Проверка дисбурсментских расходов

Дисбурсментский счет агента

На основании оригиналов всех счетов, полученных от фирм, которые обслуживают судно, агент составляет сводный документ, который называется дисбурсментским счетом.

В отечественном порту при оплате портовых сборов и предоставлении услуг по грузовым роботам, снятию вод и балласта, снабжению пресной водой, составляется дисбурсментский счет порта, к которому впоследствии агент прибавляет расходы по счетам других третьих лиц и формирует дисбурсментский счет агента.

Дисбурсментский счет (ДС) составляется за каждый судозаход. К нему прибавляются так называемые оправдательные документы:

- оригиналы счетов за обслуживание;

- расписки капитана судна;

- таймшиты;

- statement of facts и другие документы, необходимые для проверки счетов.

Структура основной части дисбурсментского счета представлена в табл.8.5.

Таблица 8.5.

Структура дисбурсментского счета

Группы расходов	Debit	Credit
Портовые сборы		Скидки с тарифов
Грузовые работы: погрузка, выгрузка		Скидки со ставок плат
Агентирование		Скидки со ставок агентского вознаграждения
Услуги судну (судовые расходы)		Скидки с арифов или ставок плат
Другие	Диспач	Фрахт, демередж, возвращение ошибочно выплаченных сумм по рекламациям и оплата претензий
Итого

В графе „Debit” показывают расходы судовладельца, в графе „Credit” - поступления в пользу судовладельца.

В линейном судоходстве часть расходов трудно отнести к определенному судозаходу. Поэтому ежемесячно или ежеквартально формируется так называемый генеральный счет или счет на оборудование. В него включают расходы по ремонту, аренде, обслуживанию контейнеров, трейлеров, ролл-трейлеров, рекламе линии.

Для сокращения расходов судовладельца проводится проверка дисбурсментских счетов. Она проводится на нескольких уровнях:

- судна (капитан проверяет и акцептует проформу счета или сам дисбурсментский счет);

- агента (проверяет правильность включения счетов в ДС);

- представителя судовладельца (судовладелец направляет своего представителя в агентскую компанию для проверки деятельности агента и контроля расходов);

- протектинг-агента, это другая агентская компания, которую нанимает судовладелец для проверки деятельности агента и контроля расходов;

- подразделения судоходной компании, которая занимается контролем дисбурсментских расходов (финансово-валютный отдел или отдел финансовых расчетов);

- специальной аудиторской компании, которую нанимает судовладелец для контроля за расходами.

В небольших судоходных компаниях прием дисбурсментских счетов, их проверку и расчеты по ним ведет бухгалтер.

Проверка может быть следующих видов:

- „ формальная проверка” (проверяется наличие оригиналов счетов за каждую из услуг, которые были выполнены обслуживающими компаниями, наличие надлежащих реквизитов и подписей);

- „проверка по существу понесенных расходов” (были ли заказаны и выполнены данные услуги фактически с учетом условий выполнения рейса, варианта распределения оплаты за грузовые работы по чартеру (FIO, FIOST);

- проверка на соответствие тарифам (проверяется, все ли расчеты сборов и плат отвечают действующим на время выполнения услуг тарифам с учетом скидок и льгот);

- проверка на соответствие условиям контрактов и соглашений (стивидорный и тальманский контракты, договор купли-продажи предметов снабжения и др.);

- „арифметическая проверка” (пересчитываются размеры сборов и плат по действующим на время выполнения услуг тарифам с целью поиска случайных или намеренных арифметических ошибок);

- сверка с учетными и оперативными данными по выполнению рейса, которые могут выявить некоторые расхождения, на которые нужно обратить большее внимание.

При большом количестве дисбурсментских счетов, их проверку выполняют на всех уровнях и по всем видам. Особенно трудна проверка стивидорных расходов в иностранных портах.