Организация документов и дел архивного фонда РФ

АФ РФ – архивный фонд РФ.

Архивный документ и архив.

Архивный документ - документ состоит из двух сущностей (информация и носитель) ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника.

Термин архив употребляется в разных значениях, слова архив и архивариус проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Начали употребляться в российском законодательстве с первой четверти 18 века.

Термин архив стал употребляться для обозначения изданий в 19 веке.

В современной трактовке архив - это не только хранилище, но и личное собрание документов хранящихся у конкретного человека.

Архивы в зависимости от их функций и подчиненности подразделяются на 2 группы:

Государственный архив – это учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Архивы хранят постоянно, т.е. вечно наиболее ценные архивные документы. Главная задача служение исторической науке.

Ведомственные архивы – это структурные подразделения учреждений или ведомств хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечению срока хранения в ведомстве передается на пистонное хранение в гос.архив.

Все архивные документы страны образуют архивный фонд РФ.

АФ РФ – это совокупность документов отражающих материальную и духовную жизнь ее народов имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.

В состав включены все документы представляющие ценность для общества независимо от формы общества.

Под организацией понимается работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива.

При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности к разным историческим периодам, а так же видам носителей информации. От рациональной организации документов зависит успех поиска документов. В архивоведческой литературе синонима термина «организация» являются термины классификация и систематизация документов.

Классификация – это выработка научных основ организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация – это физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов классификации и систематизации документов. Организация документов и дел АФ РФ осуществляется по 3-ем уровням:

1. Аф РФ в целом

2. В пределах архива

3. В пределах архивного фонда