Процесс завершения проекта

Сложность и продолжительность процесса завершения проекта определяются размером, сложностью и масштабом самого проекта. Поэтому руководителю проекта необходим систематический процесс для успешного окончания работ по контрактам. Основные этапы процесса завершения проекта показаны на рис. 8. Они включают в себя:

1. подготовку условий для окончания работ,

2. документирование проекта,

3. проверку после реализации проекта, а также подготовку и выпуск окончательного отчета,

4. согласование результатов с заказчиком

5. фактическое завершение работ.

Рис. 8. Стадии окончания проекта

Рекомендуются следующие шаги, представленные на рис. 8, по структурированию процесса, который удовлетворяет конкретным требованиям руководителя проекта:

1. Составление плана окончания работ для организованного завершения проекта: 

1) Назначение руководителя, отвечающего за завершение проекта.

2) Создание рабочей группы для оказания помощи руководителю.

2. Проведение совещания для рассмотрения состояния процесса окончания работ. Распределение обязанностей по завершению работ.

3. Подготовка отчетов об окончании работ персоналом рабочей группы.

4. Закрытие всех финансовых ведомостей; прекращение всех выплат и расходов; взыскание всех долгов; подготовка финансового отчета об окончании проекта.

5. Завершение всех работ по контрактам с поставщиками и заказчиками.

6. Документирование процесса завершения работ и соответствия требованиям поставщиков и подрядчиков.

7. Закрытие всех рабочих мест и возвращение всего используемого в проекте оборудования.

8. Проведение проверки после реализации проекта. Составление окончательного отчета и его представление на рассмотрение заказчику.

9. Получение одобрения конечных результатов заказчиком.

10. Закрытие всех офисов и роспуск остальных сотрудников, работавших над проектом.

На протяжении этого процесса руководителю проекта необходимо быть в поле зрения заказчика и администрации головной организации. Завершение работ зависит от степени удовлетворенности заказчика конечным продуктом и от качества услуг, предоставляемых в рамках проекта.