Тема: Планирование и контроль бюджета отдела кадров
Цель занятия: рассмотреть вопросы планирования и планирование и контроль бюджета отдела кадров
Практическое занятие: разработать Положение о кадровой службе организации. Оформить в электронном виде в виде файла, например Иванова_положение_о_кадровой_службе. Отправить личным сообщением ВКонтакте или на электронную почту
Алгоритм составления проекта бюджета
Для разработки бюджета расходов на персонал необходимо:
1. сделать анализ ситуации;
2. составить план работы с кадрами;
3. выбрать варианты и методы планирования;
4. определить статьи расходов на персонал;
5. разработать бланки для сбора и обработки информации о планируемых кадровых расходах;
6. собрать и обработать информацию от руководителей подразделений;
7. разработать общий проект бюджета;
8. после этого необходимо защитить бюджет и утвердить у руководства.
1. Анализ ситуации. Разработку бюджета расходов на персонал следует начать с оценки ситуации в организации, а также с анализа выполнения бюджета за прошлый период – при анализе выявить в первую очередь отклонения от плана и бюджета за прошлый год;
|
|
Изучить: 1) причины возникновения незапланированных расходов, например, связанных со сверхурочными, изменением численности персонала, заработной платы;
2) неиспользованные ресурсы: открытые вакансии, не заполненные более тех месяцев, выплаты, не применяемые на практике, неосуществленные мероприятия.
Провести оценку эффективности действующей кадровой политики организации – следует оценить текучесть персонала; удовлетворенность сотрудников работой; потери рабочего времени (заболеваемость, прогулы, опоздания, простои и т.п.); эффективность действующей системы мотивации; качественный состав персонала, его соответствие целям организации; особенности корпоративной культуры.
Это позволит разработать более грамотный план кадровой работы на следующий год. При этом следует учесть вероятность ошибок.
2. Планирование кадровой работы. Начинается с разработку бюджета расходов на персонал с анализа ситуации в организации. Основой бюджета расходов на персонал является план работы с персоналом на предстоящий год. Данный план соответствует стратегическим целям организации. Необходимо уточнить у руководства организации планы на ближайший год, как по организации в целом, так и по отдельным подразделениям и филиалам.
После этого составить подробный перечень мероприятий по каждому направлению работы с персоналом: найм, адаптация, обучение, оценка, увольнение и пр. и определите суммы затрат.
|
|
Например, на будущий год организация планирует выход из одного рыночного сегмента. В связи с этим предполагается сокращение штата, соответственно будут расходы на выплату выходных пособий, компенсаций. Если же, напротив, руководство планирует открыть филиал, то потребуются новые сотрудники, следовательно, возрастут расходы на подбор, обучение и оплату труда. Данные расходы «вытекают» из стратегических целей организации. В первом и во втором случаях суммы предполагаемых затрат необходимо зафиксировать в бюджете на следующий год.
Если к моменту формирования бюджета планы организации еще не определены или они недостаточно конкретны – разработать инвестиционный бюджет.
Варианты и методы планирования
После того как был сделан анализ ситуации и составлен план кадровой работы, выберите с учетом специфики деятельности и структуры организации метод и вариант планирования расходов, а также структуру бюджета.
4. Статьи бюджета
По направлениям деятельности статьи бюджета можно классифицировать, следующим образом:
· фонд оплаты труда (ФОТ) -самая большая статья расходов, которая включает заработную плату и разного рода премии. Здесь же, в отдельной подстатье, показывают налоги и страховые взносы, которые платит предприятие с ФОТ;
· социальные программы, льготы, компенсации - в этом разделе отражают расходы на медицинскую страховку, оплату питания, спорт, материальную помощь в различных ситуациях, транспортировку сотрудников до места работы, аренду жилья и т.п. Отдельно планируют расходы на охрану труда: закупка средств защиты, спецодежды, молока и иного дополнительного питания для сотрудников вредного производства. Также в нее могут включаться дополнительные компенсационные выплаты для таких сотрудников. Дополнительные выплаты можно также включить и в фонд оплаты труда, выделив отдельной строкой. Планируют данную статью расходов, исходя из размера выплат за вредность и численности сотрудников на таких должностях;
· расходы, не учитываемые в затратах организации на рабочую силу - к ним относят: доходы работников по акциям и от участия в собственности организации (дивиденды, проценты и т. д.), вознаграждение членам совета директоров акционерного общества, учредителям, освобожденным профсоюзным сотрудникам, не состоящим в списочном составе работников организации, и др.;
· подбор персонала. Расходы на сотрудничество с кадровыми и хэдхантинговыми агентствами, размещение вакансий в печатных СМИ и на специализированных сайтах по поиску работы, участие в ярмарках вакансий, сотрудничество с вузами и т. п.;
· обучение и развитие. Расходы на организацию внутреннего учебного центра, взаимодействие с тренинговыми компаниями и отдельными бизнес-тренерами, коучинг, обучение иностранному языку и работе на компьютере, на участие сотрудников в тренингах и семинарах, на организацию внутреннего обучения. В качестве подстатьи эта часть бюджета включает расходы на подписку (периодические издания), покупку деловой и профессиональной литературы;
· оценка персонала. Расходы на сотрудничество с внешними провайдерами, предлагающие услуги экспертов по оценке, на покупку специального программного обеспечения для оценки сотрудников, например, методом 360 градусов, приобретение специального оборудования, например, детектора лжи, на создание собственного ассессмент-центра и пр.;
· развитие корпоративной культуры, корпоративные мероприятия. Расходы на организацию и проведение культурно-массовых мероприятий и PR компаний, например, корпоративных праздников: затраты на аренду помещений, еду и напитки, выступления артистов, выплаты специализированным агентствам и т.п.;
|
|
· ведение кадрового делопроизводства. Затраты на приобретение трудовых книжек и вкладышей к ним, оформление документов иностранных граждан, расходные материалы (катриджи, бумага и т.п.);
· обеспечение деятельности службы персонала. Расходы на подписку на специализированные журналы, приобретение книг, специального программного обеспечения;
· подарки. Расходы на подарки к Новому году, Международному женскому дня, Дню защитника отечества, дням рождения сотрудников, дню рождения организации и т. п.
· командировочные расходы. Расходы на командировку сотрудников службы персонала в территориально удаленные подразделения, либо к клиентам, партнерам, дилерам в других городах (регионах). Данные расходы могут составлять отдельную статью бюджета расходов на персонал или статью в бюджете на функционирование каждого конкретного подразделения.
Также в настоящее время в условиях жесткой конкуренции между организациями на рынке труда возникают новые направления работы с персоналом, требующие выделения отдельных статей бюджета. Среди таких направлений можно выделить:
- исследования в области управления человеческими ресурсами;
- работа по повышению лояльности, приверженности и доверия сотрудников по отношению к организации (внутренний PR);
- создание привлекательного имиджа работодателя на рынке труда (HR-брендинг) и др.
Статьи бюджета по данным направлениям, можно как выделить отдельно, так и вписать в более общие статьи. Например, затраты на исследования в области управления человеческими ресурсами можно внести в статью бюджета на обучение персонала, затраты на работы по повышению лояльности – в статью затрат на развитие корпоративной культуры и культурно- бытовое обслуживание.
Бланки планирования
После того как были определены структура бюджета и статьи расходов на персонал, можно разработь бланки сводных таблиц, которые позволят собрать необходимую информацию со всех подразделений по каждой статье расходов.
В зависимости от варианта планирования данную информацию предоставляют:
|
|
сотрудники службы персонала, ответственные за различные направления работы с персоналом (после сбора данных от руководителей подразделений);
1) руководители подразделений, филиалов;
2) ответственные за работу с кадрами в подразделениях.
В любом случае все суммы по каждому подразделению должны быть согласованы с руководителями подразделений и проверены ответственным за составление бюджета. Формы сводных таблиц можно разработать самостоятельно и учесть в них особенности бюджетирования организации и отдельных подразделений, либо воспользоваться универсальными, например:
бюджет расходов на подбор персонала;
бюджет расходов на увольнения и перемещения сотрудников;
бюджет расходов на обучение и развитие сотрудников;
бюджет расходов на социальные программы;
бюджет расходов на корпоративные мероприятия.
Сбор информации
После того как будут разработаны бланки планирования, их рассылают руководителям подразделений или иным лицам, ответственным за работу с персоналом. Как правило, на сбор информации по подразделениям уходит от 7 до 10 дней.
Оформление бюджета
После сбора и обработки полученной со всех подразделений по всем статьям бюджета информации суммы сводят в единый документ.
Можно оформить бюджет в произвольной форме. Бюджет – документ, который, как правило, всегда состоит из нескольких страниц. Поэтому, чтобы проще его было защищать перед руководством, рекомендуется: на первой странице отобразить сжатую информацию из наименований статей и общих сумм расходов по ним; далее на других страницах расшифровать каждую из статей с пояснениями, к которым члены бюджетного комитета смогут обратиться в случае необходимости.
8. Проверка и защита бюджета
После того, как проект бюджета расходов на персонал разработан, его необходимо проверить. Далее бюджет необходимо подписать у руководителя службы персонала и согласовать с лицом, ответственным за бюджетирование средств организации. Как правило, в этой роли выступает руководитель финансово-экономической службы. После получения визы финансиста утвердите бюджет у руководителя организации, либо у другого уполномоченного лица: финансового директора, заместителя руководителя и т.п. Процедура защиты бюджета с целью согласования и утверждения имеет свои особенности. Данная схема согласования и утверждения бюджета расходов на персонал едина для всех вариантов разработки бюджета. Единственное отличие может наблюдаться только в объеме обрабатываемой информации и количестве сотрудников, которые включены в процесс. В крупных организациях данные задачи могут решать целые подразделения и директораты.