Форматування текстового документа

Форматування документа – це зміна його зовнішнього вигляду. WORD забезпечує форматування документів на п'яти різних рівнях:

· на рівні символів (зміна гарнітури, накреслення, розміру й кольору шрифту, межбуквенного інтервалу в слові, анімації й т.д.)

· на рівні абзаців (вирівнювання по лівому краї, по правому краї, по центрі й по ширині; відступи праворуч і ліворуч; відступ першого рядка; відступи до й після абзацу; межстрочный інтервал, керування розбивкою на сторінки й т.д.)

· на рівні сторінок (параметри сторінок, орієнтація сторінок, рамка, колонтитули першої сторінки, парних і непарних сторінок і т.д.)

· на рівні розділів (формування розділів з наступної сторінки або на поточній сторінці, розбивка тексту на колонки й т.д.)

· на рівні документа (номера сторінок, зміст і т.д.).

Абзац - це фрагмент тексту, що закінчується не друкується символом, що, або фрагмент тексту, процес уведення якого закінчується натисканням на клавішу уведення Enter. До абзацу ставляться: абзац основного тексту, заголовки, зміст, списки (нумеровані й маркіровані) і т.д.

Для форматування символів застосовується діалогове вікно Шрифт (Формат / Шрифт) або команди на панелі інструментів форматування. Форматування абзаців здійснюється за допомогою вікна діалогу Абзац, що відкривається командою Формат / Абзац. Подивитися форматування виділеного тексту можна в області завдань, виконавши команду Формат / Показати форматування.

Стилі

Стилі призначені для зовнішнього оформлення документа і його абзаців, тобто стилі використовуються для форматування документа. Стиль - це набір форматирующих команд, що зберігається під унікальним ім'ям для багаторазового використання. Форматування тексту за допомогою стилю значно швидше, ніж форматувати вручну кожний елемент тексту, тому що одна команда (стиль) автоматично форматує групу параметрів тексту.

Існує три основних типи стилів:

· Стиль символу містить параметри форматування символів, включаючи шрифт, розмір, накреслення, положення й інтервали

· Стиль абзацу містить параметри форматування абзаців, такі як міжрядкові інтервали, відступи, вирівнювання й позиції табуляції. Стилі абзаців також можуть містити стилі або параметри форматування символів. Більшість стилів, використовуваних в Word, є стилями абзаців

· Стиль таблиці містить параметри форматування таблиць (при вставці таблиці, їй за замовчуванням призначається стиль - сітка таблиці).

При створенні нового документа "Документ 1" на базі шаблона Звичайний, він одержує копію набору стилів з базовий набір стилів загального призначення (з убудованих стилів): Звичайний, Заголовки 1, 2, 3.

Після того як уведення тексту в документ завершений, і текст відредагований, доцільно скористатися командою Автоформат для зміни зовнішнього вигляду всього документа.

При автоматичному форматуванні документа кожному абзацу призначається один зі стилів Word. Наприклад, заголовку може бути призначений стиль Заголовок 1 або Заголовок 2, абзацу основного тексту - стиль Основний текст, а абзацу, що входить у список - стиль Список. Приміткам призначається стиль Текст Примітка, верхнім колонтитулам - стиль Верхній колонтитул, а номерам сторінок - стиль Номер сторінки й т.д.

Призначення абзацам документа стандартних стилів Word забезпечує швидка зміна зовнішнього вигляду створеного документа за рахунок застосування стилів з бібліотеки стилів. Убудовані стилі забезпечують форматування заголовків різних рівнів і дозволяють переглядати ієрархічну структуру документа в режимі структура, а також швидко будувати зміст.

Крім того, якщо для більшості абзаців документа використовується стиль Основний текст, а не Звичайний, ви зможете легко переформатувати тільки стиль основного тексту, не зачіпаючи при цьому стиль іншого тексту.

Стилі можна змінювати й створювати нові. Крім того, можна застосувати інший стиль (накласти стиль) до вже відформатованого тексту, тобто переформатувати його.

Для цього необхідно вибрати команду Формат / Стилі й форматування, з'явиться область завдань у режимі «Стилі й форматування». Установите курсор у текст, якому необхідно переформатувати, і в області завдань у розділі «Виберіть форматування для застосування» клацніть на необхідний стиль, абзац під курсором переформатується на обраний стиль.

Якщо необхідно змінити стиль або створити новий стиль, то встановите курсор у текст, стиль якому необхідно змінити, в області завдань у розділі «Форматування виділеного тексту» буде відображатися стиль тексту під курсором. Далі необхідно підвести покажчик миші до назви стилю й клацнути на стрілці, що з'явилася праворуч, відкриється список команд: Очистити формат, Змінити стиль, Створити стиль. Виберіть необхідну команду (змінити або створити стиль), з'явиться відповідне вікно діалогу, у якому можна здійснити зміну або створення стилю.

Стиль Звичайний є основою для більшості інших стилів абзацу, тому при зміні стилю Звичайний зміняться всі засновані на ньому стилі.

Стиль Звичайний не заснований на жодному зі стилів.

Елементи текстових документів, які вводяться в документ у процесі його редагування й форматування:

· Колонтитули (Вид / Колонтитули)

· Символ (Вставка / Символ)

· Посилання (виноски; назви малюнків, таблиць, формул; перехресні посилання; зміст і покажчики). Викликається командою Вставка / Посилання

· Примітка (Вставка / Примітка)

· Гіперпосилання (Вставка / Гіперпосилання)

· Закладка (Вставка / Закладка)

· Фони, подложки й теми (Формат / Тло, Формат / Тема).

Колонтитул — це текст або малюнок (номер сторінки, дата печатки документа, назва документа, прізвище автора, малюнок і т.д.), що друкується внизу або вгорі кожної сторінки документа. Залежно від місця розташування (на верхньому або на нижнім полі сторінки) колонтитули бувають верхніми й нижніми.

Для створення колонтитула необхідно виконати команду Вид / Колонтитули. Колонтитули, як і тло документа, а також поля, розмір і орієнтація сторінок, номера сторінок, розриви сторінок і розділів ставляться до зміни зовнішнього вигляду сторінок і документа.

Перевірка правопису (орфографії й граматики) в Word

Перевірка орфографії (правопис) – це засіб редактори, що дозволяє перевірити й виправити написання слів у документі. Редактор порівнює слова в перевіряється документе, що, зі словником, причому невідомі слова при цьому виділяються. Після цього можна пропустити слово, відкоригувати його або занести в словник.

Перевірка граматики - це перевірка граматичних і стилістичних правил листа (непогодженість підмета й присудка, невірні прийменникові сполучення).

Існують кілька способів перевірки правопису:

· Перевірка правопису й граматики при уведенні тексту

· Ручна перевірка орфографії й граматики.

Щоб установити автоматичну перевірку правопису й граматики, виконаєте наступне: Виберіть команду Сервіс/параметри й у вікні, що з'явилося, клацніть на вкладці Правопис. Установите прапорець автоматично перевірити орфографію й автоматично перевірити граматику.

Для ручної перевірки орфографії й граматики необхідно вибрати команду Сервіс/Правопис, з'явиться вікно діалогу Правопис, за допомогою якого можна виконати необхідну перевірку.