Информационные потоки

Список литературы

Вопросы для обсуждения

1. В чем различия объектов исследования при теоретическом и практическом исследованиях?

2. В чем заключается смысл выделения управленческих функций?

3. В чем заключается необходимость распределения полномочий?

4. Каковы достоинства и недостатки «материнских» организационных структур: иерархических, матричных, «дуальных», параллельных?

5. В чем заключены причины разнообразия организационных струк­тур, приведенных в прил. 2–20? Определите основные характеристики указанных организационных структур.

6. Можно ли посредством трех характеристик, таких как устойчивость, управляемость и адаптивность, определить состояние системы управления? Проанализируйте с этих позиций организационные структуры, приведенные в прил. 2–20.

Ансофф И. Стратегическое управление: Сокр. пер. с англ. / Науч. ред. и предисл. Л.И. Евенко. – М.: Экономика, 1989. – 519 с.

Балабан В.А. Основы организации управленческого труда: Учеб. пособие. – Владивосток: ДВГАЭУ, 1996.

Балабан В.А. Полузабытое наследие / Вестник ДВГАЭУ, 1997. №2(4).

Бир С. Мозг фирмы: Пер. с англ. – М.: Радио и связь, 1993. – 416 с.

Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебник. 2-е изд. – М.: Высш. шк., 1996. – 416 с.

Гончаров В.В. Руководство для высшего управленческого персонала: В 2-х томах. – М.: МНИИПУ, 1998. Т. 1. – 816 с.

Дункан Джек У. Основные идеи в менеджменте. Уроки основопо­ложников менеджмента и управленческой практики / Пер. с англ. – М.: Дело, 1996.

Зенина Н.Н. Проблемы управления лесным комплексом Хабаров­ского края // Проблемы экономической политики на российском Даль­нем Востоке: Материалы международной научно-практической конфе­ренции. – Хабаровск: РИОТИП, 2001. – С. 262–266.

Евенко Л.И. Организационные структуры управления промышленными корпорациями США (теория и практика формирования). – М.: Наука, 1983. – 350 с.

Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебник. – Минск: ЗАО Экономпресс, НПЖ ФУА, 1998. – 284 с.

Кнорринг В.И. Искусство управления: Учебник. – М.: Изд-во БЕК, 1997. – 228 с.

Колл Д.Г. Организационные модели и структуры // Современное управление: Энциклопедический справочник. Том 1. – М.: Издатцентр, 1997. С. 1–54, 1–60.

Кунц Г., O’Доннел С. Управление: системный и ситуационный ана­лиз управленческих функций. – М.: Прогресс, 1981. Т. 1. – 493 с.

Лагоша Б.А., Шаркович В.Г., Дегтярева Т.Д. Методы и модели совершенствования организационных структур. – М.: Наука, 1988. – 189 с.

Менеджмент (Современный российский менеджмент): Учебник / Под ред. Ф.М. Русинова и М.Л. Разу. – М.: ФБК-ПРЕСС, 1998. – 504 с.

Повилейко Р.П. Сколько управляющих должно быть? // ЭКО. 1989. № 7. С. 150–159.

Райсс Михаэль. Оптимальная сложность управленческих структур // Менеджмент и маркетинг. 1994. № 5. С. 74–79.

Справочник директора предприятия / Под. ред. М.Г. Лапусты. 5-е изд., измен. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 750 с.

Фатхутдинов Р.А. Производственный менеджмент: Учебник для вузов. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1997. – 447 с.

Chandler A. Strategy and structure, MIT Press, Cambridge (Mass.) 1962.

Dale E. Planning and developing the company organization structure: AMA Research Report Number 20. N.Y., 1952. p. 21.

Evans G.H. The Product Manager’s Job. New York: American Management Association, 1964.

Fayol Henry. General and Industrial Administration. New York: Pitman Publishing Corp., 1949.

Hanan M. Reorganize Your Company around Its Markets. – Harvard Business Review. vol. 52. № 6. p. 63–74 (November-December, 1974).

House R.S., Miner J.B. Emerging Management and Behavioral Theory: The Interaction between Span of Control and Group Size. – Administrative Science Quarterly. vol. 14. № 3. p. 451–464 (September, 1969).

Knight K. Matrix organization: a view // Jornal of Managment Studies, 1976. May. – P. 713.

Mooney J.D. Principles of Organization (New York: Harper & Row, Publishers, Incorporated, 1955). p. 42–44.

Woodward J. Industrial Organization: Theory and Practice. Oxford University, 1965.

6. Исследование
информационного обеспечения
системы управления:
организационный аспект

Служебные бумаги стремятся заполнить все свободные ящики.

Джерри Браун,
губернатор Калифорнии

Никакая автоматизация не по­зволит так быстро справляться с текущими делами, как старая добрая корзина для бумаг.

Пшекруй

Управление без информации не может быть управлением, информация – это нервы управления. Информация воспроизводится во внутренней среде организации, поступает извне. Внешние и внутренние информационные потоки в рамках ИПП обрабатываются соответствующими специалистами и адресуются заинтересованным лицам. Один из основных вопросов информационного обеспечения – много или мало информации, и сколько ее нужно для обеспечения эффективного управления. Надо иметь в виду, что информационное обеспечение управления является пока слабоструктуризованной проблемой. В этой связи в данной теме мы не только рассмотрим вопросы, связанные с исследованием информационного обеспечения, но и систематизируем совокупность известных теоретических и практических взглядов на эту проблему.

План

6.1. Логика исследования информационного обеспечения управления.

6.2. Информационное обеспечение управления: организационный аспект.

6.2.1. Информационное обеспечение управления: общие положения, структура, состав, ресурсы.

6.2.2. Информационные потоки.

6.3. Особенности исследования информационного обеспечения управления.

6.3.1. Методы исследования информационных потоков.

6.3.2. Уточнение документированного информационного обес­печения управления.

6.3.3. Измерение информационной обеспеченности управления.

6.4. Резюме.

6.5. Тренировочные задания.

6.1. Логика исследования
информационного обеспечения управления

Информационное обеспечение управления основывается на адек­ватной структурам управления организации данных и их обработке^[49]. Логика и особенности исследования информационного обеспечения управления основаны на этом определении и заключаются в диагности­ке совокупности документированных сообщений (рис. 6.1).

Рис. 6.1. Логика исследования
информационного обеспечения управления

Объектом исследования является информационная система (ИС), в рамках которой осуществляется информационное обеспечение управления, а предметом исследования – совокупность элементов информационного обеспечения, связей и отношений между подсистемами, компонентами и элементами СУ в процессе генерации, передачи и обработки управленческой информации. Источниками документированных сообщений являются функции (задачи, работы и процедуры).

Исследование структуры и состава документированных сообщений позволяет определить объем, номенклатуру документов, их трудоемкость, численность персонала, занятого на их производстве и в обеспечении движения в организации. Выявление проблем в информационных сообщениях «сегодня» позволяет: сформулировать «образ» документированных сообщений «завтра», или, другими словами, определить необходимый их набор (номенклатуру), трудоемкость и выйти на необходимую численность персонала; уточнить управленческие функции и структуру в рамках СФП.

Информационная обеспеченность управления – это слабоструктуризованная проблема. Рассмотрим сначала теоретические вопросы, а затем методы ее исследования.

6.2. Информационное обеспечение:
организационный аспект

6.2.1. Информационное обеспечение управления:
общие положения, структура, состав, ресурсы

Информационное обеспечение системы управления (СУ) организации, с точки зрения системного подхода, эффективно может быть осуществлено только в рамках информационной системы (ИС). При этом информационную систему нельзя полностью отождествлять с самой системой управления, поскольку она является неотъемлемой частью информационно-поведенческой подсистемы (ИПП) СУ.

Целью СУ в целом является управление объектом, т.е. анализ его состояния, принятие решений о путях дальнейшего его функционирования в свете стоящих перед ним задач, а также организация практической реализации принятых решений и контроль их исполнения. Цель ИО – это сбор и фиксация информации об управляемом объекте, переработка этой информации и представление ее в виде, удобном для анализа, передача определяющих управляющих воздействий (распорядительной информации) о принятом решении^[50].

Система управления, ее функциональная и организационные структуры являются структурообразующими по отношению к ИС факторами, поскольку статика (элементы, компоненты, звенья и уровни) и динамика (процессы управления) этих структур являются источниками управленческой информации или информационных потоков.

Функционирование ИС возможно при реализации основных элемен­тов ИС^[51] (рис. 6.2). С другой стороны, информационная система представ­ляет собой набор компонентов, который быстро запоминает и манипули­рует огромными массивами необработанных исходных данных (Дональд Т. Вински, 1997)^[52]. Задачей ИС является управление основными видами ресурсов. Как видно из рис. 6.3, одни из них вполне очевидны, другие – менее ярко выражены, разнообразны и трудно поддаются управлению.

Рис. 6.2. Основные элементы
информационного обеспечения управления

Рис. 6.3. Основные ресурсы информационной системы по Вински

К информационным ресурсам, управляемым ИС, относятся цифровая, текстовая, графическая, голосовая (звуковая) и видеоинформации. Постоянно усложняющейся задачей является поддержание необходимого уровня защиты и целостности данных и в то же время обеспечение глобального доступа к информации, требуемой для ведения бизнеса. Информационные ресурсы включают в себя также отношения между элементами данных, в результате которых организации требуется получение полезной для нее информации. Становление ИС в организации зависит от характера управления ресурсами ИС, отдачи информационных технологий, а также от того, какое значение ей придается в управлении организацией. На рис. 6.4 показаны этапы становления ИС в двухкоординатной системе: 1) роли ИС в организации; 2) выгода от ее функционирования (Виханский и Наумов, 1996).

Рис. 6.4. Этапы становления ИС по Виханскому и Наумову

Известны следующие три роли ИС в организации:

1) реагирующая, когда управление ИС пассивно реагирует на специальные требования и постоянную необходимость снижения затрат;

2) опережающая, когда управление ИС инициирует и направляет проекты, реализуемые для повышения эффективности хозяйственной деятельности;

3) координирующая, когда управление ИС играет роль своего рода делового консультанта в вопросах сведения хозяйственных требований и технологии.

По вертикали на рис. 6.4 представлены выгоды информационных технологий, которые могут иметь различные области применения – от общей полезности до создания продуктов и услуг. По диагонали сетки, на которой расположены ресурсы ИС, можно видеть естественный цикл становления службы ИС. Надо иметь в виду следующее обстоятельство: по мере развития научно-технической революции и изменения требований организации кривая становления ИС повторяется снова.

Руководителям ИС приходится постоянно искать баланс между реагирующей, опережающей и координирующей ролями, которые они выполняют в организации. В этой ситуации крайне необходима гибкость ИС и поддержание ресурсов ИС путем установления партнерских отношений с другими службами организации и внешними организациями. Это может выражаться в форме совместных проектов с внутренними пользователями, клиентами, поставщиками. Необходимость оперативного переключения руководства ИС с одной роли ИС на другую определяется следующими четырьмя факторами (Дональд Т. Вински, 1997): 1) стратегическое видение руководства организации; 2) ориентация руководства на сущест­вующую ИС; 3) текущее состояние организации; 4) характер информационной технологии, требуемой организацией.

В связи с лавинообразным накоплением объемов информации ее рациональное использование во многих случаях невозможно без компьютерной обработки. Учет на практике этой особенности играет определяющую роль в формировании скорости принятия решения в системе управления. К сожалению, в этом вопросе российские предприятия отстают от зарубежных.

В крупных и средних организациях в рамках ИПП могут использоваться информационные системы различного назначения, обеспечивающие обработку информации на ПЭВМ и принятие управленческих решений (табл. 6.1). Основой таких информационных систем, как правило, являются автоматизированные системы управления (АСУ). Соотношение между СУ, информационной системой (ИС), АСУ и автоматизированной системой обработки данных представлено на рис. 6.5. Следует отметить, что существование ИС не связано с наличием или отсутствием АСУ.

Таблица 6.1

Наиболее известные и используемые организациями
информационные системы в рамках ИПП на базе ПЭВМ

Информационные системы	Назначение
Корпоративные информационные системы	Обеспечение принятия управленческих решений как по вертикали, так и по горизонтали (все направления деятель­ности и технологические операции)
Системы оперативного управления и учета	Обеспечение оперативного управления и учета по типам ресурсов и объектам: бухгалтерский учет (финансы); бюджетирование; торговые операции (продукция, расчеты с контрагентами); складской учет (материалы, запасы и готовая продукция); кадровый учет (персонал); управление документами (информационные ресурсы); управление проектами (инновационная деятельность); управление производством (технологические процессы)
Аналитические информационные системы	Обеспечение стратегического уровня управления. Подготовка аналитической информации и отчетности, поддержка принятия решений. Выделяются две группы таких про­дуктов (программных): интегрированные системы, выполняющие обработку и ана­лиз больших объемов информации, содержащихся в базах данных корпоративной информационной системы; тиражируемые аналитические системы

Рис. 6.5. Соотношение между СУ, ИС, АСУ
и автоматизированной системой обработки данных

Рассмотрим информационные потоки, имеющие место в действую­щей ИС в рамках ИПП. Информация, как отмечает В.И. Кнорринг (1997), – одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых, даже таин­ственных проблем современной науки. Это видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации – совокупность сведений, дан­ных, знаний или из философии – нарушение монотонности. В киберне­тике информация тесно связывается с энтропией, с одним из основных понятий классической физики, т.е. со способностью энергии к превраще­ниям. Винер Н. пишет: «Количество информации в системе есть мера ор­ганизованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезор­ганизованности системы, одно равно другому, взятому с обратным зна­ком». С точки зрения методологии управления, прогрессирующая энтро­пия, т.е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность свя­зей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от ок­ружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.

Каждое определение информации раскрывает какое-либо свойство этого сложного и многозначного понятия: информация – коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопределенность (Шеннон), ин­формация – передача разнообразия (Эшби), информация – мера сложно­сти структур (Моль), информация – вероятность выбора (Яглом) и т.д.

Дальнейшее углубление в теорию информации заведет нас в дремучие дебри законов термодинамики, к знаменитым «демонам» Максвелла и даже к неизбежности тепловой смерти Вселенной. В теории управления принято такое определение информации: совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. СУ может быть определена как совокупность контуров циркуляции и преобразования информации, и такая интерпретация понятия представлена на рис. 6.6. Этих определений вполне достаточно для изучения проблем управления. Информация, составляющая триаду важнейших характеристик окружающего нас мира наряду с материей и энергией, обладает некоторыми, только ей присущими следующими особенностями:

1) является столь же абстрактным понятием, как понятия математики, но вместе с тем она отражает свойства материального объекта и не может возникнуть из ничего;

2) обладает некоторыми свойствами материи, ее можно получить, запасти (записать, накопить), уничтожить (стереть), передать. Однако при передаче информации из одной системы в другую количество информации в передающей системе остается неизменным, хотя в принимающей системе оно обычно увеличивается;

3) в любых сферах знаний она является единственным видом ресурсов, который в ходе исторического развития человечества не только не истощается, а постепенно увеличивается, совершенствуется и, более того, способствует эффективному использованию других ресурсов, а иногда и создает новые.

Рис. 6.6. Информационные потоки и их основные источники

Постоянно меняющееся состояние рынка или внешней среды требует немедленной реакции администрации, и если информация об этих изменениях будет запаздывать или медленно обрабатываться, то последствия для фирмы будут губительными (рис. 6.7). По имеющимся данным, к началу 90-х годов ХХ века 60% рабочих мест в США зависят от работы служб обработки информации, и затраты на эту деятельность составляют около 70% валового национального продукта. Однако боль­шинство на такие затраты идут – это выгодно.

Различают внешнюю, входную информацию, первичную (исходную), которая возникает в ходе производства, и вторичную как результат обработки исходной информации. Внешние цели организации определяют состав и структуру информационных потоков, обеспечивающих управление по внешним целям. Внешние информационные потоки генерируются внешней по отношению к организации средой, характеризуются пространственной сложностью, взаимообусловленностью и взаимозависимостью. Данные информационные потоки генерируются двумя относительно самостоятельными подсистемами внешней среды: макроокружением и непосредственным окружением. В структуризации источников информации воспользуемся классификацией внешней и внутренней среды, предложенной О.С. Виханским и А.И. Наумовым (1996).

Рис. 6.7. Информационные связи руководителя по Кноррингу

По нашему мнению, внешние информационные потоки в рамках макроокружения генерируются следующими пятью источниками:

· экономической компонентой;

· правовой компонентой (регулирование среды хозяйствования и правил экономических взаимоотношений с субъектами ее регулирования);

· политической составляющей;

· социальной компонентой;

· технологической компонентой.

Внешние информационные потоки в рамках непосредственного окружения генерируются следующими четырьмя источниками: покупателями, поставщиками, конкурентами, рынком рабочей силы. Структура и объемы этих информационных потоков должны быть сбалансированы и взаимоувязаны:

· с разнообразием (структурой и объемами) обратной управляю­щей информации, обусловленной изменениями во внешней среде;

· с разнообразием подразделений организационной структуры сис­темы управления, необходимых для обработки внешних информационных потоков;

· с разнообразием подразделений, необходимых для обработки внутренних информационных потоков.

Источниками внутренних информационных потоков являются срезы внутренней среды организации и используемые в процессе производства товаров и услуг ресурсы: кадровый, организационный, производственный, маркетинговый, финансовый. Весьма важным представляется организационный срез, который генерирует информацию о состоянии управленческих функций в организации, в рамках которых осуществляется распределение полномочий. Связи и отношения, имею­щие место при реализации управленческих функций, прав и полномочий, также генерируют информационные потоки.

В общем виде управление по внешним целям организации идет по следующей цепочке: ресурсы ® объекты регулирования ® ресурсы. Этот процесс имеет ресурсные и поведенческие, с точки зрения внешней и внутренней среды организации, ограничения.

Таким образом, внешние и внутренние информационные потоки, связанные с состоянием внешней и внутренней среды организации, образуют базовые информационные потоки, которые являются основой для:

* выработки управляющей информации для управления по внеш­ним и внутренним целям как главного продукта деятельности СУ;

* корректировки и проектирования организационной структуры СУ.

Информационные потоки по определению А.Н. Родионова (2000) имеют трехслойную архитектуру (рис. 6.8), включающую данные (базы данных или учетно-производственную и вспомогательную информа­цию), правила ведения бизнеса (формальные и неформальные, или, дру­гими словами, директивную и нормативно-техническую информацию), а также формируемые в организации документы и принимаемые управ­ленческие решения.

Рис. 6.8. Трехслойная архитектура информационного потока

6.3. Особенности исследования
информационного обеспечения управления

Как отмечено в 6.2.2, информационное обеспечение СУ формируется в рамках информационно-поведенческой подсистемы (ИПП) СУ, является функцией функциональной и организационной структур струк­турно-функциональной подсистемы и заключается в обеспечении движения и переработке управленческой информации или информационных потоков, генерируемых элементами, компонентами, звеньями и уровнями этих подсистем, а также процессами управления. Информационное обеспечение управления отраслью или информационная система (ИС) принципиально может быть решена на базе блок-схемы, приведенной на рис. 6.9.

Рис. 6.9. Блок-схема информационного обеспечения управления
крупной и средней организацией

Каркасом ИС управления является организационная структура предприятия, а ядром – автоматизированная информационная система (АИС). Внутренняя информация генерируется в пределах функций, задач, работ и процедур, выполняемых в звеньях и уровнях управленческой структуры действующей организации.

Внешняя информация формируется из информационных потоков, источниками которых являются потребители, поставщики, рынок рабочей силы и органы исполнительной власти.