Лекция 17. по дисциплине «Информатика и ИКТ»

по дисциплине «Информатика и ИКТ»

Раздел 2. Вставка таблиц, рисунков, диаграмм и других объектов.

Содержание:

2.1.Управление форматом, размерами и положением объекта

2.2. Формат и стиль документа. Колонки и списки. Колонтитулы и автотекст. Шаблоны документов

2.3. Создание, редактирование и форматирование таблиц

2.4. Создание, редактирование и форматирование графических объектов при помощи панели Рисование

2.5. Создание, редактирование и форматирование художественных заголовков при помощи средства WordArt

2.6. Создание, редактирование и форматирование формульных выражений при помощи средства MS Equation.

2.7. Создание форм и документов с фиксированными полями заполнения

2.1.Управление форматом, размерами и положением объекта

Объекты, исполненные другими программными средствами или полученные из внешнего источника, вставляются в документ методом внедрения или связывания. В первом случае объект войдёт в документ и будет транспортироваться вместе с ним. Пользователь документа, в который вставлен объект методом внедрения, лишен доступа к оригиналу. После выделения объекта, вставленного в документ методом связывания, можно редактировать объект, используя приложение, в котором он был создан.

Эти два подхода применяются для различных применений документа. Если документ готовится не для печати на принтере, а для передачи заказчику в электронном виде с необходимостью последующей обработки, то несправедливо лишать заказчика возможности редактировать встроенные объекты. Поэтому при выделении объекта, имеющего связь с оригиналом, в меню Правка всегда активизируется пункт Связи, открывающий диалоговое окно Связи для обновления связи, если оригинал изменился, разрыву связи, смене источника или одновременного внедрения и связывания

У объектов, с которыми может работать MS Word, есть общие свойства: размер, положение на странице и характер взаимодействия с текстом. Когда объект выделен, то вокруг него можно видеть 8 квадратных маркеров для управления размерами объекта и (для некоторых объектов) один маркер ромбической формы желтого цвета для управления углом наклона или поворота объекта. Если навести указатель мыши на сам объект, то указатель превращается в четырёхстороннюю стрелку, позволяющую перетаскивать объект по рабочему пространству документа.

Таким образом, можно вручную управлять размером, поворотом и положением объекта на странице. Управление другими свойствами проводится из панели инструментов, соответствующей типу объекта (открывается автоматически после выделения объекта), или в диалоговом окне Формат объекта, которое открывается из контекстного меню объекта. С помощью панели инструментов управляют индивидуальными свойствами объектов (различными для разных объектов), а с помощью диалогового окна Формат объекта (рис. 5.9) управляют общими свойствами для объектов всех типов.

Во вкладке Положение диалогового окна Формат объекта предусмотрены следующие варианты взаимодействия объекта и текста: В тексте, Вокруг рамки, По контуру, Перед текстом (в случае, когда оформление важнее содержания), За текстом (рекомендуется использовать текст без засечек типа Arial для хорошей контрастности текста). Дополнительные варианты имеются в диалоговом окне Дополнительная разметка.

Рис. 5.9. Диалоговое окно Формат объекта.

Таким образом, объект располагается относительно страницы с помощью рассмотренного диалогового окна Формат объекта/ Положение.

Если различным объектам разрешено перекрывать друг друга, то их нужно все выделить (при нажатой клавише Shift) и следовать указаниям окна Группировать, открываемого командой Группировка контекстного меню.

2.2. Формат и стиль документа. Колонки и списки. Колонтитулы и автотекст. Шаблоны документов

В меню Формат/Абзац, Формат/Шрифт содержится довольно много элементов управления, и выполнять их для каждого абзаца объёмного документа утомительная задача. Её можно автоматизировать, используя Стили. Хотя подготовка небольших по объёму документов обычно проводится без использования этого средства, рекомендуется освоить технику работы со стилями для получения качественных документов.

Стилем оформления называется именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка, линий и рамок. Благодаря этому средству обеспечивается легкость форматирования абзацев и заголовков текста. Текстовый процессор поддерживает стили абзаца для форматирования абзацев и знаковые стили, с помощью которых можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца.

Настройка стиля производится с помощью списка Стили в диалоговом окне Стиль, вызываемого по команде Формат/Стиль (рис. 5.10).

На панелях Абзац и Знаки отображаются образцы. Для изменения стиля применяется кнопка Изменить, которая открывает диалоговое окно Изменение стиля.

Рис. 5.10. Диалоговое окно Стиль.

Каждый из элементов стиля настраивается в отдельном диалоговом окне. Выбор элемента выполняется в меню, открываемом командной кнопкой Формат. Настройку стиля лучше всего проводить по уже имеющемуся образцу, который близок к настраиваемому. Стиль следующего абзаца указывают для автоматического применения выбранного стиля к следующему абзацу, после закрытия предыдущего клавишей Enter.

Созданные стили сохраняются вместе с документом, но важно иметь возможность сохранять их вне документа. Для этой цели используют шаблоны. Ряд готовых шаблонов имеется в текстовом процессоре. Шаблоны по своей сути являются заготовками документов, в которых приняты меры по их защите от повреждений.

По команде Файл/Создать открывается диалоговое окно Создание документа, в котором выбирают шаблон для документа. Если включить переключатель шаблон в правом нижнем углу диалогового окна, то можно создать собственный шаблон на основе стандартного. Завершив настройку стилей, следует применить команду Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

Развитием этого направления для Web-документов является средство Тема, в котором использованы следующие элементы оформления: фоновый узор, стили оформления основного текста и заголовков, стиль оформления маркированных списков, стиль графических элементов оформления (линий). Выбор тем происходит по команде Формат/Темы (рис. 5.11).

Рис. 5.11. Диалоговое окно Тема.

Колонки в тексте создаются командой Формат/Колонки, открывающей диалоговое окно Колонки, в котором можно выбрать тип, число колонок, их ширину и величину промежутка между ними. Результат демонстрируется в окне Образец.

Кнопки Нумерация и Маркеры панели Форматирование служат для создания списка (рис. 5.12), особенно широко применяемого в Web-документах. Выход из списка осуществляется повторным щелчком на соответствующей кнопке. Для автоматического создания маркированного списка нужно начать строку символом * и по завершению строки и нажатия клавиши Enter символ * автоматически превратиться в маркер. Автоматическое создание нумерованного списка происходит при вводе в начале строки цифры (не обязательно единицы) с последующей точкой и пробелом.

Командная кнопка Рисунок на вкладке Маркированный диалогового окна Список меню Формат служит для выбора графических маркеров. Эта кнопка открывает диалоговое окно Рисованный маркер в котором можно выбрать маркер, в том числе анимированный (на вкладке Фильмы).

Вставка колонтитулов производится командой Вид/Колонтитулы, являющейся обобщением команды Вставка/Номера страниц. Панели Верхний колонтитул и Нижний колонтитул позволяют вводить и форматировать текст, добавлять номер страницы, добавлять поля с указанием даты, текущего времени, сведениями о документе (имя файла, число страниц, автор), номере текущего раздела.

Рис. 5.12. Диалоговое окно Список.

Автотекст – это режим автоматического ввода фрагментов текста. Его можно представить автозавершением и самим автотекстом. В текстовом процессоре хранятся слова и фразы, часто встречающиеся в документах. При вводе первых 4-х символов на экране появляется всплывающая подсказка с полным текстом. Если это подходит, то ввод фрагмента завершается нажатием клавиши Enter. Так работает автозавершение.

В дополнение к этому можно выбрать необходимый элемент из списка – это функция автотекста. Список элементов автотекста открывается с помощью панели инструментов Автотекст (Вид/Панели инструментов/Автотекст).

Настройку словаря автотекста выполняют в диалоговом окне Автозамена (Сервис / Автозамена/Автотекст) (рис. 5.13).

Рис. 5.13. Диалоговое окно Автозамена.

Для наполнения словаря новым содержанием следует выделить текст на экране, щёлкнуть на кнопке Автотекст на панели инструментов Автотекст и в открывшемся окне использовать кнопку Добавить.

Рекомендация для введения коротких сочетаний: вводится.ни. вместо длинного «на панели инструментов». Точки до и после символов ставятся, чтобы отличать такие сочетания от двухбуквенных союзов и предлогов.

Настройку средства Автозамена выполняется в диалоговом окне Сервис/ Автозамена. Для этого следует установить переключатель Заменять при вводе, ввести заменяемую комбинацию в поле Заменить, а замещающую комбинацию в поле На, после чего дополнить список автозамены щелчком на кнопке Добавить. Средство автозамены можно использовать для быстрого ввода специальных символов: например, после настроек можно вводить знак умножения · и греческую букву a с помощью текста «умн» и «аль».

2.3. Создание, редактирование и форматирование таблиц

Данные, представленные в табличном виде, всегда отличаются большой наглядностью. Кроме того ячейки таблиц могут содержать графические и прочие объекты, что полезно для Web-документов. Важным приёмом является скрытие рамок. В результате объекты в ячейках образуют ровные регулярные структуры, а следов таблиц на экране нет.

Наиболее просто создать таблицу командой Таблица/Добавить/Таблица (рис. 5.14). Если вместо конкретного размера задать параметр Авто, включается режим Автоподбор, и столбцы могут эластично форматироваться.

Таблицы сложной структуры создают методом рисования, используя элементы управления на панели инструментов Таблицы и границы, которая открывается командой Таблица/Нарисовать таблицу.

Редактирование структуры таблицы удобно проводить через меню Таблица или через контекстные меню выделенных объектов. Оно заключается в добавлении и удалении строк и столбцов, слиянии и разбиении выделенных ячеек. Комбинируя эти операции, можно создавать таблицы со сложной структурой.

Форматирование таблиц ведётся с помощью диалогового окна Свойства таблицы в меню Таблица.

Имеются возможности задавать метод выравнивания таблицы, вариант обтекания, варианты оформления рамок и ячеек, размеры внутренних полей в ячейках и интервалы между ячейками, назначать параметры текущей ячейки, строки, столбца или выделенных ячеек, строк, столбцов.

Маркеры, появляющиеся при наведении указателя мыши на таблицу или её элементы, позволяют перемещать саму таблицу и менять размеры таблицы и её элементов.

Выбор нужной ячейки для ввода объекта выполняется мышью, а её выделение – тройным щелчком на ячейке. Группы ячеек выделяют методом протягивания. Перемещение между ячейками ведётся клавишами перемещения курсора или с помощью мыши.

Рис. 5.14. Диалоговое окно создания таблицы.

Автоматическое форматирование запускается командой Таблица/Автоформат. Набор предлагаемых форматов содержится в списке Форматы, а результат их использования – в поле Образец.

2.4. Создание, редактирование и форматирование графических объектов при помощи панели Рисование

В документы MS Word можно вставлять рисунки и изображения, являющиеся графическими объектами. Рисунки являются векторными объектами (линии, геометрические фигуры и т.п.) и могут создаваться в самом текстовом процессоре, а изображения – это растровые объекты, и они вставляются как внешние объекты, подготовленные графическими редакторами, с помощью сканера, цифровой фотокамеры. Таким образом, рисунки могут редактироваться непосредственно по месту, а управление изображениями сводится к их перемещению и изменению яркости и контрастности.

Панель инструментов Рисование, вызываемая командой Вид/Панели инструментов/Рисование, позволяет создавать простейшие объекты через список Автофигуры с заготовками для создания линий, простейших геометрических фигур, стрелок и выносных линий, чертёжных элементов для блок-схем и функциональных схем и т.п.

Размер объектов изменяют перетаскиванием маркеров выделенного объекта в поле документа. Командой Действия/Сетка открывается диалоговое окно Привязка к сетке (рис. 5.15), где можно задать шаг сетки и способ отображения горизонтальных и вертикальных линий. Переключатель Привязать к сетке обеспечивает точное позиционирование.

Толщина контура и цвет заливки объекта редактируется в диалоговом окне Формат/Автофигура или соответствующими кнопками на панели Рисование. Можно управлять цветом заливки, цветом контура и цветом текста; толщиной сплошных линий и параметрами штриховых линий; преобразовывать линии в стрелки и управлять формой их концов.

Создание теневых и трёхмерных эффектов требует других приёмов редактирования. Объект выделяется и на панели инструментов Рисование используется кнопка Тень или Объём. В открывшейся палитре выбирается Настройка тени или Настройка объёма. В результате открывается одноимённая панель инструментов.

Поворотом объекта можно управлять непрерывно с помощью кнопки Свободное вращение на панели инструментов Рисование и дискретно на фиксированный угол в поле счётчика Поворот на вкладке Размер диалогового окна Формат автофигуры. Взаимодействие рисованного объекта с окружающим текстом выбирается на вкладке Положение в диалоговом окне Формат автофигуры.

Создание надписей (заголовков, буквенных и цифровых обозначений), присоединённых к рисункам, выполняется с помощью средства Надпись на панели Рисование или в меню Формат.

Рис. 5.15. Диалоговое окно Привязка к сетке.

Чтобы создать сложный рисунок, следует несколько простых объектов выделить щелчками мыши при нажатой клавише Shift и затем сгруппировать их командой Группировка/Группировать контекстного меню.

Обратной операцией является Разгруппировать. Если объекты перекрываются, то нужно выбрать порядок их следования в слоях командой Порядок контекстного меню. Взаимное выравнивание объектов производится командой Действия / Выровнять/распределить.

Готовые библиотеки сложных рисунков (клипартов) принято использовать командой Вставка/ Рисунок/Картинки или кнопкой Добавить картинку. Отметим, что к клипартам относят также звуковые клипы и видеоклипы. Клипарты можно разбирать на составляющие, редактировать их части по отдельности, создавать композиции из объектов разных клипартов, используя их контекстные меню и команду Изменить рисунок.

2.5. Создание, редактирование и форматирование художественных заголовков при помощи средства WordArt

Создание художественных графических надписей (в том числе заголовков) осуществляется с помощью средства WordArt через специальную панель инструментов WordArt (Вид/Панели инструментов/WordArt, рис. 5.16). Использование этого средства требует навыков в дизайне. Предлагается следующий подход: сначала создаётся художественный объект без особых требований к качеству дизайна, а затем этот объект редактируется для получения хорошего результата.

Рис. 5.16. Панель и объект Word Art.

Предварительно выделяется текст в документе, затем открывается панель WordArt и используется кнопка Добавить объект WordArt, щелчок на которой открывает диалоговое окно Коллекция WordArt с палитрой стилей оформления.

Выбирается стиль и щелчком на кнопке ОК открывается диалоговое окно Изменение текста WordArt, в котором можно изменять текст, редактировать его, задавать гарнитуру, размер и начертание шрифта. После щелчка на кнопке ОК объект вставляется в документ.

Средства управления взаимодействия объекта с текстом расположены в диалоговом окне Формат объекта WordArt, которое открывается одноимённой командой контекстного меню. Сначала задаются параметры обтекания, затем местоположение объекта относительно текста и настраиваются размеры изменением размера шрифта.

После этого с помощью панели инструментов WordArt можно изменить текст, стиль оформления (кнопка Коллекция WordArt), форму заголовка (кнопка Форма WordArt), повернуть изображение (Свободное вращение), изменить цвет, свойства линий (кнопка Положение), выровнять буквы по высоте, выровнять сам объект и изменить расстояние между символами, не изменяя размеров объекта.

Рекомендуется после завершения работ проверить, как выглядит объект с текстом на листе бумаги.

2.6. Создание, редактирование и форматирование формульных выражений при помощи средства MS Equation.

Ввод математических выражений в текстовые документы представляет значительные трудности. Мощным средством для этого является редактор формульных выражений MS Equation 3.0. Он позволяет создавать формульные объекты и вставлять их в текстовый документ. Вставленный объект можно затем редактировать непосредственно в документе.

Запуск редактора формул проводится командой Вставка/Объект, которая открывает диалоговое окно Вставка объекта. В нем выбирается пункт MS Equation 3.0 и открывается панель управления Формула ( рис. 5.17). При этом строка меню текстового процессора заменяется строкой меню редактора формул.

Рис. 5.17. Панель и объект Редактор формул.

Панель инструментов редактора формул содержит два ряда кнопок: кнопки верхнего ряда предназначены для заполнения полей шаблонов формул, которые создаются кнопками нижнего ряда. Например, для ввода дроби необходимо взять требуемый шаблон, имеющий два поля: числитель и знаменатель. Поля можно заполнять также и с клавиатуры. Переходы между полями шаблона выполняются с помощью клавиш управления курсором.

Ввод формулы завершается нажатием клавиши Esc или закрытием панели редактора формул. После этого формула вставляется в текст как объект. Затем его можно перемещать в любое место документа с помощью буфера обмена.

Чтобы выполнить редактирование введённой формулы, следует дважды щёлкнуть на ней и сразу открывается окно редактора формул.

Поскольку в редакторе формул не работает клавиша Пробел, рекомендуется использовать кнопки Пробелы и многоточия панели инструментов Формула.

2.7. Создание форм и документов с фиксированными полями заполнения

Разработка форм и документов со сложной структурой и наличием фиксированных полей заполнения должна предусматривать защиту от случайного или умышленного изменения формы или документа, а также порчи уже введённых данных. Эта задача решается в текстовом процессоре с помощью команды Сервис/Установить защиту, открывающую окно Защита документа (рис. 5.18) с опциями запретить любые изменения, кроме

· записи исправлений,

· вставки примечаний,

· ввода данных в поля форм,

которые сопровождаются введением пароля (пароль не обязателен).

Рис. 5.18. Диалоговое окно Защита документа.

Отмена запрета происходит по команде Сервис/Снять защиту с введением пароля.

От многих средств документа отличается особый элемент, называемый полем (не путать с полями страницы и полями заполнения).

Поля документа – это заполнители, содержание которых изменяется динамически. Они работают в фоновом режиме, отображая правильные данные, основанные на данных из текущего документа, других документов или внешних источников. Например, если в документ поместить поле Date, то каждый раз при открытии документа в нём будет отражаться текущая дата.

В текстовом процессоре поддерживается более чем 70 различных полей, С их помощью можно, например, решать следующие задачи:

· Отобразить текущую дату в документе или время распечатки последнего документа;

· Создать более сложную нумерацию абзацев, чем доступна в диалоговом окне, которая появляется при выборе Формат/Список, Маркированный. Подобная методика проводить нумерацию названий рисунков по шаблону Рис. х.у, в котором отображается и номер главы.

· Сослаться на данные, отмеченные закладкой. Например, используя поле Ref можно разместить закладку в заголовке главы и ссылаться на этот заголовок повсюду в документе. Если же изменить заголовок, то все ссылки автоматически изменятся.

· Вставить сведения о документе в него самого – указать общее число страниц, имя файла, автора, размер документа, количество слов, дату последнего сохранения документа и т.п.

Замечание: если поля нужно применить на Web-странице, то нужно убедиться, что они работают должным образом после преобразования документа.

Поля задают такие ключевые элементы документа, как оглавления, список иллюстраций, таблицы ссылок, уравнений, указателей и почтовых адресов. Хотя при создании документа используется целый ряд мастеров и диалоговых окон, позволяющих оградить пользователя от использования кодов полей, иногда только ручное введение атрибутов полей позволяет добиться правильного значения.