Парадоксы планирования

Обычно рабочий процесс представляется в виде реализации конкретной задачи, с учетом виденья и знания ресурсов, необходимых для ее реализации. Но растущее количество вводных заставляет нервничать, выходя за комфортные для мозга 7(±2) области внимания и происходит потеря контроль происходящего. Мозг, боясь не успеть, вынужденно ускоряет процесс. Работа на предельных скоростях снижает концентрацию внимания и качество реализуемых решений, а следовательно, проблем становится больше, качество рабочего взаимодействия внутри команды ухудшается. Круг замыкается.

Рисунок 1 - Замкнутый круг проблем

Решить все задачи одновременно невозможно, поскольку количество новых вводных (новых обстоятельств и возникших в связи с ними задач) будет только расти.

Критически важно в работе над проектом расставлять приоритеты и заниматься только приоритетными делами на данный момент времени.

Пожиратели времени

Для использования времени, отведенного для решения поставленных задач, более эффективно, необходимо детально разобрать технический процесс и определить факторы, оказывающие влияние на его нерациональное использование.

Поэтому, необходимо контролировать рациональность использования отведенного времени с помощью хронометража, исключая и фиксируя в процессе работы над задачей сторонние отвлекающие факторы, не оказывающие качественного влияния на реализуемую задачу.

Собрав информацию, можно получить список того, что подрывает деятельность и не позволяет эффективно использовать отведенное время. Рассмотрим несколько основных виновников снижения производительности в ходе выполнения задач.

• Неясные цели (когда задача не расписана и не имеет четкого определения).
• Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы производится не оптимальными способами для задачи).
• Нет приоритетов задач (когда происходит потеря в задачах).
• Неумение говорить обоснованное «Нет» несоответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими).
• Большое количество заданий, требующих высокой концентрации (когда нет понимания, на чем концентрироваться).
• Не видны перспективы выполняемых задач (когда не знаете конечных целей выполнения задачи).
• Отсутствие собственной мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей).
• Недостаточная координация с другими членами команды («пожарные команды»: когда все вокруг пытаются потушить возникший пожар – задачи, которые нужно было решить ранее, в том числе с вашим привлечением).
• Недостаточное делегирование работы (когда делаете все сами).
• Недостаточно организованное хранение, подбор и передача информации членам команды (когда тратите дополнительное время на поиск необходимой информации).

Ну и, конечно, есть еще три важных личных фактора, зависящих от каждого члена команды.

• Личная неорганизованность и недостаточная самодисциплина.
• Тлеющие конфликты внутри команды.
• Стремление собрать всю информацию до принятия решения – перфекционизм излишен, он только замедляет выполнение задачи.

С учетом полученных и собранных знаний, а также критической оценки проекта необходимо выстроить приоритеты в реализации вновь поставленных задач.

Контрольные вопросы

1. Что предполагает критический анализ проекта?

2. Что такое система Kanban?

3. Что такое ТРИЗ?

4. Суть использования системы Kanban в проектной деятельности?

5. Суть метода решения поставленных задач на основе мозгового штурма?

6. С какой целью осуществляется делегирование задач членам команды?

7. Что такое пожиратели времени?

8. Количество факторов, на которых человек способен одновременно удерживать внимание?

Лабораторная работа № 9