Перечень и порядок скрепления документов в кассовом отчете
Составляется ежедневно после закрытия Операционного дня в ИС Axapta в двух экземплярах
Оригинал кассового отчета
1. Лист кассовой книги (КО – 4) с оригинальной подписью ЗУМ
2. ПКО по итоговой наличной выручки магазина
3. Z – отчет, отчет о закрытии смены, отчет по нарастающим итогам, отчет «Банковские запросы» (по безналу) с каждой ККМ и прикрепляется степлером к ПКО
4. Акт возврата (КМ – З) с прикреплением Чеков возврата
5. Заявление на Возврат с прикрепленным к нему чеком покупки (или копией чека)
6. Расходный кассовый ордер по Инкассации
7. Квитанция к сумке или чек с терминала АДМ
8. ПКО на излишки, перемещение, возмещение
9. РКО на прочие выплаты из ГК
10. РКО по списанию недостач (Акции) за предыдущий в ИС Axapta ежедневно до 13.00 (за исключением пятница – воскресенье, который отобразится в ИС Axapta в понедельник)
Копия кассового отчета
1. Лист кассовой книги (КО – 4) с оригинальной подписью ЗУМ
2. ПКО по итоговой наличной выручки магазина (отрывная часть)
3. Копии:Z – отчета, отчета о закрытии смены, отчета по нарастающим итогам, отчета «Банковские запросы» (по безналу) с каждой ККМ и Оригиналы на первое внесение по каждой ККМ
4. Копия Акта возврата (КМ – З) с прикреплением копий Чеков возврата
5. Заявление на Возврат с прикрепленным к нему чеком покупки (или копией чека) – ксерокопии оригинала
6. Расходный кассовый ордер по Инкассации – ксерокопия
7. Квитанция к сумке или чек с терминала АДМ – ксерокопия
8. ПКО на излишки, перемещение, возмещение – отрывная часть документа
9. РКО на прочие выплаты из ГК – ксерокопии оригинала
10. Прочие документы с ККМ и чеки (Х – ОТЧЕТЫ, аннулированные чеки, квитанции на внесение и изьятие ДС с ККМ, покупюрные описи и так далее
Запрещено вносить изменения ручкой и карандашом и штрихом в кассовых документах!!!
Срок хранения оригиналов в Бухгалтерии 5 лет, копии в магазине хранятся полгода
Передается в офис ежедневно на 6 день (то есть за 1 число 7 числа и так далее с ближайшей машиной РЦ) по сопроводительному листу. Перед отправкой обязательно проверить корректность заполнения и в отдельном пакете за каждую дату, с указанием даты Кассового отчета
В сопроводительном листе в разделе «Кассовые документы» - в первом окне указывается указывается количество кассовых отчетов, а во втором окне перечисляются даты отправляемых кассовых отчетов
Копии хранятся в магазине для восстановления в случае чего кассовых документов и предоставлении кассовых документов при проверке финансовой деятельности магазинов. Через полгода коробка с кассовыми отчетами передается на РЦ и подписывается «Копии кассовых отчетов за … (период)». Платежные ведомости по выплате зарплаты упаковываются и передаются в архив отдельно от кассового отчета
Кассовые журналы, отчеты, Акты
Журнал контроля событий на ККМ
В Нем отображаются: удаление товара, отмена товара (Ошибка), аннулирование чека, изменение количества товара, возвраты покупателей, результаты плановой проверки ДС в ККМ, результаты Внеплановой проверки ДС в ККМ
Журнал ведется отдельно по каждой ККМ. Ответственный за ведение ЗУМ, хранится на ККМ, ответственным за проведение сверки является УМ по отчету «Призма»
Результаты сверки событий в этом журнале и в Отчете «Призма» УМ фиксирует в графе «Результаты контроля событий» и заверяет подписью в графе «Сверку кассовых событий провел»
Данные по возвратам должны совпадать с Актом Возврата, данные по Излишкам с ПКО на излишки
Неотраженные записи в журнале УМ заполняет в раздел «Замечания» и сразу же ставит в известность менеджера ОПП
Отчет Призма
Файл Exel об аннулированиях чеков, продажах и возвратах товара, технологиях работы.
Расположен в папке «Common» магазина, если файл в папке отсутствует, то незамедлительно сообщить об этом в Naumen c пометкой «Призма»
В Призме отображаются операции: A - добавление товара в чек аннуляции, P - Отмена товара в чеке, Удаление товара из чека, Изменение количества товара, Отказ в отмене или изменении количества товара в чеке (если кассир пытался сделать операцию самостоятельно), R - конец возвратного чека, D – вход в режим кассира, вход в режим администратора, отказ в режим доступа кассира или администратора, открыт денежный ящик, печать копии чека или Х – отчета, сканирование товара вне чека (сверить данные в в SET RETAIL (в меню день – чеки)), если продажа отсутствует поставить в известность ОПП
Контроль операций проводится не менее двух раз в неделю, обязательно перед этим необходимо произвести обновление данных, отчет обновить на нужную дату и сохранить, при ошибках отчета обратиться в Naumen
Период данных отчета составляет месяц, по результатам проверки заполнить Журнал событий ККМ и при наличии расхождений сообщить менеджеру ОПП
Проведение Инвентаризации и Ревизии ГК
Плановая Инвентаризация ГК проводится в составе комиссии в день общей плановой инвентаризации согласно графика инвентаризаций сотрудниками отдела Ревизий. Назначается Приказом Руководителя Организации
До Инвентаризации Ревизор знакомит с Приказом УМ и ЗУМ под их подпись. ЗУМ заполняет Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ -15) в электронном виде и распечатывает из ИС Axapta
В ходе Инвентаризации ГК сверяется фактическок количество ДС в ГК и проводится проверка ведения архива и кассовых отчетов ГК и правильность хранения ДС в ГК. Деньги пересчитвает ЗУМ, проверку заполения документации проводит Ревизор привлекая ЗУМ
Проверка проводится в следующем порядке:
1. Кассовый отчет
2. Денежные Средства
3. Результат
4. Оформление документов
По результатам проверки составляется Акт инвентаризации ДС (ИНВ – 15)
Он формируется в в ИС Axapta: Деятельность магазинов – магазины – Запросы – акт инвентаризации (ИНВ – 15). Указывается дата и фактическая сумма ДС в ГК – ОК
Ревизия ГК может быть плановой (финансовым ревизором ГК или менеджером ОПП) и внеплановой