Функциональный деловой стиль как разновидность общелитературного языка

Введение

 

Во все времена деловое общение было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством взаимодействия в его рамках и мощным рычагом воздействия одних его субъектов на других. Именно правильно проведенные деловые переговоры, грамотно оформленное соглашение или умелое обоснование того или иного предложения в конечном итоге определяют успешность предпринимательской деятельности. Документовед, не знакомый с основами делового общения не может считать себя полноценным специалистом.

Актуальность курсовой работы обусловлена тем, что деловой дискурс занимает важное место в современных типах общения. Теория делового дискурса является одним из активно развивающихся направлений лингвистики. Вместе с тем многие характеристики этого типа дискурса остаются недостаточно изученными.

Цель исследования: рассмотреть современное деловое письмо.

Задачи исследования:

1.проанализировать литературу делового письма;

2.обобщить имеющийся опыт использования делового письма;

3.рассмотреть правила оформления делового письма, виды делового письма;

Объект исследования: особенности стиля делового письма.

Предмет исследования: исследование основных принципов делового стиля речи на примерах исследования деловых бумаг.

Гипотеза: письмо может быть отнесено к разряду деловых, при условии, если оно соответствует следующим особенностям делового письма:

1) присутствует подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;

2) также адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;

3) устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;

4) тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;

5) лексическое и композиционное единообразие содержания письма;

6) исключительно нейтральный тон изложения;

7) точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма;

8) лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.

В качестве методологической основы исследования используются работы ведущих лингвистов таких как Гальперин И. Р., Вольская И. С., Дорошенко В. Ю.

Элементом новизны данного исследования является теоретическое обоснование и анализ деловых писем на иностранном языке.

Теоретическая значимость курсовой работы заключается в проведении анализа литературы по данной теме и систематизации полученных данных.

В данной работе рассматривается особенности стиля делового письма его функции и синтаксические особенности.

Практическая ценность данного исследования заключается в следующем:

1) применение накопленного материала на практике;

2)  знакомство со стилем делового письма;

Во введении дается обоснование актуальности работы, определяются цели, задачи, объекты и предмет исследования, а также выдвигается гипотеза.

Структура работы курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

 

Глава 1. Общая характеристика делового письма

 

Функциональный деловой стиль как разновидность общелитературного языка

Деловая коммуникация - процесс обмена информацией, осуществляемый в связи с решением административных, финансово-экономических, правовых вопросов с использованием устных и письменных форм речи. Но представленное определение нельзя рассматривать как исчерпывающую дефиницию. Если процессуальная сторона, связанная с движением информации в определении этого явления не вызывает сомнения, то объем экстралингвистических сфер, в рамках которых функционирует информация, относимая к деловой, вряд ли может быть однозначно и исчерпывающе представлен. Выделение правовой, административно - хозяйственной и финансово - экономических сфер является своеобразной конденсацией, («сгущением» - в терминах нечетких лингвистических множеств), при которой, с одной стороны - за пределами анализа могут оказаться некоторые сферы деятельности, в рамках которых осуществляется деловая коммуникация; в то же время не все стороны коммуникации в условиях отмеченных сфер неминуемо предполагают тот тип обмена информации, который обязательно должен быть отнесен к деловой коммуникации (например, беседа адвоката с клиентом при подготовки к ведению дела). Использование устной и письменной форм речи в деловой коммуникации тоже требует оговорки, поскольку устный или письменный текст является в ряде случаев информационной основой для порождения коммуникативных единиц в машиночитаемых, табличных вторично-кодовых формах. Подобные явления отмечаются все чаще, в особенности - в области финансово-экономической коммуникации (компьютерные межбанковские сети, биржевая информация и пр.).

В восприятии понятия управленческой коммуникации доминантными являются референции, связанные с иерархичностью при исполнении управленческих функций, а также с высокой степенью ситуативной обусловленности содержания коммуникативного воздействия. Кроме того, сопоставление понятийной наполненности терминов деловая коммуникация и управленческая коммуникация дает основание полагать, что приведенные термины при достаточно редкой контекстуальной синонимичности все-таки принципиально различаются: видовое понятие управленческой коммуникации относительно родового понятия деловой коммуникации проявляется в выделении жанровой группы управленческих документов среди общей совокупности деловых документов.

Документная или документальная коммуникация - термины, обозначающие процессы коммуникации с использованием письменной формы речи, письменных текстов, имеющих формальный статус документа, официальной бумаги. Доминантой этих терминов является целостности официальность письменно оформленного текста как основного носителя информации в коммуникативном процессе.

Термины официальная коммуникация и официально-деловая коммуникация в подавляющем большинстве случаев могут рассматриваться как синонимы. Их применение связано с необходимостью отметить статусно-ритуальную сторону коммуникации. Сопоставляя понятийную наполненность этих терминов и термина деловая коммуникация, можно говорить об отношениях типа часть - целое.

Деловое письмо - это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это - информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

Общеизвестно, что речь - форма общения на основе определённых правил посредством языковых конструкций. Современная речь появилась не одномоментно, она формировалась в течение огромного отрезка времени и продолжает формироваться сейчас.

В современном мире речь играет огромную роль в жизнедеятельности любого человека. Посредством речи мы познаем окружающий мир, передаем свои знания и опыт друг другу, аккумулируем их для передачи будущим поколениям.

Одним из самых массовых видов общения в мире является деловое общение, при котором люди обмениваются деловой информацией и опытом работы. Как правило, целью делового общения является достижение конкретного результата, решение определенной задачи.

Деловое общение можно условно разделить на прямое (т.е. непосредственный контакт) и косвенное (в процессе общения присутствует некая пространственно-временная дистанция; примером такого общения могут служить письма, телефонные разговоры, деловые записки и т.д.). Прямое общение – это разновидность устного формы общения, тогда как косвенное общение представляет собой разновидность письменного общения.

Прямое общение, несомненно, более результативно, благодаря возможности эмоционального воздействия и внушения, косвенное же не может обладать подобным сильным результатом, в нем действуют определенные социально-психологические механизмы. Прямое общение происходит обычно в виде беседы, переговоров, совещания, посещения, публичных выступлений. Такое общение может быть как диалогическим, так и монологическим. Косвенное общение, как правило, включает в себя внешнюю деловую переписку и внутреннюю или служебную деловую переписку.

Самой важной отличительной особенностью делового общения от неформального является тот факт, что в процессе делового общения поставлены определенные задачи и некие цели, которые требуют соответствующего разрешения. Именно это обстоятельство не позволяет прекратить деловое общение (например, процесс переговоров) в любой момент, по крайней мере, этого невозможно сделать без потерь в получении информации для обеих сторон. Тогда как в обычном дружеском общении практически никогда нет цели достичь определенных результатов, поэтому такое общение можно прекратить (по желанию обеих сторон) в любой момент. Опасения невозможности восстановления процесса общения заново минимальны.

Отличительной особенностью делового письма является официально-деловой стиль изложения его содержания. Специфическими чертами данного стиля являются:

9) подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;

10) адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;

11) устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;

12) тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;

13) лексическое и композиционное единообразие содержания письма;

14) исключительно нейтральный тон изложения;

15) точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма;

16) лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.

Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки. Письмо должно быть исполнено уважения к адресату: это и должная предупредительность по отношению к партнеру, и такт в общении с ним, и подчеркнутое понимание его интересов и проблем.

Исходя из специфики стиля при подготовке содержания письма рекомендуется:

1) излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных «а также», отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;

2) применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;

3) употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить архаизмы[1], отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Cледует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п.;

4) излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить...»;

5) не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

6) не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

7) в том случае, если вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации отказа - нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. Следует проявлять известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по ещё менее существенным проблемам.

Таким образом, деловое письмо выполняет много важных функций. Самая главная функция письма - информация. Деловое общение является одним из самых массовых видов общения в мире, целью делового общения является достижение конкретного результата. Этим и отличается деловое общение от неформального.