Для того чтобы правильно, с пользой для дела, провести выбор, подготовку и проведение того или иного вида делового общения, необходимо уяснить те задачи, которые с их помощью решаются, то есть их назначение. Это тем более важно, что сегодня далеко не каждый может дать четкий ответ на вопрос о том, для чего проводятся встречи, приемы, рауты, саммиты, семинары, совещания, конференции и симпозиумы, какая между ними существует разница, какую они играют роль в достижении главных целей делового партнерства и сотрудничества, какой из видов общения выбрать для успешного решения той или иной задачи. Представляется поэтому необходимым определить те задачи, которые решаются с помощью различных видов делового общения. Заметим сразу же, что большинство, если не все, существующих видов общения, как правило, по своему характеру многозначны, то есть они могут решать не одну, а несколько различных задач. Нам важно выделить те задачи, которые особенно актуальны при организации делового взаимодействия.
|
|
Охарактеризуем те виды делового общения, которые имеют многозначный или многоцелевой характер.
Одним из наиболее часто применяемых видов делового общения является совещание, которое может носить как внутренний, так и внешний, межфирменный характер.
Назначение совещания внутреннего характера:
1. посвящение участников в проблемную ситуацию, требующую коллективного анализа и принятия решения, предусматривающего привлечение партнеров для делового сотрудничества,
2. заслушивание мнений специалистов о целях, задачах и способах их реализации,
3. широкое обсуждение проблемной ситуации, принятие окончательного решения и доведение его до всех исполнителей.
Назначение совещаний с партнерами:
1. обсуждение условий и порядка взаимовыгодного сотрудничества,
2. выработка совместных решений, договорных обязательств, планов и программ сотрудничества,
3. выработка, согласование и принятие организационно-распорядительной и инструктивно-методической документации,
4. согласование технических условий и спецификаций,
5. анализ хода сотрудничества, его результатов, определение необходимой коррекции в работе персонала или действующей документации,
6. решение финансовых вопросов,
7. определение перспектив дальнейшего сотрудничества.
Ход совещания, как правило, протоколируется. Решения совещаний принимаются в письменном виде. В отдельных случаях по решению организаторов совещания проводится стенографирование выступлений.
Деловой прием - один из видов активного общения, используемый на начальных, подготовительных стадиях делового взаимодействия. Его назначение:
|
|
· обсуждение возможностей совместной деятельности,
· получение дополнительной информации о предполагаемом партнере,
· предварительное выяснение возможного вклада сторон (долевого участия) в ходе совместной деятельности,
· предварительное обсуждение условий делового партнерства и сотрудничества,
· достижение договоренности о проведении рабочих переговоров для подготовки проекта контракта.
Деловые приемы обычно не протоколируются. Решения и договоренности принимаются в устной форме. Официальный (обязательный) характер принятых решений обеспечивается участием в деловых приемах представителей руководства каждой из сторон.
Аналогично деловому приему проводятся деловые встречи. Их особенность - заранее согласованная повестка дня, особенно если она носит официальный характер, то есть с участием руководителей и проходит на базе широкого представительства.
В рабочих переговорах участвуют представители организаций, вступающих в партнерские отношения. Это, как правило, специалисты, хорошо знающие свое дело, цели своей организации и условия, на которых можно строить договоренности о сотрудничестве. Руководители организаций в такого рода переговорах не участвуют. Принципиальные договоренности руководителей были сделаны предварительно во время деловых приемов и встреч. Назначение переговоров:
· сближение позиций сторон, окончательное согласование ресурсного вклада каждой из сторон в ходе делового сотрудничества,
· окончательное согласование условий взаимовыгодного партнерства,
· отработка и согласование порядка проведения делового сотрудничества (регламентированного взаимодействия), включая решение вопросов координации планирования и управления; отчетности, подготовки персонала, участвующего в совместных работах, реализации полученных результатов, сбыта, рекламы, распределения дивидендов, подведения общих итогов:
· разработка проекта итогового документа - соглашения, договора, контракта, включающего такие положения, как порядок разрешения споров по контракту, срок действия, порядок продолжения, пролонгирования и условия расторжения,
· разработка программы делового сотрудничества, определяющей последовательность этапов работ, сроков начала и окончания, ответственных лиц и другие вопросы организации совместных работ,
· разработка необходимых регламентирующих документов - плана-графика, технического задания, инструкций нормативов технических условий и спецификаций,
· разработка развернутого бизнес-плана.
Проекты документов, согласованные участниками переговоров, визируются (парафируются) участниками ведения переговоров (руководителями делегаций).
Семинар - один из часто встречающихся в практике производственных предприятий, научных, учебных и других учреждений вид делового общения. Назначением его является:
· обмен опытом, его выявление и оценка с рекомендациями по внедрению, распространению и использованию,
· обучение определенных контингентов работников новым технологиям и видам технического оборудования и инструментария, новым методам организации в той или иной области,
· обмен нормативной, технической и инструктивно-методической документацией,
· предоставление методических и технических консультаций.
В некоторых случаях для такого рода обучения персонала проводятся специализированные школы. Семинары, консультации и школы могут проводиться и в виде самостоятельных мероприятий на коммерческой основе.
Одним из распространенных видов делового общения, в котором принимают участие большое количество представителей различных учреждений, организаций и предприятий, являются конференции. Их назначение:
|
|
· постановка и обоснование актуальных проблем в определенной предметной области науки, техники и производства и социальной сферы, требующих неотложного решения,
· обоснование оригинальных путей, методов и средств решения выявленных проблем,
· обоснование новых направлений в данной предметной области,
· выработка и принятие рекомендаций по решению обсуждаемых проблем, в том числе адресованных официальным органам.
Подготовка и проведение конференций возлагается на оргкомитеты во главе с авторитетным специалистом в обсуждаемой проблематике.
Выступления участников проводятся по заранее подготовленной программе. Как правило, оргкомитет собирает все доклады и сообщения в в письменном виде, а часто проводит и стенографирование всего хода конференции. Практикуется издание тезисов докладов с целью предварительного взаимного ознакомления участников конференции, а также сборников докладов - трудов конференции. Принятые участниками конференции рекомендации тиражируются и направляются заинтересованным учреждениям.
В зависимости от целевой установки конференции бывают теоретические, научные и научно-практические.
В сфере торговли практикуются конференции по продажам. В частности, в книготорговой практике на таких конференциях ответственные работники издательств встречаются с представителями книготорговых организаций из разных регионов для обсуждения возможностей распространения книг, планируемых к выпуску, уточняют их читательский адрес, интерес к изданию на местах, а также условия распространения и реализации тиражей.
Близким к конференциям по своему характеру является симпозиум. Его проводят для выявления различных точек зрения ведущих специалистов на ту или иную узловую социальную или научную проблему межрегионального масштаба и характера и общего (взаимоприемлемого) подхода к ее решению, что находит отражение в итоговом документе.
В симпозиумах участвуют представители различных регионов и стран от научных и общественных и других учреждений.
|
|
Симпозиумы организуются в соответствии с планами международных (межрегиональных) общественных организаций по предварительной договоренности между региональными или национальными организациями, иногда по инициативе одной из них, которая берет на себя основную заботу по организации подготовки и проведения симпозиума. С этой целью создается оргкомитет с международным участием во главе с общепризванным в данной области специалистом, широко известным как в своей стране, так и за рубежом.
Конгресс отличается широким международным участием и представительством и высоким уровнем его участников. В центре внимания конгресса - узловая проблема, имеющая общественно-политическое или международно-правовое значение. Конгресс, как правило, принимает какой-то основополагающий документ, получающий международно-правовой статус. В конгрессах принимают участие делегации от правительственных, общественных партийных организаций по установленной норме представительства. Задачу согласования общественных, партийных, корпоративных интересов в национальном масштабе решает съезд. Н съездах принимаются уставы организаций, программы их деятельности, обсуждаются отчеты, избирают лидеров и руководящие органы.
Презентация - открытая демонстрация, представление на всеобщее обозрение широко рекламируемых образцов нового изделия, товара или вида услуг с целью ознакомления с ними заинтересованных торговых организаций, представителей прессы и общественности, оформление торговых сделок, контрактов на поставку тех или иных товаров. Презентация может носить характер салона, выставки, игрового шоу. Часто сопровождается раздачей сувениров и рекламных изданий. Представленные во время презентации образцы товаров обычно не продают - для широкой распродажи товаров устраивают ярмарки и выставки-ярмарки. Однако в случае презентации книжных новинок вполне уместна и их распродажа, а иногда и бесплатная раздача. Презентация и продажа книг с участием автора может привлечь читателей приобретением книжной новинки с авторским автографом.
Банкет в предпринимательской практике - не только увеселительное мероприятие. Во время банкета устанавливаются и закрепляются доверительные и дружеские взаимоотношения, непринужденный характер носит обмен мнениями, например, о перспективах дальнейшего сотрудничества. В отдельных случаях банкет используют для демонстрации возможностей принимающей стороны, ее высокого имиджа. Во время банкета иногда проводятся благотворительные акции. Надо иметь в виду, что банкет устраивают только по какому-либо значительному поводу, он всегда к чему-то приурочен и должен проходить в торжественной обстановке. В практике предпринимательства это может быть крупный успех совместной деятельности.
Вместо пышного банкета в предпринимательских кругах устраивают не обязательно связанный с каким-то значительным событием званый обед.