Переход к продуктивной эксплуатации

Тестирование процессов, документов и отчетов

По ряду причин тестирование процессов следует реализовать отдельно.

· Возможность проверки шагов процесса на практике.

· Оценка воздействия внедренной системы на каждодневную рабочую деятельность сотрудников предприятия.

· Оценка готовности функционально-ориентированной организации осуществить переход к процессному управлению.

· Проверка целостности и непротиворечивости разработанных инструкций.

· Возможность протестировать новый процесс в пошаговом режиме.

В качестве шаблона для выполнения процессного тестирования рекомендуется использовать форму, приведенную в табл. 12.1.

Таблица 12.1. Шаблон документирования результатов процессного тестирования

Роли

Шаги процесса

Организационные единицы

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

.

.

.

Левая секция таблицы, состоящая из нескольких столбцов, описывает роли, задействованные в тестировании, и те шаги процесса, которые они исполняют. Соответственно в ячейках могут указываться следующие значения:

· применимо (роль принимает участие в процессе);

· не применимо (роль не принимает участие в процессе).

В центральном столбце производится перечисление подпроцессов/шагов тестируемого процесса.

Правая секция описывает результат тестирования в разрезе задействованных организационных (бизнес-) единиц. Ячейки в данном разделе могут принимать следующие значения:

· сценарий тестирования пройден;

· сценарий тестирования пройден с обходным решением;

· выявлен дефект;

· сценарий тестирования неприменим;

· сценарий тестирования применим, но не проверен. Приведенный шаблон позволяет держать в поле зрения картину готовности процесса и сравнивать одно предприятие с другим.

В цикле тестирования должно быть предусмотрено и тестирование отчетов и документов, формируемых системой, - реализация таких сценариев позволит обеспечить:

· высокое качество внешних документов, предназначенных для клиентов и партнеров организации, что положительно сказывается на имидже компании;

· более высокую вероятность принятия системы руководством среднего звена, в случае если они были задействованы в процессе проектирования и тестирования.

Дату ввода в продуктивную эксплуатацию необходимо планировать очень тщательно. Вся организация должна быть подготовлена. Необходимо четко понимать, что продуктивная эксплуатация означает не только запуск новой информационной системы, но и отказ от прежней системы и некоторых устоявшихся принципов работы. Тем не менее, в некоторых компаниях в течение какого-то времени принято параллельно использовать прежние системы - эта практика чревата большими проблемами, вплоть до отката всего проекта.

План перехода к продуктивной эксплуатации должен содержать подробное описание перехода от текущих методов работы [5,9] и использования текущей системы к новым методам работы в условиях новой организационно-информационной среды предприятия. Данный план должен быть составлен предельно подробно и содержать, в том числе, план работ по резервному копированию или сценарий отката внедряемой системы для обеспечения непрерывного функционирования.

Кроме того, на данной фазе руководитель проекта должен совместно с менеджерами по качеству произвести оценку, а при необходимости - и корректировку программы обеспечения качества проекта для фазы эксплуатации, которая принципиально отличается от всех предыдущих непроектным характером деятельности.

Для того чтобы программа качества была актуальна и на этапе эксплуатации, менеджер по качеству должен организовать и проверить исполнение следующих действий:

· проверка наличия операций по обеспечению качества выполнения следующих процессов:

· формирование документации;

· дополнительное обучение;

· корректировка графика выполнения, списка ответственных за обеспечение качества;

· согласование с руководителем проекта откорректированной программы обеспечения качества;

· проверка наличия процедур документирования и утверждения акта приема-передачи системы;

· доработка процедур обеспечения и контроля качества на этапе эксплуатации.

Завершение проекта (фазы)

Завершение проекта подразумевает завершение всех операций всех групп процессов управления проектом (данного этапа) в целях формального завершения данной стадии и перехода к следующей.