«Линия радушия» — внутригостиничная телефонная линия для оперативного приема жалоб и пожеланий проживающих. Звонки с жалобами должны поступать после набора определенного номера напрямую к администратору гостиничной телефонной станции, а не через оператора.
В процессе размещения клиента гостиница наряду с получением им информации об имеющихся в гостинице ресторанах, барах, видах гостиничных услуг и т.д. ставит его в известность о наличии в гостинице «линии радушия».
Первоначальное введение в строй такой линии должно сопровождаться соответствующей рекламой среди гостиничной клиентуры (для этой цели могут быть использованы фирменные рекламные формуляры, оставляемые в номерах).
Число лиц, обслуживающих «линию радушия», должно быть достаточным для обеспечения ее непрерывного круглосуточного функционирования. Телефонный аппарат линии должен располагаться в специально отведенном для этого помещении. Возможна установка аппарата в бюро какой-либо службы (бюро службы приема и размещения, бюро резервирования и др.). Администратор обязан снимать трубку не позднее чем через три телефонных звонка, после чего он произносит в вежливой форме приветствие (например: «Добрый вечер, я к вашим услугам»).
|
|
Администратор, отвечающий на звонки, должен иметь прямую связь со всеми гостиничными подразделениями и службами. Деятельность служб, отвечающих за устранение выявленных недостатков, должна быть тщательно скоординирована. Необходимо добиваться того, чтобы гость, имеющий претензии к качеству обслуживания, получил со стороны гостиничных служб максимум содействия и внимания.
Все телефонные разговоры должны фиксироваться администратором в регистрационном журнале, куда следует заносить такую информацию:
§ источник сигнала;
§ точное время получения сигнала;
§ фамилия администратора, получившего сигнал;
§ причина звонка;
§ гостиничная служба, ответственная за устранение причин, повлекших за собой жалобу;
§ в случае необходимости — дополнительные замечания.
Зафиксировав в журнале очередной звонок, администратор доводит содержание жалобы до сведения соответствующей службы, которая предпринимает нужные корректирующие действия.
|
|
Например, проживающий в гостинице гость сообщает по «линии радушии», что в его номере неисправен телевизор, или выражает пожелание, чтобы в его номер были доставлены дополнительные полотенца. Администратор, принявший сигнал, звонит в инженерно-техническую службу и сообщает о неполадках с телевизором или дает указание горничной доставить полотенца в номер. Каждая служба по исполнении поручения докладывает об этом администратору «линии радушия», который в свою очередь связывается по телефону с клиентом, чтобы убедиться, что он удовлетворен и претензий больше не имеет. В регистрационном журнале об этом также делается соответствующая отметка.
Гостю нельзя врать, этим тоже проявляется неуважение к нему. Если сотрудник обещает что-нибудь гостю, он обязан не обмануть его ожидания и сделать все от него зависящее, чтобы сдержать обещание. Например, не надо обещать, что телевизор в номере будет отремонтирован через 10 мин, если вы не уверены, что это сделать возможно. Некрасивая ситуация может получиться, если, например, характер поломки требует гораздо больше времени на ремонт.
Следует учитывать особенности недовольного гостя. Даже если гость постарается держаться спокойно, все равно большая часть его энергии будет направлена на то, чтобы справляться со своими эмоциями. Часто в состоянии раздражения человек сам не может точно сформулировать, что его так разозлило. Например, клиент долго искал отель, запутался и теперь сердится на портье: «Неправильно сказали адрес».
Оперативная проверка исправности «линии радушия» проводится перед концом каждой рабочей смены. В случае если какие-либо претензии клиента гостиницы не могут быть удовлетворены немедленно, а гость отсутствует, рекомендуется оставить объяснительную записку в его почтовом ящике.
В целях контроля регистрационный журнал должен ежедневно просматриваться директором гостиницы. Каждую неделю обобщенную информацию о жалобах и пожеланиях проживающих следует доводить до сведения руководителей основных гостиничных служб. Содержание жалоб должно рассматриваться на производственных собраниях гостиничного персонала, посвященных проблеме качества обслуживания.
Ведение регистрационного журнала способствует выявлению слабых мест в работе гостиничных служб, их устранению в ходе повседневной работы.
Процедура рассмотрения письменных жалоб мало чем отличается от работы с устными. Ответ нужно давать в течение двух дней, не затягивать решение проблемы. Исследования показали, что клиенты, обратившиеся с письменной жалобой в организацию, остаются ее приверженцами только в том случае, если ответ, удовлетворительный для них, дан в течение двух недель. Даже если проблему нельзя решить немедленно, важно, чтобы в любом случае человек быстро получил ответ организации.
Сотрудники гостиницы должны придерживаться следующих рекомендаций, которые позволяют вести себя правильно, если гость подает жалобу:
§ молчать. Важно не то, какая ситуация сложилась, а то, как воспринимает ее клиент. Дайте ему возможность выговориться и высказать все, что у него «накипело на душе». Если вы вежливы и сдержанны, гость чаще всего быстро успокаивается;
|
|
§ внимательно слушать. Позвольте гостю высказать все, что он хочет. Не перебивайте его. Не противоречьте ему. Не приводите никаких доводов, поскольку в раздраженном состоянии он не готов ни понять вас, ни поверить вам;
§ делать записи. Покажите гостю, что его замечания и критику вы воспринимаете очень серьезно. Точно записывайте суть претензии, потому что когда гость увидит, что вы записываете его жалобу, он воздержится от преувеличений, его высказывания будут более объективными и менее эмоциональными. Точная запись жалобы необходима для выяснения обстоятельств дела с тем сотрудником, по вине которого возникло недоразумение;
§ высказать свое понимание, сочувствие и принести гостю свои извинения от имени отеля. Проявите понимание волнений и переживаний гостя. Не обвиняйте в случившемся своих коллег. Выскажите сожаление по поводу произошедшего;
§ высказать благодарность. Клиенты, подающие жалобу, проявляют свой интерес к вашему отелю. Они дают возможность увидеть, в чем и как вы можете улучшить свою работу. Побеспокойтесь о возмещении ущерба и исправлении положения;
§ немедленно принять меры. Приложите все усилия, чтобы как можно скорее уладить возникшее недоразумение. Любая рекламация таит в себе благоприятные возможности. Нередко благодаря быстрому принятию мер и внимательному отношению вы обретаете новых постоянных клиентов.
Какие выводы можно сделать, изучив внимательно жалобы клиентов? Они выражают мнение и потребности гостей, выявляют слабые места стандартов обслуживания в отеле. Кроме того, это бесплатные контроль качества обслуживания, аудит и маркетинговое исследование. Комментарии гостей могут быть использованы при оценке работы персонала и высшего управленческого звена. Ведь в итоге, если все претензии оперативно устранены, клиенты будут довольны и воспользуются услугами еще раз, а значит, и прибыль будет увеличиваться.
|
|
2.4 Правовое регулирование договорных отношений отеля с гостем
Нормативно-правовая база гостиничной деятельности в Российской Федерации представлена различными документами, основная цель которых заключается в регламентировании, регулировании экономических отношений между субъектами туристского рынка. Они создают баланс интересов, прав и обязанностей между исполнителем и потребителем в соответствии с социальным, экономическим и политическим порядком, в котором функционирует правовая система.
Содержащиеся в законах правовые нормы призваны регламентировать, и/или регулировать, и/или контролировать наиболее важные общественные отношения. Все правовые акты и органы управления, контролирующие их выполнение, созданы для обеспечения правопорядка.
Согласно нормативным документам по договору на гостиничное обслуживание одна сторона обязуется по заданию другой стороны предоставить услуги по временному проживанию в специально оборудованном жилом помещении, выполнить или организовать выполнение иных определенных договором на гостиничное обслуживание услуг, связанных с временным проживанием, а постоялец обязуется уплатить за эти услуги установленную плату.
Федеральный закон Российской Федерации «О защите прав потребителей» в ст. 7 закрепляет право потребителей на безопасность товара (работы, услуги). Пунктом 4 этой статьи определяется, что «товар (работа, услуга), на который законами или стандартами установлены требования, обеспечивающие безопасность жизни, здоровья потребителей и охрану окружающей среды, предотвращение причинения вреда имуществу потребителя, а также средства, обеспечивающие безопасность жизни и здоровья потребителей, подлежат обязательной сертификации в установленном порядке».
Гость при обнаружении недостатков оказанной услуги вправе по своему выбору потребовать безвозмездного устранения недостатков, уменьшения цены за оказанную услугу или полного возмещения убытков, причиненных ему в связи с недостатком оказанной услуги.
Гость вправе расторгнуть договор на предоставление услуг и потребовать возмещения убытков в случаях, если исполнитель в установленный срок не устранил обнаруженные недостатки, или если гость обнаружил существенные недостатки в оказанной услуге, или иные существенные отступления от условий договора.
Исполнитель должен устранить недостатки оказанной услуги в течение одного часа с момента предъявления гостем соответствующего требования.
Требования гостя об уменьшении цены оказанной услуги, а также о возмещении убытков, причиненных расторжением договора на предоставление услуг, подлежат удовлетворению в течение 10 дней со дня предъявления соответствующего требования.
В случае поступления претензии от гостя необходимо зарегистрировать ее с указанием даты и времени поступления, фамилии и должности лица, ее принявшего. Если претензия по какой-либо причине не принята, гость может направить ее в адрес отеля заказным письмом с уведомлением о вручении. Претензию следует рассмотреть и на нее ответить в течение 10 календарных дней.
При составлении ответа на претензию необходимо:
§ подготовить письменные доказательства, подтверждающие позицию отеля, и восстановить хронологическую картину событий, послуживших предметом претензии;
§ ссылаться на доказательства, которые впоследствии можно будет подтвердить в суде;
§ не отступать от предмета претензии;
§ аргументировать свою позицию, ссылаться на условия договора и положения закона.
Отвечая на претензию, следует помнить, что отзыв может быть использован в суде в качестве свидетельства позиции отеля. Если есть возможность достичь соглашения с гостем и/или выплатить ему компенсацию, необходимо обязательно указать данное предложение в ответе на претензию, впоследствии это может положительно повлиять на решение суда.
Отель в качестве доказательства может представить:
§ договоры;
§ платежные документы;
§ памятки и правила отеля (турфирмы, авиакомпании и других лиц);
§ каталоги;
§ свидетельские показания;
§ фото- и видеоматериалы.
Доказательства, полученные на иностранном языке, должны быть переведены на русский.
Ответ на претензию должен быть вручен гостю под расписку. Если не удалось вручить ответ лично, его нужно отправить заказным письмом в адрес гостя с уведомлением о вручении.
В случае если гостю предлагается компенсация, следует разъяснить порядок ее получения. Передача денег должна быть оформлена письменной распиской с указанием суммы, даты, имени и координат получившего. В расписке должно быть указано, за что гость получил компенсацию. Если компенсация производится не в денежном выражении, а, например, в форме скидок, альтернативных или дополнительных услуг, необходимо получить письменное подтверждение согласия гостя на такую форму компенсации.
Возмещение ущерба гостем. Гость в соответствии с законодательством Российской Федерации возмещает ущерб в случае утраты или повреждения имущества отеля, а также несет ответственность за иные нарушения.
Испорченное имущество, если оно не подлежит восстановлению, необходимо списать с бухгалтерского учета. Также необходимо составить Акт о порче имущества гостиницы в трех экземплярах (бухгалтерии, материально-ответственного лица и виновного).
Контрольные вопросы к Главе 2
1. Какие речевые стандарты вы будете избегать при общении с гостями?
Заполните таблицу
Непрофессиональные выражения | Профессиональные выражения |
Это не моя вина | |
Успокойтесь | |
Я не знаю, что делать | |
Я не могу помочь Вам | |
Я сейчас занят | |
Это не входит в мои обязанности | |
Вы правы, это никуда не годится | |
Это невозможно сделать | |
Я с Вами не согласна |
2. Приведите примеры ситуаций, когда гость недоволен. Какие действия вы предпримете для устранения этих ситуаций?
3. Какую информацию заносят в журнал регистрации жалоб и претензий?
4. Что может стать причиной жалоб в отеле?
5. Охарактеризуйте правила поведения сотрудника при поступлении жалобы.
6. Какие правила необходимо соблюдать сотрудникам при рассмотрении жалоб?
7. Перечислите основные преимущества при компьютеризированной работе с жалобами.
8. Охарактеризуйте зарубежный опыт работы с жалобами гостей.
9. Какие рекомендации должны знать сотрудники, чтобы вести себя правильно, если гость подает жалобу?
10. Какие доказательства может предоставить отель, если претензия от гостя по какой-либо причине не принята?
11. Что необходимо отразить в письме при составлении ответа на претензию гостя к отелю?
Выполните задания
1. Разгадайте кроссворд.
По горизонтали: 1. Гость возмещает в случае утраты или повреждения имущества отеля. 2. Один из вариантов ответа на претензию гостя. 3. Ведение данного документа способствует выявлению слабых мест в работе служб. 4. Отель в конфликтных ситуациях может представить в качестве доказательства. 5. Место, где гость хранит свои ценные вещи.
По вертикали: 1. Форма документации в деятельности службы приема и размещения. 2. Выдают гостю при сдаче багажа в камеру хранения. 3. Безразличие и равнодушие обслуживающего персонала приведет к… 4. Одна из процедур работы с забытыми вещами. 5. Одна из главных ценностей для человека, по утверждению психологов.
2. Решите головоломку (ключевое слово 1 по вертикали).
Вопросы к головоломке (по горизонтали):
1. Сотрудник, сопровождающий гостя до номера. 2. Туристы, поселение которых происходит по одной заявке. 3. Должность сотрудника, обслуживающего VIP-гостей. 4. Сотрудник, оказывающий услуги резервирования столика в ресторане, заказ такси и т.д. 5. «Недостаток» смарт-карт по отношению к магнитным картам. 6. Специальное разрешение правительства на въезд на территорию страны. 7. Структурированный документ, отражающий время прилета, детали трансфера, время завтраков, план перемещения гостей за пределами отеля. 8. Услуга, входящая в стоимость проживания гостя. 9. Название этапа гостевого цикла. 10. Статус гостей, которые не хотят, чтобы другие знали, что они проживают в гостинице.
Ключевое слово — название электронного ключа.
3. Ответьте на тестовые задания.
1. Какие действия гостю необходимо соблюсти в случае потери багажного жетона:
а) закрыть камеру хранения;
б) поставить в известность о случившейся потере службу безопасности, приема и размещения;
в) поставить в известность о случившейся потере все службы гостиницы;
г) описать подробно содержимое багажа?
2. Выберите информацию, которую заносят в журнал регистрации жалоб и претензий:
а) фамилия, должность, страна, фирма;
б) краткое изложение жалобы;
в) подпись руководителя подразделения;
г) время обращения;
д) сроки выполнения.
3. Укажите информацию, фиксируемую в регистрационном журнале «линии радушия»:
а) причина звонка;
б) дополнительные замечания;
в) должность сотрудника, получившего сигнал;
г) источник сигнала.
4. Укажите, как часто просматривается регистрационный журнал директором гостиницы:
а) ежемесячно;
б) еженедельно;
в) ежедневно.
5. Отель отвечает как хранитель:
а) за недостачу или повреждение вещей постояльцев;
б) за утрату денежных сумм в ресторане;
в) за несохранность вещей вне гостиницы;
г) за утрату вещей, внесенных в отель.
6. В каких случаях гости прибегают к услугам камеры хранения:
а) багаж большого размера;
б) клиент уезжает на несколько дней в другой город;
в) временно покидает гостиницу на несколько дней, затем возвращается?
7. Проживающий в гостинице клиент сообщает по «линии радушия», что в его номере неисправен телевизор и выражает пожелание, чтобы были доставлены два дополнительных полотенца. Какие действия предпринимает администратор:
а) звонит в инженерно-техническую службу и сообщает о неполадках с телевизором;
б) дает указание горничной доставить полотенца в номер;
в) регистрирует звонок в регистрационном журнале;
г) дает указания в инженерно-техническую службу о неполадках с телевизором и горничной доставить полотенца?
8. Выберите из представленного списка рекомендации, позволяющие вести себя правильно, если гость подает жалобу:
а) молчать;
б) не противоречить гостю;
в) указать причину звонка;
г) высказать благодарность.
9. Укажите срок рассмотрения претензии и ответа на нее:
а) в течение двух недель;
б) в течение 7 календарных дней;
в) в течение 10 календарных дней.
10. Укажите информацию в ответе на претензию гостя, которую не приняли по какой-либо причине:
а) аргументация позиции отеля;
б) причина, по которой не принята претензия;
в) ссылка на доказательства.
11. Выберите материалы, предоставляемые отелем в качестве доказательства:
а) условия договора;
б) платежные документы;
в) договоры;
г) свидетельские показания.