В процессе проверки необходимо оценить надежность системы внутреннего контроля за сохранностью готовой продукции, для чего следует установить:
• наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);
• размещение запасов по секциям складов, а внутри них — по отдельным группам (в штабелях, стеллажах, на полках и т. п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия;
• исправность весоизмерительного оборудования в местах хранения запасов, наличие необходимых измерительных приборов и мерной тары. Данное условие не является обязательным для организаций всех отраслей материального производства, а только для тех, где готовая продукция в натуральном выражении оценивается в весовых или метрических единицах (а не штуках или комплектах);
• наличие строгого определения круга лиц, ответственных за приемку и отпуск готовой продукции (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранностью вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;
• определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов продукции, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз продукции со складов и иных мест хранения;
• наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции).
При проверке целесообразно применить следующие к онтрольные процедуры:
1- формальная проверка документов: исследуется порядок оформления и качество составления первичных документов по выпуску продукции, проверяют баланс товарной продукции, выявляют исправления в накладных, особенно по количеству и качеству, дате отпуска. (Возможны факты хищений за счёт необоснованного перевода продукции в пониженные сорта.)
2- сопоставление по связанным операциям:
· сопоставляются первичные и накопительные документы о выпуске гп с документами о расходе сырья и материалов, о выработке и начислении з/п рабочим.
· для выявления фактов реализации неучтённой продукции целесообразно сопоставлять накладные, выписанные на гп, с данными о таре.
· сопоставляются накладные с путевыми листами, записями в книге учёта доверенностей;
· сопоставляются накладные, договора и др. документы, связанные с отгрузкой, доставкой и приёмкой изделий для определения фактического количества реализованной продукции.
3- анализ движения готовой продукции
· изучаются случаи неполного оприходования продукции на складах, наличие «красных остатков»,
· проверяются документы на отпуск брака и отходов производства (можно выявить отпуск полноценной продукции под видом некондиционной),
· выявляются случаи возврата продукции из магазинов и от других получателей с целью выявления бестоварных накладных для сокрытия излишков на складе
· проверяются и оцениваются потери от брака, правильность их отражения в учёте, устанавливаются причины брака и виновные лица
· проверяется качество продукции. Следует провести следующие контрольные действия:
1. провести контроль за соблюдением рецептуры производства
2. выявить факты замены сырья и материалов, имелись ли факты поступления рекламаций по качеству, случаи возврата изделий покупателями
3. выборочно проверить претензии и накладные на возврат продукции,
4. по актам переоценки выявить случаи уценки и списания гп на складах в связи с утратой качества из-за длительного хранения,
5. сверить правильность указания цен с данными складских документов
6. провести контрольную проверку качества (экспертную) методом контрольного запуска сырья и материалов в производство, лабораторного анализа