Работники с отпуском вне графика

График отпусков: общие положения

Как ни странно, актуальность этого вопроса настигает любую компанию, наверное, ближе к октябрю-ноябрю, а иногда непосредственно в декабре, так как мы знаем, что график отпусков на будущий год должен быть утвержден не позднее чем за две недели до года утверждения (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Обратите внимание, что в законодательстве существует упоминание о графике отпусков как непосредственно в Трудовом кодексе, так и в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты). И это, с одной стороны, прекрасный момент. Почему? Потому что есть разработанная форма графика отпусков, и даже в самом приложении (унифицированная форма N Т-7) установлен порядок заполнения данного графика и дано разъяснение, что же это такое.

Итак, график отпусков – это, прежде всего, сводный документ, так как он распространяется на всех работников предприятия, имеющих право на отпуск. Что это значит? Это значит, что на момент формирования отпуска туда включаются те работники, которые имеют право на отпуск и которые состоят в трудовых отношениях с компанией. Соответственно, работники, принятые на работу в конце декабря и начале января, не могут по причине того, что их не было на составлении графика, туда входить, и порядок их интеграции в этот график – это решение самого работодателя. Как это можно сделать? Вы можете сделать дополнительный график отпусков, вы можете дождаться, когда у работников наступит право на получение этого отпуска, и только тогда их включать, либо изначально, исходя из условий, что они не могут сейчас располагать своим отпуском, но получат это право через шесть месяцев, исходя из этого просят их включить по истечении какого-то времени, пожалуйста, сделайте это. Либо в первый год предоставлять отпуск работнику по его требованию и не составлять каких-либо дополнительных графиков и не вносить ничего в уже утвержденный график. Это, обращаю ваше внимание, право работодателя.

Работники с отпуском вне графика

Безусловно, график отпусков предусматривает, что работники должны идти в отпуск именно тогда, когда они этого захотели, но при этом всем понятно, что график отпусков должен быть составлен таким образом, чтобы он не нарушал нормальную хозяйственную деятельность работодателя. Итак, каким образом решаются вопросы, связанные с интересами работников и работодателей? Прежде всего, законом установлено определенное количество работников, которым отпуск положен, исходя из их пожеланий. Давайте обсудим, кто же это.

Ни для кого не секрет, что это несовершеннолетние, и, безусловно, им отпуск полагается в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ). От чего это зависит? Это зависит исключительно от возраста вашего работника. Также отпуск в удобное время положен одному из родителей (опекуну, попечителю) ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ). Обратите внимание, когда в законе стоит вопрос, связанный с тем, что один из родителей получает льготу, это значит, что при формировании графика отпусков и учете его времени необходимо получить информацию о том, что другой родитель этой льготой не пользуется. Следовательно, в ситуации, когда у вас работают два родителя, это абсолютно нормально, вы точно знаете, что муж либо жена не использовали такую льготу. А вот в ситуации, когда другой родитель работает на другом предприятии, это сложно и сопряжено с предоставлением документов с места работы другого супруга.

Следующая категория – это граждане, получившие или перенесшие лучевую болезнь, которым необходимо представить документы, что они имеют такой статус (ч. 4 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»). И для них вы также обязаны предоставлять отпуск в удобное время (п. 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1). Сюда же следует отнести и доноров (ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»). Но обратите внимание, для того чтобы получить льготу в виде отпуска в удобное время, недостаточно один раз сдать кровь. Напрямую в Федеральном законе от 20.07.2012 N 125-ФЗ прописаны те условия, которые необходимо выполнить донору, то есть то количество крови, плазмы, которое необходимо сдать, чтобы получить право планирования отпуска в удобное для него время.

Также сюда следует отнести работников, имеющих трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ). Надо отметить, что такая формулировка статьи вызвала большое количество вопросов от читателей, слушателей в прессе, как рассчитать до 12 лет, когда работник может об этом заявить, все ли дети должны быть дети до 12 лет. В ситуации, когда возникают спорные моменты, наверное, следует просто правильно перечитать статью. Да, речь действительно идет обо всех детях до 12 лет. Закон говорит о том, что такой возраст должен быть на момент планирования отпуска, так как речь идет именно о планировании отпуска в удобное для работника время. А следовательно, высчитывать, будет ли в месяц заявленного отпуска всем детям до 12 лет или нет, работодателю, на мой взгляд, не следует.

Также прошу обратить ваше внимание, что право на преимущественное право планирования отпуска имеют ветераны боевых действий и Герои Советского Союза (пп. 11 п. 1 ст. 16, пп. 4 п. 2 ст. 16, пп. 3 п. 3 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»). Обратите внимание, что всю информацию о своем работнике, то есть о его льготах и гарантиях работодатель может узнать только тогда (и говорить, что он в полной мере реализовал все социальные гарантии работника), когда при приеме на работу либо в процессе работы работник знает, каким образом, куда и как правильно предоставлять документы, связанные с его социальным статусом, либо просто с положенными льготами и гарантиями, если понятие социального статуса кому-то режет слух.

О чем я говорю? О том, что, на мой взгляд, самым рациональным решением будет включение в коллективный договор либо в правила трудового распорядка информации о том, что работодатель готов принимать на себя обязательства, связанные с реализацией социальных прав и гарантий работника после получения документов, подтверждающих наличие таких прав и гарантий непосредственно при приеме на работу либо в процессе работы после их установления и подтверждения установленными формами документов. Я думаю, что такая формулировка в ваших локальных нормативных документах убережет вас от споров, должны ли вы были конкретно взятому работнику те льготы или гарантии, знали ли вы или не знали, и как вы должны были узнать о его социальном статусе.

Итак, дальше обращаю ваше внимание, что есть еще определенное количество категорий работников, чьи желания вы должны учитывать при составлении графика отпусков. И это женщины непосредственно перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ст. 260 ТК РФ), лица, работающие по совместительству. Обратите внимание, им предоставляется отпуск в период отпуска по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Это значит, для того чтобы избежать проблем, необходимо предусмотреть, что лица-совместители должны предоставлять с основного места работы справку, выписку, иной информационный документ, извещающий о датах в графике отпусков. То есть для того, чтобы работодатель мог спокойно включить в график отпусков совместителя и не нарушить его право о предоставлении отпуска в то же время, что и по основному месту работы.

Согласно Федеральному закону от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (п. 11 ст. 11 Закона N 76-ФЗ), супругам военнослужащих положен отпуск в удобное для них время. Это сопряжено с тем, что порядок предоставления отпуска военнослужащим определяется воинскими уставами. При этом хотелось бы отметить, что почти 95%, что вы не получите информации в каком-либо письменном документе о том, когда военнослужащему супругу будет предоставлен отпуск. Поэтому в данной ситуации, наверное, стоит ограничиться письменным заявлением супруги.

Следует отметить, что иные категории работников могут устанавливаться как коллективным договором работодателя (например, это может быть преференция для работников, имеющих большой стаж на предприятии). Кроме того, такие требования могут устанавливаться в соглашениях региональных, в соглашениях межотраслевых, отраслевых. И надо отметить, что бывают ситуации, когда работодатели не знают, что они являются участниками соглашения. Но так как они относятся к отрасли, входят в какие-то определенные организации и не отказались от участия, на них данное соглашение налагает ряд обязанностей. В ситуации, когда работодатель не учел пожелания работника, и это будет доказано, работодателю грозит штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Чтобы избежать административного штрафа, необходимо понимать четко количество категорий граждан, чьи права вы должны учесть безусловно. А также для того, чтобы не нарушить требования закона о необходимости соблюдать график отпусков как работникам, так и работодателям, я бы рекомендовала все-таки учитывать мнение работников о направлении в отпуск и, скажем так, в оставшихся периодах. Например, некоторые работодатели разрабатывают локальные нормативные документы и предусматривают, что, исходя из необходимости нормального функционирования, следует учитывать, что при формировании графика отпусков постоянно в отделе, структурном подразделении должно находиться не менее 45% персонала, 55% персонала и т.д. Здесь все зависит от работодателя и от необходимости регулирования данного вопроса. На мой взгляд, это связано напрямую с численностью.