Электронные формы

Бумажные формы

Требуют затрат на печать, распространение и доставку

Если необходимо внести изменения, форму приходится проектировать заново.

Отпечатанные ранее формы использовать по назначению больше нельзя

Требуют материальных затрат и внушительных пространств для хранения

На обработку могут поступать формы, заполненные неправильно или не полностью

Не настраиваемые на тип пользователя

Доступны в режиме on-line; печать осуществляется по требованию

Благодаря графическим инструментам проектирования форм легко поддаются модификации

Вообще не требуют места в шкафах и работы обслуживающих их клерков.

Материальные затраты, хотя и иные, но остаются

Включают интеллектуальные элементы, в числе которых, например, проверка правильности и целостности заполнения, автоматически вычисляемые поля, заполнение из справочников

Могут динамически адаптироваться под конкретного пользователя (изменяются, например, количество и размер полей)

Почти все программные продукты обеспечивают удобные средства установления простых связей, часть из них предоставляет высокоуровневые языки скриптов, или макросы. Дизайнер форм также может указать, что при заполнении поля будут выполняться определенные задачи, такие, как, например, вычисление суммы, проверка типов и т.д.

К первым средствам создания ЭД, подготавливаемым заранее, хранящимся в базах шаблонов документов и используемым затем для заполнения и последующего использования, можно отнести средства MS Office. Компоненты этой системы позволяют автоматизировать, помимо процессов заполнения и вычисления полей ЭД, отсылку по электронной почте.

К таким средствам можно также отнести программные средства разработки прикладных приложений для ЭИС, позволяющих производить заполнение пустых форм ЭД и выполнять вычисления в них на основе информации, хранящейся в базах данных этих приложений.

Помимо них в настоящее время используют специализированные программные продукты, например «1C. Документооборот», которые позволяют встраивать ЭД в подсистему электронного документооборота, включаемую как одну из функциональных подсистем в проект ЭИС предприятия.

Можно назвать несколько видов форм, имеющих различный тип технологии обработки:

• формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последующей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляются или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах вInternet);

• формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (например, к такого рода формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах).

Содержание экранной формы зависит от ее назначения. По назначению можно выделить 4 класса экранных форм:

• для ввода информации в базу данных, т. е. для формирования ведения базы данных;

• для ввода параметров обработки информации по задаче и идентификаторов запросов (условия выборки);

• для вывода результатов решения задачи (отчетов) и справочной информации;

• комбинированные экранные форм ы, предусматривающие многоцелевое назначение (диалоговые окна);

Порядок проектирования экранной формы подразумевает следующие этапы:

• проектирование ее формы представления (формы экрана);

• программное обеспечение экранной формы.

Проектирование сценария диалогового режима решения задачи состоит в разработке взаимосвязанной последовательности экранных форм и правил перехода между ними.

Содержание экранных форм должно отвечать принципу «дружественности»: обозначения реквизитов должны быть представлены на русском языке в соответствии с привычной для пользователя терминологией, процесс ввода информации должен сопровождаться подсказками и контролем.

Следует обратить особое внимание на контроль правильности вводимой информации, поскольку основная доля ошибок происходит по вине пользователя, а не машины.

Универсальным методом контроля является визуальный контроль. Для этого необходимо предусмотреть предварительный ввод информации во временные переменные, иначе исправление ошибки потребует корректировки файла.

Контроль количественных реквизитов может состоять в проверке на соответствие области допустимых значений (табл. 10.4).

Контроль реквизитов-признаков можно осуществлять путем проверки на соответствие таблице разрешенных значений. Повышение достоверности при вводе реквизитов-признаков может быть достигнуто за счет того, ЧТО они не вводятся с клавиатуры, а выбираются из предложенного на экране списка (List).