Вопросы для самопроверки. Таблица 7.3. Форма плана проведения внутренних аудитов системы качества 2

Выводы

Таблица 7.3. Форма плана проведения внутренних аудитов системы качества 2

Таблица 7.2. Форма плана проведения внутренних аудитов системы качества 1

Предварительный анализ предприятия.

1. Планирование аудита

Проведение аудита - это плановая работа. Годовой план (или другой календарный срок) на проведение внутреннего аудита разрабатывается начальником службы внутреннего аудита в различных формах (примеры 1, 2). Впоследствии этот план утверждается руководителем предприятия.

Пример 1:

Утверждаю

Руководитель предприятия

Номер по порядку	Цель (или содержание, назначение)	Проверяемое подразделение	Аудитор (эксперт)	Срок*

Подпись нач. подразделения

*В пятой графе должна стоять дата окончания работ (к этому моменту аудитор должен представить акт проверки). Аудитор должен рассчитать свою работу так, чтобы уложиться в срок.

Пример 2:

Утверждаю

Ген. дир.

№ пп	Объект аудита	Область аудита	Дата проведения аудита	Главный аудитор (Ф. И. О.)	Аудиторы (Ф. И. О.)

Подпись нач. службы аудита

Проведение внутреннего аудита преследует следующие цели:

· установление соответствия или несоответствия элементов системы качества установленным требованиям;

· определение эффективности внедренной системы качества с точки зрения достижения целей, установленных в области качества;

· предоставление проверяемой организации возможности улучшить систему качества;

· удовлетворение нормативных требований;

· разрешения включения системы качества в официальный реестр.

Объектами внутреннего аудита системы качества являются ее элементы. Под объектом аудита в данном случае понимается одно или несколько подразделений предприятия, осуществляющих деятельность в системе качества в целом или по отдельным элементам.

Область деятельности и глубина аудита устанавливается исходя из объема нужной заказчику конкретной информации.

План рассылается плановым подразделениям и аудиторам, которые будут вести проверки.

2. Подготовка аудита включает несколько этапов.

Первый этап - разработка главным аудитором плана аудита, который должен содержать цели и задачи аудита, наименование объекта и область аудита, сроки проведения, календарный график работ аудиторов, идентификацию членов аудиторской группы, перечень документов, на соответствие которых проводится аудит, график совещаний, требования к конфиденциальности, расчет-рассылку отчета об аудите и ожидаемую дату выпуска. Любые разногласия по пунктам плана, возникающие между главным аудитором и проверяемой организацией, должны быть устранены до начала проведения работ. По согласованию сторон допустима корректировка пунктов плана аудита в процессе его проведения. План аудита утверждается руководителем службы аудита предприятия.

На стадии подготовки главному аудитору важно:

· Понять содержание порученной ему работы. Часто бывает так, что в плане написано одно, а подразумевается другое. Для достижения поставленной цели внутреннего аудита аудитор должен четко уяснить свою задачу. Поэтому необходимо правильно понять написанное.

· Собрать всю необходимую информацию, имеющуюся на предприятии по данному вопросу (справки, отчёты и др.).

· Т. к. из проведённого предварительного анализа аудитор получает ответы только на некоторые вопросы необходимо записать не решенные вопросы (они потребуются на следующей стадии).

· Решить сможет ли он один провести проверку или ему нужны помощники. Помощники - это квалифицированные специалисты по конкретным направлениям деятельности. Они, как правило, не знакомы с техникой аудита, но являются специалистами в проверяемой отрасли. Если помощники нужны, аудитор должен договориться с руководством предприятия об их участии.

Второй этап - распределение обязанностей между членами групп экспертов-аудиторов. Каждому эксперту-аудитору для оценки главным аудитором выделяются конкретные элементы системы качества или конкретные функциональные подразделения проверяемого предприятия.

Третий этап - подготовка рабочих документов.

Члены аудиторской группы должны быть обеспечены необходимыми документами (рабочие документы системы качества(руководства по качеству, стандарты предприятия) на соответствие требованиям которых проводится аудит; облегчающие работу аудитора (опросные листы, вопросники, бланки для записей); формы для документирования вспомогательных доказательств, подтверждающих выводы экспертов аудиторов.

Осуществление аудита.

1. Вступительное совещание проводит главный аудитор. Оно проходит в кабинете начальника, проверяемого подразделения. Присутствуют: начальник проверяемого подразделения, аудитор, помощники (если имеются), контактные партнеры (сотрудники проверяемого подразделения, с которыми в дальнейшем аудитор будет вести работу).

Целями совещания являются:

· представление группы аудиторов руководству предприятия;

· ознакомление с областью деятельности и целями проверки;

· изложение методов и процедур аудиторской работы;

· установление официальных каналов связи между группой экспертов - аудиторов и проверяемого предприятия;

· подтверждение наличия ресурсов и оборудования, необходимых аудиторам;

· подтверждение времени и дат заключительного и промежуточных совещаний группы аудиторов и руководства проверяемого предприятия.

Общее время совещания 30 минут.

2. Проверка непосредственно на месте. Аудиторы проводят сбор доказательств о соответствии системы качества установленным требованиям, в частности подтверждение наличия и доступности всех документов системы качества, обязательных для выполнения в данном подразделении; подтверждение соответствия деятельности подразделения и ее результатов запланированным мероприятиям в системе качества; подтверждение соответствия знаний, умений сотрудников подразделения установленным требованиям в области качества. Основными методами работы аудитора являются опрос, наблюдение, доказательство и анализ.

Советы аудитору:

· аудитор должен пользоваться вопросником, но не ограничиваться им (это вопросы составленные на первом этапе);

· аудитор должен задавать вопросы, требующие развернутых ответов. Например: " Почему так происходит? Чем вы можете это объяснить? и т. д.";

· ответы желательно получать от исполнителей операций, а не от начальников;

· если аудит проходит не один день, следует проводить совещания в конце каждого дня. На нем аудитор с помощниками анализирует результаты, полученные за день, с тем, чтобы скорректировать работу на следующий день.

· если цель аудита не может быть достигнута, по каким либо причинам, необходимо сразу же прекратить аудит. В противном случае произойдёт бессмысленное отвлечение людей от работы, лишние затраты времени и средств. Дальнейшая судьба аудита решается аудитором (изменение сроков, целей и др.).

3. Итоговое совещание.

На нём аудитор делает доклад о предварительных результатах проверки: представляет наблюдения и выводы группы аудиторов относительно эффективности системы качества в обеспечении достижения целей, установленных в области качества. Зарегистрированные данные должны быть сохранены.

Подготовка отчёта.

На этом этапе аудитор составляет отчет о результатах аудита. Отчет является важнейшим документом любой проверки. В отчете аудитор излагает свою позицию по данному вопросу. Поэтому он не требует утверждения (в отдельных случаях может утверждаться). В отчете содержится три раздела:

паспортные данные (цель проверки, аудитор, проверяемые участки, т. е. кто, что, когда и где проверял);
содержательная часть (кратко излагаются позитивные моменты проверки и подробно излагаются выявленные несоответствия и недостатки).
выводы, предложения, рекомендации (итог).

Отчёт подписывается аудитором, его помощниками и предоставляется заказчику.

Т. к. аудитор не знает, ознакомился или нет директор предприятия с отчетом, необходимо в технике аудита предусмотреть дублирующий канал доведения информации.

Начальник службы аудита (подразделения) должен периодически осуществлять анализ результатов проверок (за календарный период) и докладывать о них лично.

Отчет и другие документы проверки должны сохраняться в соответствии с соглашением между заказчиком, проверяющим органом и проверяемой организацией.

Проверяемая организация несет ответственность за установление и проведение корректирующих действий, необходимых для исправления несоответствий, выявленных в процессе аудита.

1. Аудит системы качества предназначен для оценки соответствия системы качества в целом или ее отдельных частей установленным требованиям и эффективности функционирования системы. Объектами системы качества является деятельность подразделений предприятия. Это наиболее полный и представительный аудит состояния работ по управлению качеством и его обеспечению. Этот аудит информативнее аудита продукции и процессов.

2. Основными видами аудита качества являются внешний и внутренний аудиты. Первый проводится сотрудниками предприятия или от его имени. Внешний аудит - проводится внешними по отношению к предприятию организациями - заказчиком продукции или, например, органом по сертификации. Когда аудит осуществляется заказчиком продукции, он называется аудитом второй стороной. Внешний аудит, проводимый независимой от предприятия и заказчика организацией, называется аудитом третьей стороной. Такой вид аудита используется при сертификации.

3. Проведение внутреннего и внешнего аудитов практически не отличается как с процедурной, так и с методической точки зрения. Однако они имеют специфику Например, внешний аудит всегда нейтрален по отношению к аудируемому предприятию и заключения, выданные внешними аудиторами, не подвергаются воздействию внешних факторов и являются более объективными. Внутренний аудит системы качества предназначен для обеспечения руководства предприятия объективной и своевременной информацией о степени соответствия деятельности в системе качества и ее результатов установленным требованием.

4. Участниками аудита могут быть (по ИСО 10011-1): заказчик (клиент), аудитируемая организация (аудитируемое подразделение), аудитор и главный аудитор -

5. Внутренний аудит можно разделить на три стадии:

· предварительный анализ предприятия;

· проверка на месте;

· подготовка отчёта.

1. Что такое аудит. Отличие деятельность по аудиту от надзора за качеством, контроля качества и инспекции качества.

2. Что такое аудит второй стороной и аудит третьей стороной. Какой из этих аудитов используется при сертификации?

3. Виды аудита системы качества

4. Внутренний аудит системы качества: принципы, стадии, планирование аудита.

5. Основные несоответствия, выявляемые при сертификации СК.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями: