Текущее время 1 час 5 мин

Пример.

Можно сказать: "Чтобы повысить доходы компании", но только этим все вокруг и заняты. Мо-жно также сказать: "Чтобы продать больше програм­много обеспечения", - и это уже будет точнее, но для чего же тогда це­лая команда продавцов? Совершенно верно, "чтобы преодолеть сомнения и опа-сения относительно принципиально новых программ у потенциаль­ных покупателей". Какие сомнения и опасения? Что они не сработают? Что они слишком дороги? Что люди не станут ими пользоваться?

Постарайтесь сформулировать свою цель как можно яснее,      

 

 

Чем больше подобных вопросов вы зададите себе на этом этапе, тем более явной станет для вас цель презентации в целом. Вашу конечную цель, наверное, можно сформулировать одним предложением: "Убедить большее число служащих отделов маркетинга и сбыта, использующих стандартные текстовые редакторы, что поворот к нашим, более дорогим, но более многосторонним и простым для пользователя программам сто­ит этих дополнительных денег", а также убедиться, что каждый человек из вашей команды понимает это.

Эта цель должна стать критерием, по которому вы и будете проверять все, что заслуживает или не заслуживает включения в вашу презента­цию.

 

2) Определитесь с аудиторией

Если предыдущий раздел ставит вопрос: "Что мы стремимся сооб­щить?", то данный раздел дает ответ на вопрос: "Кому мы стремимся это сооб­щить?" Для этого необходимо определить и понять вашу аудиторию.

Целесообразно побеседовать с кем-нибудь из тех, кто будет входить в число слушателей, или с людьми, имеющими такую же профессию, чтобы выяснить у них степень интереса, информи-рованности, понимания, опыта, сопротивления и предрассудков, с которыми можно столкнуться.

 

Пример.

В нашем примере стоит побеседовать, например, с менеджерами по торговле, рекламными агентами, слу­жащими отдела маркетинга.

ИЗНАНКА МЫШЛЕНИЯ АУДИТОРИИ

• Что они думают относительно этого предмета?

• Как много они уже знают о компьютерах?

• Каков уровень интереса к технике и технических знаний слушате­лей?

• Часто ли они пользовались компьютерами в прошлом?

• Насколько они осведомлены о новинках в компьютерном обеспе­чении?

• На самом ли деле они сомневаются в целесообразности повыше­ния уровня своего компьютерного обеспечения или просто делают выбор между нами и нашими конкурентами?

 

В конечном итоге, необходимо сформулировать ключевую фразу, которую, по вашему замыслу, должны запомнить слушатели, когда презентация закончится. Например: "За­втра утром я должен заказать один экземпляр" или просто: "Возможно, эти вещи в конце концов могут помочь нам - я должен провести сове­щание, чтобы как следует обдумать все это."

Несмотря на то, что эти два подготовительных этапа могут казаться очевидными, в большин­стве случаев им не уделяют должного внимания.

 

3) Определение логической последовательности

Теперь необходимо выстроить логику презентации. Для этого необходимо:

1) Определить все составляющие, которые необходимо включить, уточняя каждый пункт. Например, не просто "ряд программ", а "ряд программ, которые доступны в настоящее время, и программы, которые находятся в процессе подготовки".

2) Далее необходимо рассортировать все возможные компоненты в колонки А, В и С: А - то, что должно быть включено, В - то, что желательно вклю­чить, и С - то, что хорошо бы сказать, если для этого будет время.

3) Записать примерную продолжительность каждого пункта и подпункта - это помогает вовремя обеспокоиться из-за пере­насыщенности.

Указав все пункты, которые вы хотите включить, постройте их в ло­гическую последовательность, в которой они наиболее естественно будут следовать друг за другом (см. пример в рамке). Можно также подумать о кандидатурах ведущих, если их будет больше одного, и о продолжительности их выступлений с некоторым запасом времени.

 

Пример.

ОБРАЗЕЦ ЛОГИЧЕСКОЙ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ

1.ВСТУПЛЕНИЕ

а) Компьютеры сейчас получили всеобщее распространение. Ими пользуются люди, не имеющие специальных знаний в области компьютеров, так что будущее за программами, удобными для пользователя.

б) Важную роль в использовании компьютеров играет не только программное обеспечение или класс оборудования, а навыки оператора. Но штат, не имеющий отношения к компьютерам, нуждается в простых системах, чтобы они могли сконцентри­роваться на своих основных функциях (маркетинг или торги).

в) Текстовые редакторы легче изучить, в них труднее сделать ошибку, так что компьютер работает для людей, а не люди для компьютера.

Всего 10 мин

Текущее время 10 мин

 

2. ДИРЕКТОР ПО ПРОДАЖАМ

г) Быстро демонстрирует по пунктам. Во-первых, экономика. Стоимость программы. Дополнительные выгоды — обучение, горячая линия для экстренных ситуаций, необязательные до­полнения.

д) Беседа с компьютером. Компьютер задает вопросы.

Демонстрация базовой программы.

е) Дополнения в общих чертах и дополнительные подходящие программы. Другое программное обеспечение, планируемое на ближайшее будущее.

Всего 20 мин

Текущее время 30 мин

 

3. СТАРШИЙ ПРОГРАММИСТ

ж) Краткое объяснение раздела программы, касающегося на­стольных издательских систем. Что она делает и как это просто.

з) Разработка простых брошюр по торговле и паблисити с по­мощью настольных издательских систем. Демонстрация: настольная издательская система.

Всего 15 мин

Текущее время 45 мин

 

4. ДИРЕКТОР ПО МАРКЕТИНГУ

и) Практическое применение. Выяснение проблем. Усвоение уро­ков. Ловушки. Обобщение имеющихся на сегодняшний день преимуществ. Планы на будущее.

Всего 10 мин

Текущее время 55 мин

 

5. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ

к) Увеличение числа компьютеров и программ, удобных для пользователя. Возможность использовать компьютеры как можно шире.

л) Увеличение объемов сбыта благодаря лучшей мотивации поку­пателя. Сравнительный анализ затрат (прибыли) использования настольной печати. Гибкость — простор для дополнений и прогресса при минимальной стоимости. Заключение.

Всего 10 мин

Текущее время 1 час 5 мин

 

Когда определена логическая последовательность, каждый участник должен получить ее копию. Очень важно, чтобы все участники были хорошо знакомы со всем, имеющим отно­шение к теме, прежде чем они начнут обдумывать, что они хотят ска­зать, - это важно для предотвращения пропусков или совпадений.

 

1.2.2. Структура презентации

Если три первых этапа выполнены должным образом, то мы знаем, что хотим сказать, почему, в каком порядке и кому. Далее следует ре­шить, как все это построить.

 

 

1.2.2.1. Вступление

Практически любая презентация требует какого-нибудь вступления. Ка­кие элементы точно должны в него входить, будет, естественно, зави­сеть от обстоятельств: вы ведь не станете объяснять, кто вы такой, если обращаетесь к работникам своего отдела.

Вступление имеет двойное значение: оно определяет важные моменты, а также помогает выступающему упростить отношения с аудиторией с помощью "нейтрального" материала, который каждый может принять и согласиться с ним.

Полное вступление состоит из пяти элементов (на каждый из них доста­точно и одного предложения).

• Приветственные любезности - просто поблагодарите людей за то, что они нашли время прийти на презентацию, и выразите надежду, что они не пожалеют о том, как его провели.

• Представьтесь - ваше имя и должность, ваш опыт, если это су­щественно (Я работал в области самолетостроения в течение двух лет, хотя, конечно же, не достиг такого высокого уровня, как вы...), а также добавьте некоторые детали о коллегах, которые здесь при­сутствуют.

• Цели - что вы предполагаете объяснить, предложить или продемон­стрировать на этой презентации. Это должно быть обязательно свя­зано с тем, какую присутствующие рассчитывают получить прибыль от того, что им представляется; не говорите "Мы расскажем вам о нашем но­вом GZ 180", а скажите: "Мы покажем вам, как наш GZ 180 может обеспечить вам более быстрое и более экономичное..." Все должно быть представлено с уклоном к их интересам, а не вашим: не "Что я собираюсь вам рассказать", а "То, что, как мне кажется, вы бы хоте­ли узнать".

• Карта маршрута – как долго продлится презентация, будет ли она разбита на части, будет полностью проходить здесь или переместится в другую часть здания, включает ли она видео, будет ли перерыв на кофе?

• Правила движения - в частности, хотите ли вы, чтобы люди преры­вали вас, если у них есть вопросы, ждали конца раздела или остав­ляли все вопросы до конца презентации? Прежде чем начать, объяс­ните им порядок работы.

Первые несколько минут презентации крайне важны для создания благоприятного первого впечатления. Выступающему необ­ходимо, чтобы слушатели его приняли; а если он даст понять, что у него с аудиторией много общего, то его выслушают с гораздо большим интересом.

Этому может способствовать, например, хорошая неназойливая шутка, которая имеет отношение к делу, забав­на и вызывает громкий смех. Однако, неудач­ная шутка может иметь прямо противоположный эффект, от которого потом очень трудно оправиться. Таким образом, шутливое начало может ока­заться довольно опасным с очень маленькой или незнакомой аудиторией.

Но есть и другие способы расположить к себе слушателя, например:

• любое выражение ваших искренних чувств;

• какое-нибудь откровение о себе;

• возражение собственным доводам во время презентации.

Такие приемы срабатывают, потому что они показывают, что вы такой же человек, как и все остальные, и не стремитесь подчеркнуть свое пре­восходство. Это, конечно, применимо не только для начала презентации в целом, но и для начала выступления каждого нового участника.

 

1.2.2.2. Внутренняя структура

Логика презентации строится по схеме, состоящей из трех частей:

1) описание ситуации,

2) демонстрация возможных осложнений,

3) ре­комендации по их преодолению.

Если презентацию проводят несколь­ко человек, то вся презентация в целом должна распадаться на эти три раздела, хотя, несомненно, индивидуальные выступления также стано­вятся яснее, когда построены таким же образом.

 

Описание ситуации

Обрисуйте ситуацию на сегодняшний день: например, опишите организа­цию поставок за рубежом, тенденцию изменения спроса на внутреннем рынке или способ закупки канцелярских принадлежностей. Какова бы ни была цель презентации, очень важно, предоставить всем присутствующим оди­наковую предварительную информацию, а также продемон­стрировать свое знание ситуации и ее подоплеки. Это способствует привлечению всеобщего внимания к главной теме презентации, обеспечивает понимание и завоевание призна­ния аудитории.

Эта часть презентации может состоять буквально из пары предложений или потребовать довольно длительного анализа того, как все пришло к настоящему положению дела. Следует также оценить сложившуюся ситуацию и достичь единодушия в ее оценке. Для этого можно задавать присутствующим различные вопросы о те­перешней ситуации и истории (больше подходит для небольших презен­таций): это поможет вам более точно связать весь дальнейший ход ва­шей презентации с их потребностями. Даже небольшое двустороннее общение на ранних стадиях может стать очень важным показателем того, установлен ли контакт с аудиторией.

2) Демонстрация возможных осложнений

Затем нужно показать необходимость изменений, демонстрируя, почему настоящая ситуация не может продолжаться или почему будет неблагоразумно сохранять ее. Это должны быть или какие-то значитель­ные перемены, или опасность, или беспокойство, или благоприятная возможность, иначе бы вы не проводили презентацию.

 

ДОЛЖНЫ БЫТЬ КАКИЕ-ТО ПРИЧИНЫ,

ПОЧЕМУ ДЕЛА НЕ МОГУТ ДАЛЬШЕ ИДТИ ТАК, КАК ИДУТ СЕЙЧАС

• Спрос меняется                                     • Меняется технология

• Персонал уходит                                   • Задержки удлиняются

• Конкуренты достигают успеха            • Цены растут

• Доходы падают                                      • Зданиям необходим ремонт

 

Если аудитория довольно холодна, необходимо с самого начала заставить ее осознать, что то, что представляется на презентации, важно для них. Люди приходят, приготовившись слушать, а к концу первых десять минут у них должно появиться желание знать о предмете презентации все.

 

3) Рекомендации по преодолению возникших сложностей

Этот раздел формирует основную часть презентации. Он может включать оценку альтернатив, демонстрацию продукции, описание услуг, сопоставление предметов, сравнение цен, представлена доказательств, приведение примеров.

Сами ре­комендации должны быть представлены в виде выбора из альтернатив­ных вариантов, а не просто предложением типа "возьмите это и оставь­те то".

 

1.2.2.3. Подведение итогов

Окончание презентации, как и ее открытие, очень важно, поэтому финал должен быть обдуман заранее и хорошо отрепетирован. В процессе работы над заключением следует возвратиться к первоначальному сообщению. Цель презентации обязательно диктует окончание. Окончание обычно включает:

• краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор клю­чевых видеофактов;

• рекомендации по стратегии поведения;

• предложения относительно ближайших шагов, если рекомендации приняты, с конкретными сроками;

• описание вспомогательной литературы по данной проблеме, которую вы сейчас распространяете (если таковая имеется);

• благодарность за внимание;

• предложение задавать вопросы.