Создать отчет с помощью Мастера

  Чтобы более наглядно представить процесс создания отчета с помощью мастера, опишем процедуру создания отчета на основе сразу нескольких таблиц: "Товары", "Поставщики" и "Типы". В отчете будет представлено текущее количество товаров на складе по категориям.

· На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

· В списке диалогового окна Новый отчет выделите элемент Мастер отчетов. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем таблицу "Товары". Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов.

· Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. Из таблицы "Товары" в отчете будут использоваться следующие поля: "КодТовара", "Марка", "Цена", "НаСкладе". С помощью кнопки ">" (или дважды щелкнув по элементу списка) поочередно переместите эти поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля. В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.

· Кроме того, чтобы видеть поставщиков товара и категории, в создаваемый отчет необходимо добавить поле "Название" из таблицы "Поставщики" и "Категория" из таблицы "Типы". Для добавления первого недостающего поля раскройте список Таблицы и запросы и выберите элемент Таблица: Поставщики. Имя поставщика не должно отображаться в конце отчета. Чтобы столбец "Название" выводился сразу за столбцом "Марка", в списке Выбранные поля выделите поле "Марка", затем в списке Доступные поля выделите поле "Название" и нажмите кнопку ">". Access переместит поле "Название" из списка Доступные поля  и вставит его в список Выбранные поля после поля "Марка", перед полем "Цена".

· Аналогично добавьте в конец списка поле "Категория" из таблицы "Типы". Чтобы перейти ко второму диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее.

· Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вариантов группировки записи в отчете. Чтобы осуществить группировку по товарам, выделите в списке элемент Товары.

· Нажмите на кнопку Вывести дополнительные сведения в левой части диалогового окна для отображения одного из вспомогательных диалоговых окон Мастера отчетов. Если в этом диалоговом окне нажать кнопку Показать примеры, то Access выведет дополнительные вспомогательные диалоговые окна, в которых используются "примеры из таблиц "Продажи", "Клиенты" и "Заказы", позволяющие продемонстрировать различные способы группировки, которые Мастер отчетов может автоматически применить к создаваемому отчету. Закройте все вспомогательные диалоговые окна и вернитесь к диалоговому окну Мастера отчетов. Нажмите кнопку Далее для перехода к третьему диалоговому окну Мастера отчетов.

· В третьем диалоговом окне Мастера отчетов необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете. Выделите в списке поле "Категория" и нажмите кнопку ">" (или просто дважды щелкните по этому полю в списке), чтобы установить группировку по категории товаров.

· Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по которым группируются данные. Чтобы изменить их в этом же (третьем) диалоговом окне Мастера отчетов, нажмите кнопку Группировка. На экране появится диалоговое окно Интервалы группировки. Изменяя интервал группировки, можно влиять на способ группировки данных в отчете. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и прочим значениям. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, первым трем буквам и т.д.

· Для создаваемого отчета выберите из списка Интервалы группировки вариант Обычный и нажмите кнопку ОК. Для перехода к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку Далее.

· Access позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям. Выберите в первом раскрывающемся списке поле "КодТовара". По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.

· Чтобы указать для столбца отчета итоговую информацию, нажмите" на кнопку Итоги. В появившемся диалоговом окне Итоги, можно задать параметры для выбранного столбца. Выбрать можно среди всех числовых полей отчета, не являющихся счетчиками, которые Мастер отчетов перечислит в этом диалоговом окне и позволит установить для любого из них флажки Sum, Avg, Min и Мах. В зависимости от установленных флажков Мастер отчетов добавит соответствующие итоговые поля в конец отчета, вычисляющие итоговую сумму, среднее значение, минимальное или максимальное значение данного поля по всем записям. Группа переключателей Показать позволяет выбрать, следует ли в отчете указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет, добавляя поля с промежуточными итогами в конце каждой группы и поля с полными итогами в конце отчета. Для создаваемого отчета установите флажки Sum для поля "НаСкладе" и Avg для поля "Цена", переключатель данные и итоги и флажок Вычислить проценты, который позволяет выводить долю группы (в процентах) в общем итоге для всех групп. Для возврата к диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку ОК.

· Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов. Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных (вариантов макета отчета). В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. Выберите в группе Макет переключатель ступенчатый. По умолчанию Мастер отчетов устанавливает флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице, что позволяет сэкономить бумагу и сделать отчет более удобным для чтения. В группе Ориентация можно выбрать расположение страницы отчета при печати. Широким отчетам, в которых отображается много полей в одной строке, удобно задавать ориентацию альбомная. Для отчета же из нашего примера оставьте выбранным переключатель книжная. Чтобы перейти к шестому диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее.

· В шестом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля. Для создаваемого отчета выберите стиль Сжатый, а затем нажмите кнопку Далее для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов.

· В последнем диалоговом окне Мастера отчетов в качестве заголовка отчета введите: Товары на складе. Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет и нажмите кнопку Готово для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра. Если при этом необходимо получить справку по работе с отчетом, предварительно установите флажок Вывести справку по работе с отчетом?