Возможности электронного документооборота

 

Основными выгодами электронного документа перед бумажными являются следующие:

1) Для бумажных документов время, надежность, стоимость доставки зависят от выбранного сервиса (курьер, почта) и варьируются в этих пределах. Для электронных документов все эти упомянутые указатели близки к идеальным значениям.

2) Особенной для электронных документов является возможность
создания интерактивных документов. Бумажная среда для
документов является средой негибкой, консервативной. После того,
как документы напечатаны, очень мало возможностей для
их изменения, а электронные документы могут непрерывно
модернизироваться автором. Например, разместив на
корпоративном Web-сервере подобную страницу с обратной связью,
маркетинговые отделы компании смогут провести анализ посетителей и более точно спланировать работу сбытового аппарата.

3) Бумажные документы не могут содержать гиперссылки. Использование гипертекстовой и гипермедиа технологии в электронных документах существенно повышает эффективность работы специалистов с большими и распределенными документальными базами данных, позволяя посредством гиперссылок осуществлять просмотр и поиск тематически связанных документов.

4) Совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме последовательного доступа к бумажному документу, тогда как при создании и обработке электронных документов существует возможность параллельной коллективной работы, тогда как совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме после.

5) Еще одно из технологических преимуществ электронных документов - это расширение среды их представления. В электронные документы можно включить динамические объекты.

 

Выводы по второй главе

 

    В научной литературе используют термин «интеллектуальный документ», такое понятие используется, чтоб подчеркнуть, что электронный документ не хуже своего предшественника, что это не просто компьютерное представление, а нечто большее, которые содержит помимо основной информации ещё и дополнительную, и указатели на другие источники данных.

    Таким образом, документ становится самостоятельной эволюционирующий и интеллектуальной сущностью, способный поддерживать новизну и актуальность.

    Тесная связь приложений и технологий позволяет электронному документу обеспечивать другой уровень работы в организациях, преобразуя документ в объект самоуправляемости.

 

Глава 3. Преимущества внедрения электронного документооборота и его юридическая сила

Преимущества электронного документооборота

 

Основными задачами внедрения СЭД являются:

1. Эффективное управление на предприятии документопотоками;

2. Централизованное хранение документов;

3. Повышение контроля исполнения работ по документам;

4. Увеличение продуктивности работы сотрудников;

5. Для принятия управленческих решений облегчение доступа к информации;

6. Информационная безопасность предприятия.

Внедрение корпоративных СЭД дает организациям два типа преимуществ: тактические и стратегические.

1. Тактические преимущества внедрения СЭД связаны с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны исходя из того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько освободить площадей, сколько серверов освободить, которые часто хранят много копии одинаковых документов.

Автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимущества:

1. Освобождение места физическое;

2. На копирование тратится меньше времени;

3. На доставку информации в бумажном виде уменьшаются затраты;

4. Уходит меньше затрат на ресурсы: люди и оборудование;

5. Уменьшение затрат на бумагу;

6. Повышение продуктивности работы: быстрое выполнение работ, увеличение количества выполняемых работ общее, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства).

2. К стратегическимпреимуществам внедрения СЭД относятся преимущества, связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это рост оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить.
            Внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

1. Возможность коллективной работы над документами (что при бумажном делопроизводстве невозможно);

2. Ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

3. Повышение безопасности информации это связано с тем, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои точки доступа к информации;

4. Повышение сохранности документов их удобства и хранения, они хранятся в электронном виде на сервере;

5. Улучшение контроля за исполнением документов.

Главный результат автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с документами, оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия решений и повышение эффективности работы организации.

          После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, который необходим для развития бизнеса в современных условиях.