Текущая документация

Рис. 5. Пример управления организационно-распорядительной документацией.

Организационно- распорядительная документация.

Рис. 4. Управление нормативной документацией.

Нормативная документация

Рис. 3. Управление входящей и исходящей документацией.

Переписка.

Управление входящими и исходящими документами можно представить, как это показано на рис. 3. Как видно из рисунка, этот вид документации управляется по классической схеме доку­ментооборота и, как правило, не требует коррекции со стороны систем менеджмента качества. Важно обеспечить идентифика­цию документов и управление их рассылкой.

Как и ко всем последующим группам документов, к перепис­ке предъявляется требование сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми.

Данный вид документации включает нормативы различ­ных уровней, регулирующих деятельность организации. Это законодательные акты, государственные (в ряде случаев меж­дународные и региональные) стандарты, стандарты предпри­ятия, документированные процедуры, утвержденные методики, инструкции и т.п. Для нормативной документации, как и для документации организационно-распорядительной, помимо указанного выше требования сохранения документов четки­ми и легко идентифицируемыми необходимо проведение сле­дующих мероприятий:

• проверка документов на адекватность до их выпуска;

• анализ и актуализация по мере необходимости и переут­верждение документов;

• обеспечение идентификации изменений и статуса пере­смотра документов;

• обеспечение наличия соответствующих версий докумен­тов в местах их применения;

• предотвращение непреднамеренного использования ус­таревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для ка­ких-либо целей.

В целом управление нормативной документацией представ­лено на рис.4.

Управление организационно-распорядительной документацией основано на тех же принципах. Что и нормативной, и происходит, как правило, так, как это представлено на рисунке 5.

K текущей документации можно отнести те документы, ко­торые появились в результате выполнения работ и действий в соответствии c документами, рассмотренными выше. Текущая документация должна оставаться четкой, легко идентифици­руемой и восстанавливаемой. Для нее должны быть определе­ны средства управления, обеспечивающие ее идентификацию, хранение, защиту, восстановление, определение сроков со­хранения и изъятия. Текущая документация должна вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления сви­детельств соответствия требованиям и результативности (в ряде случаев - эффективности) функционирования системы управления. Порядок управления текущей документацией представлен на рис. 6.