Функции, предлагаемые СЭД своим пользователям, весьма разнообразны. В первом приближении их можно разделить на такие категории:
· хранение и поиск документов;
· поддержка канцелярии;
· маршрутизация и контроль исполнения документов;
· аналитические отчеты;
· информационная безопасность;
· дополнительные (специфические) функции.
Рассмотрим кратко наиболее востребованные функции из перечисленных категорий:
Хранение и поиск документов. Централизованное хранение документов – едва ли не единственная цель перехода на электронный документооборот для маленьких компаний. В связи с этим стоит обратить внимание на поставщика хранилища данных, используемого в той или иной СЭД. Могут использоваться:
· хранилища Lotus Notes/Domino (например, БОСС-Референт, CompanyMedia);
· собственные форматы хранения данных (ЕВФРАТ-Документооборот);
· Microsoft SQL Server в различных редакциях (Дело, DIRECTUM, DocsVision, LanDocs и др.);
· Oracle (Атлас ДОК, ДОК ПРОФ 2.0 и др.);
· одновременная поддержка MS SQL и Oracle (Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, FossDoc и др.);
|
|
· другие СУБД.
Среди функций для поиска документов различают:
· поиск по атрибутам (полям) документов;
· поиск по вложенным в документы файлам (полнотекстовый поиск);
· сложный поиск (с использованием логических операций).
Поддержка канцелярии и делопроизводства. Поддержка работы канцелярии – важный компонент СЭД, ориентированных на работу, как в государственных органах, так и в коммерческих организациях. К основным "канцелярским" функциям можно отнести следующее:
· представление документа в виде электронной карточки – аналога регистрационной карточки документа;
· поддержка ввода документов в систему со сканера;
· ведение номенклатуры дел;
· регистрация документов, в том числе пришедших по электронной почте;
· связывание исходящих писем с входящими;
· поддержка служебных записок;
· работа с обращениями граждан;
· работа с заявками;
· ведение журналов регистрации и учета бумажных оригиналов документов;
· поддержка иерархических справочников.
Маршрутизация и контроль исполнения документов. Функции данной категории востребованы как в крупных, так и мелких организациях и позволяют управлять документопотоками на Вашем предприятии и контролировать исполнение работ по документам. К основным функциям данной категории относятся:
· проектирование маршрутов документов с возможностью последовательно-параллельного их исполнения;
· поддержка различных действий над документами во время маршрута: визирование, согласование, наложение резолюции, подпись и т.п.;
· отправка документов как по типовым, ранее спроектированным, так и по свободным, определяемым пользователем в процессе выполнения задачи, маршрутам;
|
|
· уведомление сотрудников о поступлении к ним на исполнение новых документов;
· уведомление о завершении этапов маршрутов;
· поддержка версионности документов (проектов документов);
· автоматический контроль сроков исполнения документов.
Аналитические отчеты. Как правило, отчеты в СЭД создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты, такие как:
· отчет о текущей занятности сотрудников;
· отчет о выполнении работ по документам (ретроспективный);
· отчет о просроченных поручениях.
Информационная безопасность. Функции данной категории обеспечат информационную безопасность предприятия следующими средствами:
· аутентификация пользователей системы;
· распределение прав доступа для сотрудников-пользователей СЭД;
· поддержка электронной цифровой подписи документов;
· шифрование писем и документов;
· ведение истории и статистики работы с документами;
· аудит работы пользователей в системе.
Дополнительные (специфические) функции. Некоторые разработчики СЭД предлагают ряд специфических функций, присущих только данной конкретной системе. Например, Lotsia PDM Plus интегрирована с САПР-системами и поддерживает работу с конструкторской документацией. Система FossDoc может быть интегрирована с корпоративной почтовой системой FossMail того же разработчика. Интересны также решения, предлагающие интеграцию с популярной ERP-системой 1С:Предприятие. Многие СЭД предоставляют собственные API-интерфейсы для разработки новой функциональности "под заказчика".