Государственный герб РФ

РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА

Идентификатор электронной копии документа.

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизиты служебного поля документа

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования по мере необходимости.

Отметка включает:

- краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении. При наличии такого документа оформляют ссылку на его дату и номер)

- слова «В дело»

- номер дела, в котором будет храниться исполненный документ.

Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором был исполнен документ.

Например:

В дело 01-02. Запрос направлен

05.01.2003 исх. № 21. И. Иванов

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу ниже отметки об исполнителе (под ней).

Возможные варианты реквизита:

«Отправлен факс от 01.04.2001 № 131»

«Издан приказ от 06.04.2003 № 12 «О создании комиссии».

«Вопрос решен по телефону 16.12.2003» и т.д.

Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки и содержит:

1. порядковый номер документа.

2. дата поступления (при необходимости часы и минуты)

3. сокращенное наименование организации, которая получает документ.

4. регистрационный индекс документа

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Например:

ОГЭУ

Вх. № 72

«20» 12. 20 02 г.

Идентификатором является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка делается, если документ вводится в память ПК. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу.

На внутренних и исходящих документах эта отметка проставляется в момент подготовки документа на ПК. На входящих документах отметку проставляет секретарь, вносящий сведения о документах в ПК.

Отметка проставляется между реквизитами «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и «Отметка о поступлении документа в организацию».

На данный момент ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов ОРД.

Этот состав считают типовым, т.к. набор их при подготовке документов в различных управленческих ситуациях может быть различным.

Каждый реквизит имеет свой постоянный номер по ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Этот реквизит помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Государственный герб РФ представляет собой изображение двуглавого орла.

Положением о Государственном гербе РФ предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов. В соответствии с положением воспроизведением Государственного герба РФ должны применять все органы власти, включая Президента РФ, Правительство РФ, Палаты Федерального Собрания и т.д.

Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 2 см. Реквизит располагается посередине строки. Под ним располагают наименование организации. Допускается размещать изображение герба на одной строке рядом с наименованием организации. При этом герб располагается слева от наименования организации.