Создание отчета с помощью мастера

Создание отчетов в базе данных Access

Лекция 6.

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access для этих целей предназначены формы и отчеты.

Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, который в последствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчет создается на основе таблиц или запросов.

Отчеты и формы в Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и редактирования данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм.

Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец.

Как и при создании форм, можно воспользоваться помощью мастера по разработке отчета.

С его помощью можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов.

После запуска Мастера по созданию отчетов, в диалоговом окне мастер предлагает выбрать поля нужные для построения отчета. Затем мастер предлагает выбрать поля по которым следует провести группировку (можно выбрать до 4-х полей), указать необходимый тип группировки, для каждого поля. Для текстовых полей можно производить группировку по полному значению поля или по первым 1-5 символам. Для полей дата/время можно производить группировку по полному значению, по годам, по кварталам, по месяцам, по неделям, по дням, по часам, по минутам. В предпоследнем диалоговом окне мастера можно выбрать один из стилей оформления (типов) отчета (Строгий, Доклад, Табличный и др.) В последнем диалоговом окне можно ввести заголовок отчета, попросить мастера расположить все поля на одной странице, провести вычисления процентных долей.

Чтобы увидеть отчет в режиме предварительного просмотра, нужно щелкнуть по переключателю Просмотреть отчет с данными. Для завершения создания отчета – по кнопке Готово.