Какие документы нужны от работника для предоставления вычета на детей по НДФЛ

Как предоставить стандартные вычеты на детей работникам

 

Ваши работники, на обеспечении которых есть дети, вправе обратиться к вам как к налоговому агенту за предоставлением соответствующего стандартного вычета. Это позволит ежемесячно уменьшать сумму НДФЛ, которая удерживается из их зарплаты. Наибольшее внимание в этой процедуре уделите тому, чтобы получить от сотрудника корректные документы для вычета и правильно определить его размер. Размер и документы зависят от количества, состояния здоровья детей, статуса сотрудника (родитель, опекун и т.п.) и ряда других обстоятельств. Не забудьте прекратить предоставление вычета, как только доход работника по ставке 13% достиг предельного размера 350 000 руб. в налоговом периоде.

 

Оглавление:

1. Кому предоставляются стандартные вычеты на детей

2. Виды и размеры стандартных вычетов по НДФЛ на детей

3. До какого возраста предоставляется вычет на ребенка

4. Какие документы нужны от работника для предоставления вычета на детей по НДФЛ

5. С какого месяца предоставляется вычет на детей и в каком месяце (году) прекращается

6. Каков предельный размер дохода работника для предоставления вычета на детей по НДФЛ

7. Положен ли вычет на ребенка, если у работника нет дохода

8. Как пересчитать НДФЛ по вычетам на детей, если работник подал документы с опозданием

 

Кому предоставляются стандартные вычеты на детей

Вычет предоставляется всем работникам, на обеспечении которых есть дети, причем не обязательно родные. Получателями вычета могут быть (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ):

· родитель ребенка (как родной, так и приемный);

· супруг или супруга такого родителя;

· усыновитель;

· опекун;

· попечитель.

 

Виды и размеры стандартных вычетов по НДФЛ на детей

Размер вычета на детей работникам зависит от того, какой по счету ребенок, а также от состояния здоровья детей (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Статус отношений с ребенком (родной или приемный родитель, супруг родителя, усыновитель, опекун или попечитель) влияет на размер вычета только для детей-инвалидов.

Вы можете предоставить работнику вычеты в следующем размере:

1) вычет на первого и второго ребенка предоставляется в минимальном размере - 1 400 руб.;

2) вычет на третьего и последующих детей - в повышенном размере - 3 000 руб.

Убедитесь в том, что ребенок является для работника третьим (или последующим). При подсчете нужно исходить из того, что первый - это всегда старший ребенок. Это правило действует даже в том случае, когда вычет на него не положен, например, ему уже больше 18 лет (Письма Минфина России от 17.04.2020 N 03-04-05/30919, от 28.03.2019 N 03-04-05/21495, от 07.03.2019 N 03-04-05/15085, от 11.07.2018 N 03-04-05/48282, от 21.01.2016 N 03-04-05/1999). Определяя количество детей у работника, следует помнить, что смерть ребенка не уменьшает общего количества детей для целей предоставления вычета (Письмо Минфина России от 10.02.2012 N 03-04-05/8-165).

На практике наибольшие трудности при определении количества детей вызывает ситуация, когда дети родились от разных браков. Принципиально важным моментом здесь является факт регистрации брака. Если он зарегистрирован, то все дети обоих супругов становятся общими. Если нет - каждый считает детей по отдельности (Письма Минфина России от 07.11.2018 N 03-04-05/80099, от 15.04.2014 N 03-04-05/17101, от 28.05.2015 N 03-04-05/30910);

 

Пример определения суммы вычетов на детей от разных браков Сидорова Г. имеет общую с Петровым М. дочь Анну 5 лет. От предыдущего брака Петров М. имеет сыновей Игоря 15 лет и Артема 12 лет, на которых выплачивает алименты. Вариант 1. Брак между Сидоровой Г. и Петровым М. зарегистрирован. Учитывая, что муж платит алименты за счет общего с женой имущества, дочь Анна считается третьим ребенком и для Сидоровой Г., и для Петрова М. Сумма ежемесячного вычета на детей, причитающегося каждому из них, составит 5 800 руб. (1 400 руб. + 1 400 руб. + 3 000 руб.). Вариант 2. Брак между Сидоровой Г. и Петровым М. не зарегистрирован. Учитывая, что Петров М. платит алименты на двух детей от предыдущего брака, дочь Анна для него считается третьим ребенком. Для Сидоровой Г. дочь Анна является в данном случае первым ребенком. Таким образом, сумма ежемесячного вычета на детей составит: · для Петрова М. - 5 800 руб. (1 400 руб. + 1 400 руб. + 3 000 руб.); · для Сидоровой Г. - 1 400 руб.

 

3) если у работника ребенок-инвалид, ему положен повышенный вычет:

- для родителя, его (ее) супруги и усыновителя - 12 000 руб.;

- для опекуна, попечителя, приемного родителя и его (ее) супруги - 6 000 руб.

Этот вычет суммируется с вычетом "по количеству детей" (п. 14 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015, Письма Минфина России от 07.11.2019 N 03-04-05/85821, от 20.03.2017 N 03-04-06/15803);

4) двойной вычет НДФЛ на ребенка предоставляется, если работник:

- единственный родитель (усыновитель, опекун, попечитель);

- получает вычет за второго родителя в связи с отказом последнего.

 

 

См. также: · Стандартный вычет работнику на ребенка-инвалида · Стандартный вычет работнику - единственному родителю · Стандартный вычет на детей опекунам · Стандартный вычет на детей в связи с отказом второго родителя

 

До какого возраста предоставляется вычет на ребенка

Вычет в соответствующем размере положен (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ):

· на ребенка в возрасте до 18 лет;

· на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет.

Повышенный вычет "по инвалидности" предоставляется на учащегося очной формы обучения, студента, аспиранта, ординатора или интерна в возрасте до 24 лет, только если он является инвалидом I или II группы.

 

 

См. также: Стандартный вычет на ребенка-студента

 

Какие документы нужны от работника для предоставления вычета на детей по НДФЛ

Основные документы, которые вам нужно получить у работника для предоставления вычета на детей, - это письменное заявление и свидетельства о рождении всех детей, включая тех, вычет на которых не положен, например, из-за достижения 18 лет (п. 3 ст. 218 НК РФ). Свидетельства на взрослых детей понадобятся для правильного определения количества детей, потому что это повлияет на размер вычета.

Заявление составляется в произвольной форме на имя налогового агента.

 

Образец заявления о предоставлении стандартного вычета по НДФЛ на детей

Обратите внимание, что заявление работник может написать один раз. Переписывать его каждый год не нужно, кроме случаев, когда основания для получения вычета изменились или прекратились до окончания налогового периода (например, одинокая мама вышла замуж). Только проверьте, чтобы в заявлении не был указан год, за который предоставляется вычет. Иначе его придется писать снова (Письма Минфина России от 21.07.2020 N 03-04-05/63596, от 31.05.2019 N 03-04-05/39733, от 08.05.2018 N 03-04-05/30997, УФНС России по г. Москве от 26.12.2017 N 20-15/227433@).

Также в зависимости от ситуации вам потребуются дополнительные документы, чтобы подтвердить статус работника и иные значимые для предоставления вычета обстоятельства:

1) если работник - неродной родитель (Письма Минфина России от 07.03.2019 N 03-04-05/15085, от 16.06.2016 N 03-04-05/35117, от 01.02.2016 N 03-04-05/4309, от 06.04.2012 N 03-04-05/8-465):

- для усыновителя - решение суда об усыновлении (удочерении) или свидетельство об усыновлении;

- для опекуна (попечителя) - акт органа опеки и попечительства о назначении опекуна (попечителя);

- для приемного родителя - договор о передаче ребенка (детей) на воспитание в семью, копия удостоверения приемного родителя;

- для супруги (супруга) родителя - свидетельство о браке или копия паспорта с отметкой о регистрации брака;

2) если работник - единственный родитель - документы, подтверждающие статус единственного родителя;

3) если неочевидно, что ребенок находится на иждивении работника (разведенный родитель, неродной ребенок), - документы об уплате алиментов (нотариальное соглашение, исполнительный лист, решение суда и др.), заявление родителя о том, что ребенок находится на совместном иждивении супругов (Письма Минфина России от 10.08.2016 N 03-04-05/46762, 05.09.2012 N 03-04-05/8-1064);

4) если ребенок-инвалид - справка об инвалидности (Письмо Минфина России от 01.02.2016 N 03-04-05/4309);

5) если ребенку-студенту от 18 до 24 лет - документы об обучении;

6) если сотрудник устроился на работу не с начала года - справку о доходах за текущий год с прежнего места работы (п. 3 ст. 218 НК РФ);

7) если работник претендует на двойной вычет в связи с отказом второго родителя - заявление второго родителя об отказе от получения вычета и справку о доходах с его места работы, которую следует представлять ежемесячно (Письмо Минфина России от 22.06.2016 N 03-04-05/36143).

Если документ подтверждает право на вычет в одном налоговом периоде, то на последующие его действие не распространяется. В этом случае подтвердить им право на вычет в иных налоговых периодах нельзя. Вам нужно получить у работника документ, подтверждающий право на вычет, в соответствующем налоговом периоде (Письма Минфина России от 21.07.2020 N 03-04-05/63596, от 08.05.2018 N 03-04-05/30997).

Заявления о предоставлении вычета на детей, а также справка о доходах и справки из организаций, осуществляющих образовательную деятельность, должны быть оригинальными. С остальных документов можно сделать копии и заверить их подписью должностного лица и печатью (при ее наличии) организации.