коллег, их от­ветственность за выполнение работы.

Второй этап — выявление и измерение реального положения дел и сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

В процессе его осуществляется непосредственный сбор инфор­мации о состоянии объекта контроля. Для этого определяются методы контроля (наблюдение, беседа, тестирование, анализ документа­ции и т.д.) и процедура его проведения. При выборе метода конт­роля следует исходить из особенностей контролируемого объекта.

После разработки процедуры контроля на данном этапе опре­деляется степень соответствия полученных результатов заданным стандартам деятельности, отклонения от намеченных планов. При этом особое внимание следует уделить психологическим аспектам контроля.

Определяя процедуру контроля, необходимо предусмотреть возмож­ность снятия моментов напряженности, нервозности. Прежде всего необходимо заранее предупредить сотрудников о цели, содержании и форме контроля. Входе его осуществления вы должны помнить, что он направлен не на личность, а на профессиональную деятельность, и его главное назначение заключается не в определении недостатков и наказании сотрудников, а в оказании им помощи, выявлении путей совершенствования деятельности.

Третий этап — анализ и оценка собранной информации, опре­деление факторов, обусловивших достигнутые результаты.

После сбора информации необходимо выявить причины, обус­ловившие реальное положение организации.

Для этого руководитель совместно с исполнителями работы отвечает на следующие вопросы:

1. Что способствовало успешному решению поставленных за­дач деятельности (реализации стандарта) и достижению конеч­ных результатов работы (положительные факторы)?

2. Почему оказалось возможным влияние положительных фак­торов? Каким образом можно в дальнейшем их сохранить, уси­лить их влияние?

3.Что и каким образом препятствовало решению поставленных
задач и достижению результатов работы (негативные факторы)?

4.С чем связано возникновение негативных факторов, их влия­ние на деятельность? Как их предупредить в дальнейшем?

Анализируя деятельность подчиненных, результаты их труда, ру­ководителю следует помнить о необходимости выявления не только отрицательных моментов в работе, но и успехов, достижений со­трудников.

Четвертый этап — разработка и осуществление действий на основе полученных результатов.

На данном этапе контроля принимается решение о дальней­шей деятельности организации.

В случае несовпадения фактических результатов с запланиро­ванными следует либо пересмотреть стандарты деятельности и скорректировать планы осуществления аналогичной деятельнос­ти в дальнейшем, либо устранить причины, обусловившие невы­полнение намеченных планов.

Помните, что, приняв решение по результатам контроля, следует обязательно проверить его исполнение. В противном случае нельзя говорить о завершенности процесса контроля.

Виды контроля

В менеджменте выделяют множество видов контроля, класси­фицируя их по: времени осуществления (предварительный, теку­щий, итоговый); субъектам его осуществления (самоконтроль, вза­имоконтроль, коллективный и административный контроль); со­держанию (фронтальный — общий и локальный — по направле­ниям деятельности организации). Возможности использования в уп­равлении различных видов контроля раскрыты в таблице.

 

Практический блок

Задание   1. Краткий конспект теоретического материала (фото для зачета).

 

Задание 2. Как вы считаете, следует ли реализовывать контроль в современном управлении? Определите факторы, обусловливающие необходимость конт­роля.

Задание 3. Проанализировать ситуации по предложенным вопросам (см. ниже)

 

СИТУАЦИЯ ДЛЯ АНАЛИЗА:  «Понимающий руководитель»

«Не люблю, когда меня контролируют! Поэтому и сама избегаю контроля в управлении! Зачем контролировать взрослых людей, профессионалов, которые великолепно знают и выполняют свое дело? Контроль — это вчерашний день, сегодня главные приоритеты управления — полное дове­рие и сотрудничество!» — так охарактеризовала свое отношение к контро­лю Анна Вячеславовна, заведующая ДОУ № 23.

Контроль в этом детском саду редкий гость. Большинство воспитателей с трудом смогли вспомнить, когда руководитель последний раз интересо­вался ходом и результатами их работы. Педагоги отмечают, что иногда Анна Вячеславовна вскользь поинтересуется, как работается, может быть, за­глянет на минутку в группу, но специально организованных проверок она никогда не проводит.

Поначалу такое положение дел радовало воспитателей. Ситуация пол­ного доверия, никакого надзора за деятельностью! Но сегодня часть педа­гогов говорят о том, что реализация контроля необходима для осуществ­ления образовательного процесса в ДОУ. Они мотивируют это тем, что не­которые воспитатели не реализуют полностью программное содержание, часто сокращают время проведения прогулок и т.д. Хотя другая часть пе­дагогического коллектива активно поддерживает взгляды заведующей на то, что контроль — это пережиток прошлого.

 

СИТУАЦИИ ДЛЯ АНАЛИЗА:   «Контроль — основа управления»

Заведующая дошкольным образовательным учреждением № 34 Марга­рита Ивановна считает, что контроль — это начало начал в управлении.

«Что такое управление? Правильно, это постоянный, всеобъемлющий контроль. Как отказаться от контроля современному руководителю? Ведь он и основа для планирования, исходя из его результатов можно опреде­лить, кого вознаградить за работу, а кого наказать, — размышляла заведу­ющая. — Контроль — это и средство борьбы с некомпетентностью педаго­гов. Вот у меня по результатам контроля не один педагог уже был уволен. Мне сразу видно, кто не хочет и не умеет работать!»

Отводя большое значение реализации данной функции, Маргарита Ива­новна каждый день осуществляет контроль за работой педагогов. Так, утро каждого понедельника в саду начинается с проведения рабочего совеща­ния, где педагоги отчитываются о готовности к работе на этой неделе, пре­доставляют на утверждение конспекты всех последующих занятий и ме­роприятий с детьми. Вторник и среду заведующая посвящает посещению групп и анализу образовательного процесса. По четвергам Маргарита Ива­новна проводит «экзамен», выявляя уровень профессиональной компетент­ности педагогов. Пятница — это день подведения итогов работы за неделю на очередном рабочем совещании. Маргарита Ивановна довольна своей «системой всеобъемлющего контроля».

Вот только педагоги с усталостью и обреченностью говорят о том, что устали от формальных многочасовых совещаний, на которых только кон­статируются их промахи, неудачи, затруднения и отсутствуют реальные предложения по совершенствованию работы. Воспитатели отмечают, что вторник и среда — это «черные дни» календаря, поскольку после посе­щения Маргаритой Ивановной групп и ее сокрушительного анализа заня­тий хочется уволиться (многие так и поступили). Но «лидером контроля» является экзамен, который проводится по четвергам. Это любимое ново­введение Маргариты Ивановны. Она разрабатывает экзаменационные вопросы по педагогике и психологии, ставит оценки воспитателям, задает домашние задания, на выполнение которых требуется потратить все вы­ходные. На вопрос «Что такое контроль?» большинство педагогов данно­го детского сада отвечают, что это — стресс, усталость, ненужные затра­ты времени и сил.