2020-06-29
368
14.1. Выдача подлинников архивных документов производится:
а) по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:
во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику - при наличии гарантийного письма о последующем возврате;
для выполнения служебных заданий в архиве (только в отношении особо ценных документов и архивных документов, признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии);
б) для экспонирования вне архива - на основании договора с организацией - организатором выставки, предусматривающего такую выдачу;
в) для проведения физико-химической, технической и биологической обработки, создания страхового фонда и фонда пользования вне архива - на основании договора с организацией - исполнителем работ, предусматривающего такую выдачу;
г) судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - в соответствии с законодательством Российской Федерации21;
д) пользователям - по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем и (или) замещающего его должностного лица (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 14.2 Правил).
|
|
|
14.2. На основании заключения комиссии, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом, производится выдача пользователям подлинников архивных документов:
уникальных;
имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;
имеющих копию фонда пользования;
признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с пунктом 13.1 Правил;
с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу (только для самостоятельного копирования).
Выдача заключений о возможности либо невозможности выдачи по заказу пользователя подлинника архивного документа осуществляется создаваемой в архиве комиссией, состоящей из не менее трех специалистов в области обеспечения сохранности архивных документов.
Пользователь, заказавший подлинник указанного в настоящем пункте архивного документа, уведомляется о необходимости рассмотрения этого вопроса комиссией. Уведомление пользователя производится устно или по его требованию - письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.
|
|
|
Срок подготовки заключения комиссии и передачи его руководителю архива или уполномоченному им лицу не должен превышать 20 рабочих дней со дня оформления пользователем заказа (требования) на выдачу подлинника архивного документа.
В целях подготовки заключения комиссией оценивается наличие в архивном документе:
угасающего текста; пигментных пятен; коррозии железо-галловых чернил;
нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение);
ломкости носителя.
Заключение должно содержать:
название архива;
дату составления и номер заключения;
вводную часть, в которой излагается основание проведения заседания комиссии со ссылкой на заголовок и архивный шифр архивного документа, возможность либо невозможность выдачи которого пользователю является предметом заседания комиссии;
основную часть, содержащую доводы комиссии, послужившие основанием для дачи заключения;
заключительную часть, содержащую вывод о возможности либо невозможности выдачи подлинника архивного документа.
Заключение подписывается всеми членами комиссии с указанием их должностей и расшифровкой подписей и передается руководителю архива или уполномоченному им лицу.
Руководитель архива или уполномоченное им лицо в течение двух рабочих дней после получения заключения комиссии утверждает его.
Уведомление пользователя производится в течение пяти рабочих дней устно или по его требованию - письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.
Утвержденное заключение комиссии передается заведующему архивохранилищем или замещающему его должностному лицу и служит основанием для выдачи (невыдачи) пользователю подлинника архивного документа.
Заключение регистрируется в книге учета заключений и включается в дело архивного фонда, к составу которого отнесен подлинник архивного документа.
14.3. Выдача фонда пользования на микроносителях и физически обособленных электронных носителях, хранящихся вне читального зала архива, производится по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов).
14.4. Обязательной полистной проверке перед выдачей и при возврате на места хранения с проставлением отметки в листе-заверителе подлежат архивные документы:
особо ценные;
имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;
несброшюрованные;
содержащие автографы, рисунки, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с марками, пустые страницы с водяными знаками и другие раритеты, потенциально представляющие коллекционный интерес;
ранее не выдававшиеся (только при первой выдаче).
Состав других архивных документов, подлежащих полистной проверке, архив определяет самостоятельно.
14.5. Выдаваемая единица хранения должна иметь:
нанесенный непосредственно на нее и (или) первичное средство хранения, в котором она находится, архивный шифр (пункт 22.6 Правил);
лист-заверитель дела (пункт 23.2 Правил);
лист использования.
14.6. Архивные документы выдаются на срок:
до 20 рабочих дней - пользователям в читальный зал (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более 10 рабочих дней);
до 120 рабочих дней - для выполнения работниками архива поручений руководителя архива или уполномоченного им должностного лица в пределах соответствующих полномочий (служебных заданий).
Выдача архивных документов для экспонирования, проведения физико-химической, технической и биологической обработки вне архива осуществляется на срок, определенный соответствующим договором.
|
|
|
Сроки выдачи архивных документов во временное пользование: фондообразователю или его правопреемнику определяются архивом по согласованию с ним, но не могут превышать шести месяцев;
судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации22.
14.7. Выдача архивных документов производится на основании заказа (требования) или акта о выдаче архивных документов во временное пользование в соответствии с пунктом 14.1 Правил. Заказ архивных документов пользователями может осуществляться через информационную систему архива.
14.8. Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи из архивохранилища, которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи, или в информационной системе архива.
14.9. Получение и возврат работником архива (в том числе работником читального зала) каждой единицы хранения подтверждаются в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива.
14.10. На места хранения выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель, в которой указываются архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия и инициалы работника архива или пользователя.
14.11. Контроль за соблюдением сроков выдачи дел осуществляется:
путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал;
в автоматическом режиме в информационной системе архива.
При выявлении фактов нарушения сроков возврата архивных документов принимаются меры по их возвращению на места хранения.
14.12. В случаях повреждения или хищения архивного документа архив обязан23:
незамедлительно обратиться с заявлением в правоохранительные органы;
проинформировать уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела;
принять меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
