Списки документов. Использование папок

2.6.1. Просмотр списка документов

Списки документов отображаются в окне. Вы можете просматривать списки, прокручивая информацию в окне. При отображении списка в строке состояния показывается номер документа в списке, на который установлен указатель, общее число документов в списке, число выбранных документов.

Чтобы перейти к документу, поместите указатель клавишами-стрелками Вверх, Вниз на его название и нажмите клавишу Enter, либо дважды щелкните мышью по его названию.

Вы можете удалить из списка текущий или все выделенные документы, нажав клавишу Delete.

Чтобы отсортировать список документов, выберите команду Сортировка списка в меню Документы. Из появившегося списка выберите критерий сортировки: по юридической силе, по дате издания или последнего изменения, по алфавиту. Вы можете изменить порядок сортировки, отметив в этом списке пункт По убыванию или сняв с него отметку (отмеченный пункт помечается галочкой).

Способ сортировки списка по умолчанию Вы можете задать в диалоговом окне общих настроек системы.

 

2.6.2. Сохранение списка в папке и просмотр сохраненного списка

Вы можете сохранить список документов в папке, чтобы затем быстро обратиться к нему. В системе Гарант реализована многоуровневая система папок. Это означает, что Вы можете создавать свои папки для хранения списков внутри других папок, аналогично тому, как Вы создаете каталоги (папки) на жестком диске компьютера.

Чтобы сохранить список:

1. Выберите команду Положить в папку из меню Документы. Появится диалоговое окно.

Для выбора папок и списков используется указатель. Вы можете перемещать его обычным образом с помощью клавиш-стрелок или мыши.

Папки, в которые Вы хотите поместить список, могут быть свернуты. Чтобы раскрыть папку, дважды щелкните мышью по ее названию.

2. Вы можете создать новую папку, чтобы поместить в нее список. Для этого поместите указатель на название папки, в которой нужно создать новую папку, и нажмите кнопку Создать.

3. Список можно сохранить под новым именем или добавить к сохраненному ранее:

а) чтобы сохранить список под новым именем, установите указатель на название папки, в которую Вы хотите поместить список, и нажмите кнопку OK. Название списка Вы сможете указать в строке ввода;

б) чтобы добавить список к ранее сохраненному или заместить его, установите указатель на название списка и нажмите кнопку Добавить или Заместить соответственно.

Чтобы в дальнейшей работе вызвать сохраненный список:

1. Выполните команду Выбрать из папки в меню Документы. Появится диалоговое окно.

2. Установите указатель на название интересующего списка (для этого может понадобиться развернуть папки, в которых находится список).

Вы также можете получить объединенный список документов. Для этого отметьте нужные списки и папки (при выборе папки автоматически отмечаются все находящиеся в ней списки) с помощью клавиши Пробел, либо щелчком правой кнопки мыши.

3. Нажмите кнопку OK.

Вы можете переименовывать и удалять списки и папки:

1. Выполните команду Выбрать из папки в меню Документы.

2. Чтобы переименовать или удалить список или папку, установите указатель на его название и нажмите кнопку Переименовать или Удалить соответственно.

3. Нажмите кнопку Отмена.

 

2.6.3. Объединение и пересечение списков

Вы можете объединить несколько списков, ранее сохраненных в папках. Для этого в диалоговом окне открытия папок выделите все нужные списки (подробнее см. предыдущий пункт).

Можно также добавить к текущему списку документы из сохраненных в папках списков:

1. Откройте список документов, который Вы хотите дополнить.

2. Выберите команду Дополнить список... из меню Документы. Появится диалоговое окно.

3. Отметьте с помощью клавиши Пробел, либо щелчком правой кнопки мыши, документы и списки, которые Вы хотите добавить к текущему списку. Вы также можете отмечать папки - тогда будут выбраны все находящиеся в папке списки.

4. Нажмите кнопку OK. В окне появится объединенный список документов.

Вы можете отобрать из текущего списка те документы, которые имеются в других списках:

1. Откройте список, из которого Вы хотите отобрать определенные документы.

2. Выберите команду Пересечь со списком... из меню Документы. Появится диалоговое окно.

3. Отметьте нужные списки и нажмите кнопку OK. В текущем списке будут оставлены только те документы, которые присутствуют хотя бы в одном из выбранных списков.

 

2.6.4. Применение фильтра к списку документов

Вы можете отфильтровать часть документов, задав ряд условий, которым должны удовлетворять документы активного списка.

Чтобы применить фильтр к списку документов:

1. Вызовите команду Применить фильтр из меню Поиск. Появится диалоговое окно установки фильтров.

2. В диалоговом окне выберите один из ранее сохраненных фильтров или измените параметры текущего фильтра.

3. Нажмите кнопку Ок. Появится сообщение, показывающее какая часть документов базы данных удовлетворяет условиям текущего фильтра. Нажмите Да, если Вы хотите применить его, и Нет, чтобы внести уточнения в его настройки.

Чтобы отменить действие фильтра, примененного ранее:

Вызовите команду Отменить фильтр из меню Поиск. Список примет исходный вид. Если к списку применялось несколько фильтров, то последовательный вызов команды отмены поочередно будет отменять действие всех ранее примененных фильтров.

Чтобы повторно применить фильтр, отмененный ранее:

Вызовите команду Вернуть фильтр из меню Поиск. К списку будет вновь применен последний из ранее отмененных фильтров. Если отменялось действие несколько фильтров, то последовательный вызов команды возврата поочередно будет возвращать действие всех ранее отмененных фильтров. Прим. Исключение составляет ситуация, когда была вызвана команда Применить фильтр. В этом случае пункт Вернуть фильтр становится неактивен.

 

2.6.5. Свертывание ссылок

Вы можете изменять состояние активного списка на свернутое или развернутое, используя командное или динамическое меню, а также панель инструментов.

Чтобы перевести активный список в свернутое состояние, вызовите команду Сворачивать ссылки из меню Документы. Рядом с командой появится отметка, свидетельствующая о том, что список перешел в свернутое состояние. Снятие отметки переведет список снова в развернутое состояние.

По умолчанию любой список выводится в том состоянии, которое указано в настройках системы для списка данного вида.