Подсистема управления торговлей и складом предназначена для автоматизации таких функций:
- управление снабжением,
- управление сбытом (оптовая торговля, консигнация розница),
- управление договорами,
- управление складом и запасами,
- управление расчетами с поставщиками и покупателями,
- управление автотранспортом.
Структура подсистемы с указанием основных информационных потоков приведена на рис. 14.3.
Подсистема может рассматриваться как совокупность отдельных модулей, реализующих определенную функцию управления.
Модуль «Управление снабжением» при совместной работе с модулем «Управление маркетингом» подсистемы административного управления реализуют следующие функции:
□ Ведение картотеки предложений потенциальных поставщиков, отслеживание поступающих от других подразделений требований (заявок) на приобретение товара;
□ Составление плана закупок в соответствии с заключенными договорами и долгосрочными контрактами;
□ Регистрация документов, на основании которых производится закупка (счета, договоры, контракты, гарантийные письма);
|
|
□ Оформление доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
□ Автоматизированное оформление всех необходимых операционных документов (приходных накладных, актов приема работ или услуг);
□ Распределение ТМЦ по складам;
□ Контроль состояния договоров и платежных документов на приобретение (оплачено/не оплачено/просрочено);
□ Получение различных отчетов в разрезе отслеживаемой номенклатуры, партий, групп и используемых систем классификации
Рис. 14.3. Подсистема управления торговлей и складом
Модуль «Управление сбытом» реализует следующие функции:
□ Формирование прайс-листов;
□ Выписка счетов с контролем наличия и резервированием товаров в разрезе складов и фирм, управление резервированием;
□ Формирование накладных на отпуск с автоматическим списанием товаров со склада и снятием резерва;
□ Учет возвратов ТМЦ;
□ Формирование платежных требований и приходных кассовых ордеров по расходным накладным;
□ Интеграция с кассовым аппаратом для реализации розничной торговли;
□ Управление консигнацией (накладные, ведомости по реализации и остаткам товаров на консигнации);
□ Формирование отчетов о продажах, прогнозирование объемов закупок и формирование заявок на дефициты
Модуль «Складской учет», тесно связанный с задачами снабжения и сбыта, выполняет такие функции:
□ Формирование приходных и расходных складских ордеров, распределение ТМЦ по материально ответственным лицам;
□ Контроль соответствия накладных и складских ордеров;
|
|
□ Перемещение ТМЦ между складами и магазинами;
□ Отпуск ТМЦ в производство, приходование продукции;
□ Учет партий товаров, контроль сроков хранения партий и сроков действия сертификатов;
□ Динамический пересчет остатков ТМЦ;
□ Списание ТМЦ при продажах по средневзвешенным и реальным ценам;
□ Контроль неликвидов, сверхнормативов;
□ Управление запасами;
□ Дооценка импортных товаров при изменении курсов валют;
□ Формирование отчетов о наличии ТМЦ в разрезе склада, фирмы, партии, группы ТМЦ;
□ Формирование отчетов о движении ТМЦ;
□ Проведение инвентаризации.
Модуль «Расчет с поставщиками и покупателями, управление договорами» предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением и исполнением договоров и контрактов и ориентирован на менеджеров, осуществляющих контроль их исполнения, контролем взаиморасчетов с контрагентами с учетом финансовых и товарных сопроводительных документов.
Управление договорами – сложный многоэтапный процесс, предполагающий участие в нем многих служб и предприятий. В рамках данного модуля предоставляется возможность решать следующие задачи:
□ Заключение договоров, связанных со снабжением и сбытом, учет расчетов по ним;
□ Планирование движения товаров, услуг и платежей по заявкам потребителей с формированием соглашений к договору и календарных планов;
□ Расчет штрафов за нарушение условий отгрузки и оплаты;
□ Организация транспортировки и формирование платежных документов, расчет потребности в единицах подвижного состава и транспортных средствах;
□ Отгрузка товаров на внутренний рынок и на экспорт ж/д и авто транспортом с формированием необходимых сопроводительных документов;
□ Формирование отчетности и проведение окончательных расчетов;
□ Контроль дебиторской и кредиторской задолженностей контрагентов;
□ Формирование реестра исполняемых договоров с учетом товарных и финансовых документов по этим договорам;
□ Автоматическое формирование платежных документов по документу-основанию;
□ Расчет сальдо и составление платежного баланса по контрагенту;
□ Контроль взаиморасчетов;
□ Начисление и учет штрафов (неустоек и пени) по невыполненным обязательствам контрагентов или фирмы.
Модуль «Автотранспорт» предназначен для учета и анализа работы автотранспорта как на предприятиях, обеспечивающих перевозку грузов собственными средствами, так и на автотранспортных предприятиях, оказывающих услуги по перевозке грузов и пассажиров. С помощью данного модуля можно:
□ Ведение картотеки и составление табеля подвижного состава и водителей;
□ Формирование картотеки заказов на внешние и внутренние работы;
□ Выписывание и обработку путевых листов;
□ Расчет расхода горюче-смазочных материалов;
□ Получение информации о состоянии транспортных средств, на основе которой регулирует их ТО и капитальный ремонт;
□ Формирование отчетности по технико-экономическим показателям работы автотранспорта;
□ Передачу данных об оплате водителей в модуль «Зарплата» подсистемы управления бухгалтерским учетом.