Учет расчетов с подотчетными лицами

Таблиця6

Учет дебиторской задолженности бюджетного учреждения.

Бюджетное учреждение в соответствии с действующим законодательством не должно иметь никаких долговых обязательств. Однако в практической деятельности случаются случаи образования дебиторской задолженности. Она возникает в связи с тем, что бюджетное учреждение имеет право перечислять деньги авансом. Все хозяйственные отношения учреждения с поставщиками и другими дебиторами оформляются договорами, формы и порядок заключения которых регулируются Гражданским кодексом Украины, а также должны регистрироваться в Книге учета ассигнований и взятых обязательств.

Дебиторская задолженность - финансовый актив учреждения, которое возникает в результате договорных отношений между двумя юридическими лицами. Дебиторская задолженность бюджетного учреждения разделяется на:

просрочену дебиторскую задолженность что возникает на 30 день по окончании срока обязательного плагежа согласно заключенным договорам, или если дата платежа не определена после выписывания счета на оплату;

дебиторскую задолженность, срок исковой давности которой истек; она учитывается по окончании срока исковой давности;

безнадежную дебиторскую задолженность — это текущая дебиторская задолженность, относительно которой есть неуверенность о невозвращении ее должником или по которой срок исковой давности истек.

Учреждения и организации, которые содержатся за средства бюджета, могут осуществлять предоплату на срок не больший от трех месяцев, одного месяца и до года только при закупке отдельных видов товаров.

Чтобы осуществить платежи из предыдущей оплаты, бюджетные учреждения должны подать к органам ДКУ: платежные поручения; подтверждающие документы (договоры, отчет о результатах проведения процедуры закупки и тому подобное).

Учет дебиторской задолженности в бюджетных учреждениях ведется на счетах:

34 «Краткосрочных векселя получены»,

35 «Учет расчетов с покупателями и заказчиками»,

36 «Расчеты с другими дебиторами».

Бюджетные учреждения имеют право получать краткосрочные векселя для оформления денежного долга за фактически полученные товары, работы и услуги. Порядок осуществления операций с векселями регламентируется Законом Украины «Об обращении векселей в Украине». Счет 34 «Краткосрочных векселя полученные» имеет два субсчета: 341 «Векселя, полученные в национальной валюте», 342 «Векселя, полученного в иностранной валюте».

Таблица 5.5

№ п/п

Содержание хозяйственной операции По ДТ субсчетов 341,342 Векселя получены учреждением в счет ассигнований общей фонду бюджета или другого вида дохода По Кт субсчетов 341,342 Погашение векселем кредиторской задолженности

Дебет 341,342

Кредит 70,71 341,342

Счет 35 «Учет расчетов с покупателями и заказчиками» предназначен для учета расчетов с покупателями и заказчиками за выполненные работы и предоставлены услуги, которые предусматривают авансовые платежи и по условиям на выполнение (предоставление) которых должна осуществляться предыдущая оплата.

Счет 35 применяется только:

в научно-исследовательских учреждениях;

учебных заведениях профессионально-технического образования; производственных (учебных) мастерских и подсобных (учебных) сельских хозяйствах.

Сальдо субсчета 351 «Расчеты с заказчиками за авансами на научно-исследовательские работы» отображает кредиторскую задолженность бюджетного учреждения по полученным авансами и является его обязательством относительно выполнения работ или предоставления услуг заказчику.

Корреспонденция субсчета 351 в табл. 6.

№ п/п

Содержание хозяйственной операции По Дт субсчета 351 Стоимость выполненных работ (на основании актов 634 принятие - передачи выполненных работ), которая подлежит зачислению в счет полученных исполнителем авансов от заказчика Сумы, подлежащие возвращению в случаях излишне полученной суммы аванса По Кт субсчета 351 Сумы полученных авансовых платежей, перечисленных заказчиками в счет выполнения научно-исследовательских работ согл. договорам

Дебет 318.323

Кредит 318,323

Счет 36 «Расчеты с другими дебиторами», предназначенный для учета текущей дебиторской задолженности, имеет такие субсчета:

361 «Расчеты в порядке плановых платежей»;

362 «Расчета с подотчетными лицами»;

363 «Расчета из возмещения причиненных убытков»;

364 «Расчета с другими дебиторами».

Расчеты в порядке плановых платежей в бюджетных учреждениях применяются при наличии постоянных хозяйственных связей с разными учреждениями и организациями.

Расчеты с поставщиками в порядке плановых платежей осуществляются не по каждому отдельному соглашению, связанному с отгрузкой товара или предоставлением услуг, а способом периодического перечисления поставщику средств из текущих или регистрационных счетов через выписывание платежных поручений в сроки и в размерах, заранее обусловленных сторонами. Сумма каждого планового платежа и сроки перечисления устанавливаются сторонами на текущий месяц (квартал) исходя из периодичности платежей и из объемов поставок, закупок или предоставления услуг за договорами или соглашениями или фактической поставки за прошлый месяц.

Для учета расчетов с поставщиками в порядке плановых платежей предусмотрен субсчет 361 «Расчеты в порядке плановых платежей». По Дт этого субсчета записываются суммы перечисленных плановых платежей, по Кт — записывается стоимость полученных материальных ценностей, принятых работ и услуг.

В табл. 7 типичная корреспонденция субсчета 361.

№ п/п

Содержание хозяйственной операции По Дт субрахуику 361 Перечисление сумм поставщикам согласно предъявленным счетам за материальные ценности и предоставлены услуги, за электрическую энергию и коммунальные услуги, за заказ транспорта па доставку материалов и продуктов питания тоаю в порядке плановых платежей По Кт субсчета 361 Оприходование производственных запасов, материалов и продуктов питания, в том числе по операциям из централизованного снабжения учреждением-закупщик (стоимость без НДС): что оплаченные способом предыдущей оплаты счета Сумма НДС из производственных запасов, материалов и продуктов питания, приобретенных за счет средств общего фонда Сумма НДС из производственных запасов, материалов и продуктов питания приобретенных за счет средств специального фонда: если НДС не включен в налоговый кредит если НДС включен в налоговый кредит Оприходование малоценных и быстроизнашиваемых предметов (стоимость без НДС): которые оплаченны по предоплате В то же время проводится вторая запись (сумма без НДС) Сумма НДС из малоценных и быстроизнашиваемых предметов: приобретенных за счет средств общего фонда приобретенных за счет средств специального фонда если НДС не включен в налоговый кредит если НДС включен в налоговый кредит

Дебет 201-218 231-239 801,802 811-813 801,802 811-813 801,802 811-813

Кредит 311,313, 314,316, 318, 319, 321,323, 324, 326 361,675 361,675

Аналитический учет расчетов за субсчетом 361 «Расчеты в порядке плановых платежей» ведется в мемориальном ордере №7 «Накопительная ведомость за расчетами в порядке плановых платежей», в которой для каждого поставщика отводится необходимое количество строк для отображения операций в течение месяца. Записи в ведомость осуществляются за каждым документом (платежное поручение, накладная, счет) по мере осуществления операций, но не позже от следующего дня после поступления документов в бухгалтерию. Учет расчетов с поставщиками в порядке плановых платежей может также вестись на карточках ф. № 292-я или в книгах ф. № 292.

Большинство расчетов бюджетных учреждений осуществляются в безналичной форме, а значительная их часть — наличностью через подотчетные лица.

Подотчетные лица — это работники данного учреждения, которые получили денежные суммы в подотчет для будущих расходов согласно приказу руководителя.

Служебная командировка — это поездка работника за распоряжением руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населен пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Выбытие в служебную командировку — обязанность работника. Отказ без уважительных причин признают дисциплинарным проступком. Женщин, которые имеют детей в возрасте от 3 до 14 годов, можно направить в командировку только из их согласия (ст. 177 КЗПП), а беременных женщин или женщин, которые имеют детей до трех лет, — направлять в командировку запрещено.

Направление работников в командировку осуществляется руководителем учреждения с оформлением приказа, в котором отмечается:

• пункт назначения;

• название предприятия или организации, куда направляются работник;

• срок и цель командировки.

Приказ о направлении работника в командировку является основанием для выдачи ему соответствующего удостоверения.

Удостоверение на командировку — это документ, который выдается работнику на основании приказа (распоряжение) руководителя для выполнения служебного поручения вне постоянного места работы, то есть в командировке.

Сумму аванса на командировку, которая выдается в подотчет, определяют на основании предыдущего расчета. Учреждение, которое отправляет работника, осуществляет регистрацию удостоверений в специальном журнале.

Срок командировки не может превышать:

• в пределах Украины — 30 календарных дней;

• за границу — 60 календарных дней.

Ограничение относительно командировок в бюджетных учреждениях:

1) наличие средств на командировку по коду экономической классификации 1140 «Расходы на командировку»- если их недостаточно, то о командировке можно забыть;

2) в командировку можно отправить лишь работника бюджетного учреждения, который находится с учреждением в трудовых отношениях;

3) командировка должна быть связана с деятельностью бюджетного учреждения (наличие документов, которые подтверждают такую связь);

4) срок командировки не может превышать установленные пределы (по Украине не более чем 30 календарных дней, за рубежом — не более чем 60 календарных дней);

5) не все расходы можно возместить работнику (компенсируют средства, потраченные лишь на п. 1.7 розд. И и п 1.4 розд. II Инструкции о командировке, п. 6 Постановления № 663 только при наличии оригиналов подтверждающих документов);

6) запрещено направлять в командировку и выдавать аванс работнику, который не отчитался за предыдущую командировку (п. 1.8 розд. II Инструкции о командировке);

7) все подтверждающие документы должны быть в оригинале.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном субсчете 362 «Расчеты с подотчетными лицами». По Дт этого субсчета отображаются денежные суммы, которые выданы в подотчет из кассы, а также суммы перерасходов, которые возмещаются подотчетному лицу. По Кт субсчета 362 «Расчета с подотчетными лицами» отображают суммы, какие подтверждены соответствующими отчетами и документами, а также внесенная в кассу наличность в погашение неиспользованных авансов.

Аналитический учет ведется в разрезе физических лиц, которые получили деньги в подотчет. Сальдо на субсчете 362 «Расчета с подотчетными лицами» может быть как дебетовым, так и кредитовым.

Дебетовое сальдо показывает остатки полученных в подотчет авансов, по которым не предоставлено авансовых отчетов. Кредитовое сальдо отображает величину перерасхода по авансовым отчетам сравнительно с суммой, полученной в подотчет. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в мемориальном ордере 8.

Командировочные суточные по Украине составляют 30 грн.

Расчеты по возмещению нанесенных убытков. В практической деятельности бюджетных учреждений случаются случаи, когда в результате проверок, ревизий, инвентаризаций оказываются суммы недостачи, разворовывания материальных ценностей, денежных средств, а также суммы от порчи материальных ценностей, которые должны быть возмещены за средства виновных лиц.

Учет расчетов за отмеченными суммами ведется на субсчете 363 «Расчета за возмещение нанесенных убытков». В дебет этого субсчета на основании оформленных должным образом документов (актов проверки, ревизии, инвентаризационных описаний, сравнительных сведений) записывается сумма нанесенных убытков; по Кт — записываются суммы, которые поступили в кассу или удержанные из заработной платы, стипендий на возмещение нанесенных учреждению убытков.

Размер убытков определяется по балансовой стоимости этих ценностей (с вычетом сноса), но не ниже от 50 % балансовой стоимости на момент установления такого факта с учетом индексов инфляции, которые ежемесячно определяет Госкомстат, соответствующего размера налога на добавленную стоимость и размера акцизного сбора за формулой (Порядок от 22.01.96 №116 с изменениями и дополнениями):

Р=[(Б-А)хІ, _нф + Аб + НДС]х2, где Рз - размер убытков, грн;

Бп — балансовая стоимость на момент установления факта разворовывания, порчи материальных ценностей, грн;

А — амортизационные отчисления (снос), грн;

Ишф — общий индекс инфляции, которая рассчитывается на основании определенных Госкомстатом индексов инфляции;

Азб - размер акцизного сбора, грн;

НДС — размер налога на добавленную стоимость, грн.

Сумма убытков от недостачи иностранной валюты определяется в трехкратном размере в пересчете на денежную единицу Украины по курсу НБУ.

Обнаруженные недостачи относятся на должные лица в сумме, отмеченной в акте проверки или ревизии. В течение пяти дней после установления недостачи и разворовывания материалы должны быть поданны в следственные органы для предъявления гражданского иска. После получения решения суда суммы убытков, отнесенные на материально ответственные лица, должны быть уточнены в соответствии с исполнительным листом судебного органа.

Операции по учету дебиторской задолженности по расчетам возмещения нанесенных убытков отображаются в разных мемориальных ордерах. Аналитический учет ведется на карточках ф. № 292-я (в книге ф. № 292) по каждому виновному лицу. В заглавии карточки указывается задолженность, фамилия, имя, отчество виновного лица, дата возникновения задолженности и сумма убытков.

Расчеты с другими дебиторами. Другие дебиторы — это учреждения, организации, лица, кроме тех из них, расчеты с которыми учитывают на других субсчетах класса 3 «Средства, расчета и других активов».

Для учета расчетов с другими дебиторами предназначен субсчет 364 «Расчета с другими дебиторами». По Дт этого субсчета записывается увеличение дебиторской задолженности, а по Кт — ее погашение. На субсчете 364 «Расчета с другими дебиторами» учитываются расчеты с другими дебиторами учреждения, а именно расчеты за материальные ценности, за выполненные работы и предоставлены услуги, по предъявленным счетам, расчеты по претензиям и долгам, а также расчеты со студентами и учениками учебных заведений за пользование общежитием и постельными вещами. Учет расчетов с дебиторами ведут позиционным способом в мемориальном ордере № 4.