Проведение правильности заполнения первичных бухгалтерских документов. Обработка первичных бухгалтерских документов

На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.

Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем, заключительном этапе, проводится:

ü  группировка документов – процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

ü  арифметическая проверка, состоит в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;

ü  таксировка, заключается в переводе натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

ü  контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа. Используется для предупреждения повторного использования документа, поступающего в организацию.

Документы бывают входящие и исходящие.

Обработка входящих включает: проверку правильности доставки; целостность вложенных документов; их физическое состояние; установление факта получения; подготовку к выполнению документов; передачу адресату.

Исходящие документы отправляются в различные учреждения. Направляться могут докладные, отчеты, письма и другое. Обработка исходящей документации включает в себя: составление чернового варианта; подготовку проекта; согласование с руководством; заверение; отправку. После полной обработки документация подшивается и сдается в архив на хранение.

Таким образом, первичная документация бухгалтерии обязательна к проверке и обработке. Это касается приказов, распоряжений, различных уведомлений, актов. После обработки документы необходимо подшить и отправить в архив. Согласно законодательству, первичная документации хранится не менее 5 лет.