2020-09-26
97
Организация секретарской службы
Основной задачей секретарской службы является документационное и организованное обеспечение деятельности организации (подразделения) и ее руководства вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности.
Все операции, выполняемые секретарем, разделяются на две группы: документационные и организационные.
В состав документационных операций входят:
1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.
2. Прием и отправка исходящих документов.
3. Прием документов от работников организации:
для передачи на рассмотрение руководству; для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом и т.п.); для копирования и размножения.
4. Передача работникам организации документов:
поступивших от руководства с резолюциями; направляемых в соответствии с имеющимися в организации указателем распределения поступающих документов; поступивших после изготовления, копирования (размножения).
5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.
6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.
7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.
8. Обеспечение сохранности документов.
В состав организационных операций входят:
1. Подготовка рабочего места руководителя.
2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места.
3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников организации.
4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.
5. Подготовка служебных командировок руководства.
6. Подготовка совещаний, заседаний.
7. Подготовка материалов по указанию руководства.
Оценивание –на 5-15 пунктов, на 4-12 пунктов, на 3 -8 пунктов. (любых)
Деловые и личные качества секретаря - референта.
На основе опроса руководителей ведущих российских фирм, специалистами по менеджменту предлагаются основные характеристики идеального секретаря:
| Деловые качества | Основные характеристики |
| Профессиональные навыки | Высокий уровень базового образования, умение работать на компьютере, хорошее знание русского и иностранного языка. |
| Организаторские качества | Умение организовать свою работу и работу офиса, рациональное ведение делопроизводства, умение организовать приемы, презентации, поездки руководителя. |
| Ответственность и надежность | Умение нести ответственность за задачи, возложенные руководителем. |
| Инициативность | Умения принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. |
| Пунктуальность, исполнительность | Своевременное и точное исполнение поручений и документов. Своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях. |
| Преданность фирме, умение хранить конфиденциальные сведения | Чувство сопричастности ко всем делам фирмы. Направленность всей работы на процветание фирмы. Умение проявлять такт и осторожность и не разглашать сведения конфиденциального характера. |
| Личностные качества | Основные характеристики |
| Коммуникабельность | Умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру людьми. |
| Внешний вид | Гармоничное сочетание привлекательности и строгого элегантного стиля в одежде. |
| Доброжелательность | Вежливость и любезность, создание психологического комфорта в офисе. |
| Любознательность | Желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы. |
Оценивание –на 5-все10 пунктов с описаниями, на 4-8 пунктов с описаниями, на 3 -6 пунктов с описаниями.
(любых)
Базовые и дополнительные обязанности секретаря
Базовые обязанности включают в себя:
1. прием посетителей,
2. телефонные переговоры и запись их с последующим докладом руководителю;
3. работу со служебными документами;
4. размножение (ксерография) документов;
5. работу с персональной электронной вычислительной машиной (ПК)
6. контроль исполнение устных решений, принятых руководителем;
7. подготовку совещаний и заседаний,
8. подготовку командировок
9. обеспечение рабочего места руководителя всем необходимым для нормальной деятельности.
Дополнительные обязанности секретаря:
1. подготовка проекта распорядка дня руководителя на следующий день;
2. подбор руководителю необходимых служебных документов;
3. просмотр всех документов, адресованных руководителю и выделение наиболее важных мест;
4. выдача справок в устной форме по служебным документам;
5. определение приоритета при приеме посетителей;
6. ведение списка нужных адресов; телефонов;
7. изучение методов работы с новой оргтехникой.
Оценивание –на 5-16 пунктов, на 4-13 пунктов, на 3 -9 пунктов. (любых)
Права секретаря
1. давать указания от имени руководителя работникам служб и подразделений;
2. выполнять функции посредника; участвовать в управлении деятельности руководителя;
3. самостоятельно решать текущие вопросы, не вызывающие сомнения;
4. составлять распорядительные документы и письма на основе устных указаний руководителя;
5. не принимать служебные документы, оформленные с нарушением требований ГОСТов.
6. замещать руководителя при телефонных переговорах, сберегая его время;
7. устанавливать и поддерживать деловые и дружеские контакты с секретарями руководителей других учреждений.
8. Все секретари несут ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение должностных обязанностей и распоряжений непосредственного руководителя, а также неполное использование своих прав, уклонение от решения вопросов, предусмотренных инструкцией.
Оценивание –на 5-8 пунктов, на 4- 6 пунктов, на 3 -5 пунктов. (любых)
Взаимодействие секретаря и руководителя.
1. Началом совместной работы руководителя и секретаря должна стать вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако, если руководитель не реализует свое право, не будет нарушением субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок.
2. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном для него стиле, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалификации секретаря: умение печатать и т. д. Важно и полезно для совместной будущей работы проинформировать секретаря об основных направлениях деятельности учреждения, о достижениях в отрасли. Значительно облегчит процесс вхождения в работу знакомство со структурой учреждения, канцелярии, а также с сотрудниками.
3. Если этап вводной беседы не состоялся, секретарю придётся самостоятельно попытаться разобраться и в характере своего руководителя, уяснить стиль его работы, привычки, и во всех остальных вопросах, подлежащих выяснению в беседе. В результате страдает дело, усиливается вероятность ошибок и возникают отношения недоверия между руководителем и секретарем.
4. Во взаимоотношениях с руководителем секретарю необходимы: такт; преданность, предусмотрительность и инициатива.
5. Обычно бывает две ситуации:
· Руководитель испытывает способности своего секретаря наилучшим образом и дает ему широкую инициативу:
· Не хочет выявлять способности секретаря. В этом случае секретарь должен ненавязчиво и дипломатично показать руководителю свои деловые качества.
Оценивание –на 5-все 18строк, на 4 – 14строк (без п.2), на 3 -10строк (без п.2 и 3).
Отношения секретаря с непосредственным руководителем
1. Секретарь не должна совершать ошибок в документах, то есть уметь самостоятельно работать. Получая порицание от руководителя надо сохранять самообладание. Если упреки незаслуженны, надо сдержать себя и не оправдываться, а когда руководитель успокоится, подробно раскрыть ему причину неприятного разговора.
2. Руководитель утром подробно обсуждает рабочий план на текущий день:
¨ рассмотрение документов;
¨ детали приема посетителей;
¨ ответы на предполагаемые телефонные звонки.
3. Секретарь должна уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, а также информировать руководителя о том, что произошло в его отсутствие.
4. Секретарь должна понимать, что в случае срочной работы ей нужно остаться после окончания рабочего дня.
5. Руководитель должен постоянно информировать секретаря о своих делах, чтобы она могла максимально помочь ему.
6. Обеим сторонам необходимо чувство юмора.
7. Секретарь должна следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.
8. Секретарь должна обеспечивать руководителя всеми необходимыми принадлежностями для работы, поддерживать порядок в служебном кабинете и приемной. Если руководитель не против - то наводить порядок на его столе.
9. Секретарь должна быть внимательным посредником между руководителем и коллективом.
10. Детально войдя во все тонкости своих служебных обязанностей, секретарь становится незаменимым для руководителя человеком и его уход в отпуск отрицательно сказывается на работе всего управленческого звена. Исходя из этого рекомендуется планировать отпуск руководителя и секретаря на одно и то же время.
