Организация и проведение внутренних аудитов качества на соответствие стандартам ИСО

Рис. 14.2. Виды аудита качества

Внутренний аудит, или аудит первой стороной, проводится сотрудниками предприятия или от его имени (это первый представитель аудита).

Такой аудит осуществляют сотрудники, не несущие прямой или косвенной ответственности за работу проверяемых подразделений.

Внешний аудит проводится внешними по отношению к предприятию организациями – заказчиком продукции, или, например, органом сертификации (это следующий вид и представитель субъектов аудита). В том случае, когда аудит осуществляется заказчиком продукции, он называется аудитом второй стороны.

Практикуются следующие формыаудита второй стороной:

- полный аудит на соответствие определенному стандарту;

- частичный аудит, касающийся какого-либо аспекта деятельности предприятия;

- вспомогательный аудит, проводимый заказчиком при наличии нескольких претендентов на заключение контракта;

- аудит соблюдения требований контракта.

Внешний аудит, проводимый независимой от предприятия и заказчика организацией, называется аудитом третей стороны (здесь мы видим еще один субъект проведения аудита качества). Данный вид аудита используется при сертификации.

Важной организационной формой, обеспечивающей качество и реализацию принципов концепции TQM в организации, является самооценка. Она более подробно будет рассмотрена далее.

В настоящее время по специальности «Управление качеством» ведется подготовка специалистов более чем в 90 европейских университетах в Бизнес-школах в 28 европейских странах.

В странах Европейского союза существует Единая согласованная система Европейской организации качества для подготовки, регистрации и сертификации специалистов в области качества. Главная цель ЕОК – стремление к эффективному улучшению положения в области и объединению организаций, входящих в нее. Комитет по образованию и подготовке ЕОК, в частности, разработал квалификационные требования к специалистам, работающим в области качества, и соответствующие требования к уровню их подготовки, содержанию экзаменов, проводимых соответствующим органом регистрации / сертификации.

Россия имеет свою достаточно большую историю подготовки и работы аудиторов. Этому посвящены монографии О. В. Ефимова, В.В. Ковалева, А.Д. Шеремета, в которых рассмотрены общие вопросы финансового аудита.

Аудит является частью контроля деятельности всех субъектов экономики, который представляет собой часть любого управления или общего менеджмента. О контроле как функции менеджмента мы уже говорили в предшествующем материале, но в более узком плане. Теперь рассмотрим контроль и его часть – аудит как взаимосвязанные элементы, которые соотносятся как часть и целое.

Известно контроль проникает во все сферы правоотношений и затрагивает интересы миллионов людей.

Контроль (контроллинг) включает в себя:

- текущий сбор информации;

- обработку информации;

- проверку отклонений в фактических показателей деятельности фирмы, предприятия, организации, от принятых нормативных или плановых.

Контроль и его часть – аудит являются элементом управления. Новый вид контроля, аудиторский возник в России в конце 80-х годов прошлого века.

Все услуги аудиторских организаций платные. Как правило, отношения аудитора и клиента оформляются договорами с оплатой услуг по договорным ценам. Результат аудиторской проверки оформляется в виде заключения.

Выделяют два вида аудита: внешний и внутрифирменный (внутренний).

Внутрифирменный аудит осуществляется внутри фирм аудиторской службой, функционирующей как на уровне центрального руководства фирмы, так и на уровне филиалов, дочерних компаний и т.п.

Внешний аудит выполняют специальные аудиторские фирмы по договору с государственными органами.

В развитых странах независимое аудиторство является ведущей формой контроля, в том числе контроля качества. Есть даже международные аудиторские фирмы. Так, международная ассоциация фирм дипломированных общественных бухгалтеров объединяет более 4,2 тыс. Аудиторских фирм функционирующих в 147 странах. При ООН создана Международная организация высших органов государственного контроля, как части контроля качества. Ранее в предыдущем материале речь уже шла о международных, национальных, региональных органах по контролю за качеством непосредственно.

Общая схема последовательности любой ревизии лежит в основе организации и проведения аудита качества.

Подготовка аудита включает, в связи с этим:

1. Выработка годовых и других перспективных планов аудита качества.

2. Выбор аудиторов и определение порядка работы с ними (договор, оплата, сроки, согласование непосредственных проверок, проведение собеседований и т.п.)

3. Непосредственное планирование аудита.

4. Документальное ознакомление с деятельностью контролируемого объекта (выработка контрольного перечня объектов и согласование нормативных параметров по ним и т.д.)

5. Составление программы проведения аудита.

6. Изучение законодательных нормативных актов, документов, согласование и подготовка средств измерения, их доставка и т.д..

7. Проведение аудита, которое включает:

- проведение организационных работ на месте аудита;

- организацию, систематизацию и подготовку материалов по аудиту;

- документальную, техническую и др. Фактические проверки.

В свою очередь систематизация и подготовка материалов аудита включает в себя:

- систематизацию материалов аудита;

- составление промежуточных актов аудита;

- составление разовых актов;

- составление приложений к актам;

- составление сводного акта аудита управления качеством.

8. Реализация материалов аудита, которая включает:

- мероприятия по устранению выявленных недостатков и нарушений (устранение недостатков в ходе аудита; издание приказов, указаний в сфере улучшения качества; обсуждение материалов аудита в коллективе проверяемого аудиторами предприятия, организации, в вышестоящих инстанциях и т.п. вплоть до передачи материалов аудита следственным и судебным органам;

- контроль над устранением недостатков и нарушений (получение информации об устранении нарушений; выезд аудиторов на место контроля; проверка устранения нарушений при проведении следующей аудиторской проверки).

Рассмотрим содержание и форму плана проведения внутреннего аудита (самооценки) систем менеджмента (СМК).

Эта форма включает: название, кто утверждает, таблицу СМК с наименованиями следующих колонок:

1.Период: год, месяцы.

2. Процессы СМК.

3. Проверяемые элементы ГОСТ Р, ИСО 9001 – 2001.

4. Поверяемые подразделения предприятия.

5. Руководитель проверок.

6. № Отчета

Следующим планирующим документом является форма рабочей программы проведения внутреннего аудита (самооценки) систем менеджмента качества (СМК). Ее содержание:

1. Название и кто утверждает.

2. Название подразделения, службы, отдела и т.д.

3. Цель и область проверки.

4. Сроки проведения проверки.

5. Состав группы аудиторов.

6. Данные о главном аудиторе (ФИО).

7. Данные о других аудиторах (ФИО).

8. Объекты проверки.

9. Требования конфиденциальности.

10. Подпись главного аудитора.

11. Таблица с колонками:

- №№ по порядку.

- процессы.

- проверяемые требования ГОСТ Р ИСО 9001 – 2001;

- проверяемые подразделения;

- дата проверки;

- аудитор.

12. Согласовано: подпись об этом руководителя Группы внутренних аудиторов СМК: подпись, дата.

В подразделение перед проведением внутреннего аудита (самооценки) отсылается форма уведомления о проведении внутреннего аудита (самооценки) СМК со следующим содержанием:

Руководителю …………..

Наименование подразделения, ФИО руководителя

УВЕДОМЛЕНИЕ

О проведении внутреннего аудита системы менеджмента качества

от ««……….. 200 г.

Настоящим уведомлением ставим ВАС в известность о проведении внутреннего аудита системы менеджмента качества в подчиненных ВАМ подразделениях согласно утвержденного Представителем руководства по СМК – Заместителем Генерального директора по качеству и технологиям Плану проведения внутренних аудиторов СМК.

Объектами проверок являются …………

Аудит (проверка) СМК будет выполняться в сроки ………..

Прошу ВАС обеспечить необходимые условия для выполнения проверки выделить ответственных лиц подразделения для сопровождения проверяющих

Представитель руководства …………………

по СМК подпись

Руководитель группы

внутренних аудиторов СМК …подпись…………

После проведения аудита готовится Отчет по аудиту по следующей форме:

Утверждаю

………………

Отчет №

По внутреннему аудиту (самооценке) СМК

Подразделение ……….

1. Цель и область аудита: оценка соответствия СМК Компании требованиям ……….

2. Основание аудита: плановый аудит СМК / внеплановый аудит СМК.

3. Время проведения аудита ………….

4. Состав группы аудиторов:

Главный аудитор ……………ФИО

Аудиторы …………… ФИО

5. Результаты аудита (выявленные замечания).

6. Рекомендации по устранению замечанию.

7. Адреса рассылки отчета: ………………..

Главный аудитор ……….. подпись, дата.

СОГЛАСОВАНО:

Руководитель Группы

Внутренних аудиторов СМК ……………. Подпись, дата.

Результаты внутренней проверки в виде документированного «Обзора состояния менеджмента качества» оцениваются руководством предприятия.

Плановые проверки проводятся по годовому плану, который должен включать:

- проверяемые подразделения / процессы;

- важные элементы системы качества;

- временные интервалы проведения этапов проверки.

Проверки проводятся на основе контрольного перечня вопросов, подлежащих выяснению, ориентировочный состав которого следующий:

- проверяемое подразделение;

- аудиторы;

- сроки / местонахождение;

- плановый / внеплановый;

- цель проверки;

- проверяемые процессы;

- элементы системы качества;

- участники проверки;

-основные моменты проверки;

- цели подразделения / процесса; нормативные / законодательные требования; положительные результаты внедрения системы; необходимые изменения системы качества.

Рассмотрим теперь документальную основу проведения аудита качества на примере аудита систем качества, как наиболее сложного и масштабного аудита.

Семейство стандартов ИСО 9000: 2000 состоит из четырех стандартов:

1. ИСО 9000: 2000 – содержит положения и словарь терминов.