Официально-деловой стиль

Раздел 5. Культура речи и функциональные стили.

Официально-деловой стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений (деловых отношений между организациями, внутри них, между юридическими и физическими лицами). Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания (какие официально-деловые ситуации в них отражены), а соответственно и своей формой (набором и схемой размещения реквизитов - содержательных элементов текста документа); объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации.

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства — документ эпохи и т.п.).

Принято различать три подстиля официально-делового стиля: 1) собственно официально-деловой (или канцелярский- это управленческая документация), 2) юридический (<язык законов>) и 3) дипломатический.

Остановимся на первом подстиле. Существует около 60 видов управленческих документов.Управленческие_(или служебные) документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: 1) личные – заявление, автобиография, резюме и др.;2) директивные и распорядительные – приказ, распоряжение, решение;3) адми­нист­ративно-организационные – устав, положение, должностная инструкция;4) информационно-справочные – акт, справка, докладная записка, протокол; 5) деловые письма – письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-отказ и др.;6) финансовые и учетные документы – платежные ведомости. Образцы управленческих документов, их реквизиты закреплены в государственном стандарте. (Стандарт — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации).

Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различаются пять типов записи текстов: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.), трафарет (справки, контракты, договоры и др.), таблица (финансовые ведомости и др.), анкета (личный листок по учету кадров и др.), тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).

Наиболее существенные признаки деловой документации:

1. Специфика культуры официально-деловой речи заключается в том, что она включает в себя владение двумя различными по характеру нормами: 1) текстовыми, регулирующими закономерности построения документа, закономерности развертывания его содержательной схемы, и 2) языковыми, регулирующими закономерности отбора языкового материала для наполнения содержательной схемы документа.

Различение этих двух типов норм деловой речи помогает понять направленность и этапы мыслительной работы над текстом документа: осмысление официально-деловой ситуации -> подбор соответствующего ей жанра документа -> уяснение соответствующих жанру документа норм построения текста -> выбор отвечающих жанру и форме документа языковых средств.

2. Форма документа (схема, отражающая семантико-информационную структуру текста) предоставляет в распоряжение его составителя определенный набор реквизитов и определенную их композицию (последовательность и порядок их размещения в тексте документа). Наиболее частотные (общие ряду документов) реквизиты: (1) адресат документа; (2) адресант документа; (3) заглавие (жанр) документа; (4) заглавие к содержанию текста документа; (5) список приложений к документу; (6) подпись; (7) дата. Обязательность/ необязательность употребления определенных реквизитов определяет жесткость/свободу построения формы документа. Сказанное позволяет характеризовать <пишущего> как составителя текста документа (по известным ему образцам): это относится и к плану текстовых норм, и к плану языковых норм.

3. Составитель, как правило, использует традиционные для официально-делового стиля языковые средства. Таковы: и стилистика текста документа (нейтральная, не-экспрессивная и неэмоциональная, и/или книжная); и лексические средства (близкие к однозначности лексемы и привычные словосочетания, включая клише и штампы, не говоря уже о так называемых канцеляризмах - языковых средствах, употребление которых нормы литературного языка ограничивают сферой деловой речи); и морфологические средства (продуктивность отглагольных существительных для называния действий; тенденция к неупотреблению в документах лично-указательных местоимений он, они), и синтаксические средства (усложняющие синтаксическую структуру причастные и деепричастные обороты, сложноподчиненные предложения с придаточными и с выражающими логические отношения союзами; именные цепочки с родительным падежом; синтаксическая схема перечисления).

Эти и некоторые другие особенности характеризуют канцелярский подстиль официально-делового стиля, ориентируя составителя текста документа на определенный выбор и на определенное восприятие текста документа его <получателем> (= читателем). Все эти специфические (и текстовые, и языковые) собственно канцелярские черты официально-делового стиля закреплены в стандартах и руководствах (международных, государственных, ведомственных), что обеспечивает высокий уровень стандартизации и унификации текстов деловой документации.

Юридический документ ― понятие собирательное.

Юридический документ характеризуется в единстве формы и содержания, во взаимодополнении и взаимосвязи самой информации и соответствующего материального носителя.

2. Документ предлагается понимать как зафиксированную по назначению регулятивную информацию с реквизитами в определенных форме и формате, которая в результате волевых действий содержится на материальном (электронном) носителе и предназначена для передачи во времени и в пространстве.

Его основными свойствами являются юридическая сила и юридическое значение. Вовлеченность в правовое регулирование также предлагается толковать как характерную черту юридического документа.

Предлагается юридический документ понимать в узком и широком смыслах. В широком смысле под ним понимается любой документ, вовлеченный в правовое регулирование посредством юридической деятельности участников правовых отношений, к форме и содержанию которого предъявляются соответствующие требования. В узком смысле под юридическим документом понимается акт практической деятельности участников правовых отношений, составленный в соответствии с требованиями юридической техники с целью подтверждения субъективных юридических прав и субъективных юридических обязанностей и (или) юридических фактов (составов).

Предлагаются следующие основания деления юридических документов: 1) по качеству правовой информации; 2) по статусу и наименованию создателя юридического документа; 3) по отраслевой принадлежности; 4) по признаку официальности; 5) по юридической силе; 6) по действию во времени, в пространстве и по кругу лиц; 7) по виду носителя информации; 8) по наименованию; 9) по сроку хранения; 10) по степени гласности (доступа); 11) по форме выражения волеизъявления; 12) по степени юридической идентификации; 13) по объему; 14) по кратности использования и др.

Совокупность приемов, которые используются при создании документов, называется юридической техникой.