Проверьте, готова ли ваша компания к переходу на электронный документооборот

Как перейти на электронный документооборот. Универсальная пошаговая инструкция

 

Правительство настаивает, чтобы компании вели кадровые документы в электронном виде. Чиновники уверены, что так будет удобнее всем: и работникам, и работодателям, и проверяющим. Хорошая новость - пока еще вы можете сами решать, оставить все на бумаге, полностью перейти на электронные документы или попробовать поэкспериментировать с отдельными документами. Новость чуть хуже - рано или поздно все равно придется вести документы в электронном виде. В этой статье — подсказки, которые помогут принять правильное решение сейчас и универсальная инструкция, как безболезненно перейти на электронный документооборот и не просадить кадровые процедуры.

Решите, нужно ли вашей компании переходить на электронный документооборот

Чтобы понять, отказываться от документов на бумаге или пока повременить, соотнесите плюсы и минусы электронного документооборота для вашей компании. Плюсов мы насчитали шесть.

Будете тратить меньше времени на подготовку документов. Вам больше не придется делать двойную работу: сначала оформлять документ на компьютере, а затем печатать на бумаге, подписывать у директора и работника. Достаточно оформить электронный документ, и даже вставать со стула не придется. В итоге станете делать свою работу быстрее, а значит, проще будет получить премию за эффективность.

Избавитесь от завалов папок с документами. Электронные документы проще хранить: не нужно закупать папки и файлы, забивать шкафы и сейфы документами, выделять комнату для хранения. Все документы — в электронной программе, к которой у вас есть доступ с компьютера.

Сможете найти нужный документ за минуту. Так как все документы хранятся в электронной базе, и вы, и ваши коллеги сможете быстро найти нужный. Достаточно указать, какой документ и на какого сотрудника вы ищете, чтобы получить его. Поэтому вам не потребуется перебирать пыльные папки, чтобы найти приказ или уведомление, копию которого запросил сотрудник или инспектор ГИТ.

Цель чиновников — перевести кадровый документооборот всех российских компаний в электронный вид с использованием платформы «Работа в России»

 

Не придется бегать за работником, чтобы подписать приказ или уведомление. Когда подготовите документ, сможете сразу направить его на подпись работнику. Тот подпишет его электронной подписью и направит обратно. То есть вам не надо будет обзванивать работников или ходить по кабинетам, чтобы получить подписи.

Не потеряете электронный документ. Электронные документы хранятся в электронной базе. Их невозможно потерять, залить кофе или порвать, как бумажные. Да и работник не сможет ничего сделать с документом в случае конфликта. Например, порвать свое заявление об увольнении.

Сотрудники будут реже запрашивать документы и мучить вас вопросами. Сотрудник в любой момент сможет сам посмотреть документ, который связан с его работой: приказ о приеме или переводе, уведомление об изменении условий труда, ПВТР или положение о защите персональных данных.

Минусы у электронного документооборота тоже есть. Насколько они существенны для вашей компании, решать вам. Во-первых, электронный документооборот подходит не всем компаниям. Например, если у вас до 30 сотрудников и все находятся в одном офисе, то, возможно, проще оформлять все документы и кадровые процедуры на бумаге. Документов будет не так много, и вы сможете спокойно хранить их на полках или в архиве.

Еще один минус: можете потерять доступ к документам, если произойдет сбой. Например, отключат электричество, пропадет доступ в интернет или локальную сеть вашей компании. И это еще полбеды. Документы вообще могут полностью пропасть, и тогда непонятно, как их восстанавливать. Конечно, информация бесследно исчезает редко, но, чтобы ее восстановить, нужно время и обычно деньги.

Работник может в любой момент отказаться вести документы в электронном виде. Пожалуй, сейчас это главный минус. Никто не может обязать работника вести документы в электронном виде, пока это только эксперимент. И даже если работник сначала согласится, то будет вправе передумать в любое время. Тогда получится так, что на одних работников вы будете вести электронные документы, а на других — бумажные. Это не только создаст путаницу, но и усложнит работу отдела кадров. При этом принудить работников изменить решение в пользу компании нельзя.

Вопросы, на которые нужно ответить, прежде чем переходить на электронный документооборот

https://widgetforesite.glavbukh.ru/kdelo/2020-08-e-tk/

Проверьте, готова ли ваша компания к переходу на электронный документооборот

Если преимущества электронного документооборота вас впечатлили, а с минусами вы готовы смириться, дальше вам надо понять, готова ли ваша компания вести документы в электронном виде. Помогут в этом ответы на три вопроса.

Налажен ли доступ в интернет? Чтобы вы могли вести документы в электронном виде, у вас должен нормально работать интернет или внутренняя сеть компании. А также не должно быть перебоев с подачей электричества. Иначе вы не сможете обмениваться документами в электронном виде или вообще рискуете временно потерять доступ к базе документов.

У всех ли сотрудников есть компьютеры? Обмениваться электронными документами будет проблематично с сотрудниками, которые не работают за компьютерами. Обычно это рабочие, уборщики, водители и другие. А еще есть работники, которые попросту на компьютере работать не умеют. Они привыкли видеть все документы на бумаге, и перейти на электронный документооборот им будет непросто. Чтобы решить эту проблему можно провести для них обучение, как создавать и подписывать электронные документы.

Другой выход - определить отделы или группу сотрудников, которые продолжат вести документы на бумаге. Работодатель не обязан вводить электронный документооборот во всей компании целиком. Подробнее об этом читайте в следующем разделе.

Готовы ли вы потратить деньги на ЭЦП и программу для электронного документооборота? Электронная цифровая подпись и разработка или покупка программы для электронного документооборота потребуют денег. Оплачивать эти расходы придется компании. Причем предстоит не только разово закупить ЭЦП на всех сотрудников, которые работают в компании сейчас, но и заказывать такую подпись каждому новичку. Иначе он не сможет подписать ни один ваш электронный документ.

Правда, есть варианты, когда вам не придется ни закупать ЭЦП, ни тратиться на программу для электронного документооборота. Как это сделать, узнаете в следующем разделе статьи.