Порядок выполнения работы

Урок производственного обучения №4, 5

Составление организационных документов торгового предприятия

    Цель занятия: отработка навыков составления организационной документации торгового предприятия

    Виды работ:

– Организация работы по ведению деловых переговоров;

– Отработка навыков написания деловых писем;

– Отработка навыков публичных выступлений;

– Овладение методами закупки товаров

Содержание организационных документов

       Организационные документы предприятия - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

    Внутренние документы предприятия в организационной части включают: положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции и договоры.

    Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы.

    Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам.

    Наиболее распространенный вид положения - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функцию, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации.

    Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

Ø Общие положения.

Ø Цели и задачи.

Ø Функции.

Ø Права и обязанности.

Ø Руководство.

Ø Взаимоотношения с другими подразделениями (служебные связи).

    Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.

         Внутренние документы предприятия могут включать в себя достаточно большое количество инструкций в зависимости от размера компании.

    Штатное расписание - документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.

    Инструкция - это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

    Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

    На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Кроме того, они практически реализуют разделение труда между персоналом.

    Должностная инструкция разрабатывается специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

Ø Общие положения.

Ø Функции.

Ø Должностные обязанности.

Ø Права.

Ø Ответственность.

    Договор - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

 

Порядок выполнения работы

    Задание №1

    Создайте собственное предприятие. 

    Продумайте его название, цели деятельности,  местонахождение,

 организационную структуру (состав и соподчиненность звеньев управления);

    Составьте штатное расписание (документ, который содержит перечень должностей, присущих данному предприятию с указанием количества работников по каждой должности и размер должностного оклада) (см. приложение Г)

    Составьте схему организации торгово-технологического процесса на предприятии;

    Указать потребное количество торгового оборудования.

 

Таблица – Потребное торговое оборудование

Наименование оборудования	Количество, ед.

    Разместите товарные группы на схеме организации торгово-технологического процесса.

 

    Задание №2

         Определите круг должностных обязанностей работников вашего предприятия.

Наименование должности	Обязанности работника

 

    Задание №3

    Составьте деловое письмо-оферту. и письмо-ответ на оферту (реакцию на оферту). Бланки писем, образцы см. Приложения А, Б.

    Методические рекомендации по выполнению задания№3:

    Оферта — предложение о сотрудничестве, которое можно представить в любой форме (устной, письменной) определенному адресату или большому спектру получателей (публичная).

    Как составить оферту?

    Оферта представляет собой деловое письмо с коммерческой тематикой и указанием предложения о партнерстве (сотрудничестве). Принцип составления оферты может быть любым, главное чтобы соблюдалась деловая лексика.

    Оферту можно составить коммерческим предложением и подробно указать:

• виды услуг;
• предлагаемая продукция, товар.

    Так же оферту можно составить по шаблону в виде договора. Если адресат получает договор, то рассмотрев его, может поставить подпись в случае одобрения такого текста. Если же получатель отрицает правильность такого договора, то совершает коррекцию некоторых пунктов и возвращает отправителю.

    Еще можно в краткой форме в письма-оферты предложить партнерство (сотрудничество) с наличием и подписать договор.

    Реакцией на оферту можно считать положительный результат либо отказ от сотрудничества сторон. Помимо этого возможно появление письма-запроса, в котором просят более подробно раскрыть следующие моменты:

• условия сотрудничества;
• прайс-лист цен;
• экземпляры договора для рассмотрения и возможного подписания;

Ø Оферта может составляться как в письменной, так и в устной форме. Существует и публичный вид документа, то есть выставление образцов товара в местах его продажи.

Ø Перед тем как составлять данный документ, необходимо продумать все условия, также можно набросать предварительный договор и уже по нему составить оферту.

Ø При использовании письменного вида она составляется в произвольной форме на фирменном бланке организации. На практике чаще применяется следующий порядок составления оферты: в правом верхнем углу необходимо написать адресата, например, Руководителю ООО «Восток» Иванову Ивану Ивановичу. Далее нужно снизу в центре написать «Оферта». Можно также указать порядковый номер документа.

Ø Затем уже идет основной текст, а именно коммерческое предложение. Текст может быть таким: ООО «Сибирь» предлагает вам заключить договор купли-продажи на следующих условиях…».

Ø После этого пишется очень важная информация, как для вас, так и для вашего покупателя. Именно от условий заключения договора зависит сотрудничество. Сначала необходимо написать наименование продукции. Хорошо будет, если вы укажите номер по ГОСТу, например, брус (ГОСТ 8486-86). Далее следует указать цену товара, а лучше каждой единицы, например, 5000 рублей за 1 м3.

Ø Затем укажите условия поставки, то есть чьим транспортным средством осуществляется вывоз товара. Немаловажной информацией будет и условие оплаты. Некоторые организации могут отстрочить платеж на более долгий срок, а некоторые требуют 100% предоплаты. Также укажите, каким способом осуществляется платеж: безналичным и же наличным.

Ø В оферте также можно указать срок ответа на предложение, например, «Ожидаем вашего ответа до 01 января 2019 г.». Подписывать данный документ должен руководитель организации.

 

    Задание №4

Составьте деловые диалоги на темы:

Ø  «Продажа товаров в магазине»

Ø  «Деловое предложение о поставке (закупке) товара»

Задание № 5

Заполните договор поставки

От ПК химический завод «Луч» 05 ноября 2016 г. № 18 поступило коммерческое предложение торговой сети «Зебра» заключить договор на поставку наборов для детского творчества на 2017 г. В письме торговой сети «Зебра» предлагается в течение 20 дней с момента получения предложения разработать и представить поставщику – ПК химический завод «Луч» – проект договора на поставку наборов для детского творчества. В связи с этим генеральный директор торговой сети «Зебра» поручил в указанный срок менеджеру по закупке товаров И.Н. Игрушкину подготовить проект договора на поставку указанных товаров и после согласования его направить поставщику для подписания.

Приложение А

Оферта. Образец (форма)

(предложение заключить договор)

 

______________________________________________

(должность адресата – кому предназначена оферта)

______________________________________________

  (наименование организации)

«»___________ 20__ г. № ____

 

О заключении договора

 

Предлагаем Вам заключить договор о _____________________________________________________________________

на следующих условиях:

1) __________________________________________________________________;

2) __________________________________________________________________;

3) __________________________________________________________________.

 

Ждем Вашего ответа до “___” _______________ 20 __ г.

 

С уважением,

____________________        ____________________             ____________________

должность адресанта            подпись адресанта                        ФИО адресанта

наименование организации              М.П.

 

Приложение В

 

ДОГОВОР ПОСТАВКИ № __

г._________                                                                                                                            «_____» ___________200_ г.

                              

__________________________, именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице ________________________________________, действующего на основании устава и ______________________________, лице директора ______________________действующего на основании __________, именуемая в дальнейшем «Покупатель», заключили настоящий договор о нижеследующем:

 

ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

Предметом настоящего договора является поставка _____________________________________ и (или) ___________________________________, именуемых в дальнейшем «Товаром» для использования их Покупателем в предпринимательской деятельности.