Вопрос 2. Мемориально-ордерная форма учета

Классификация форм бухгалтерского учета.

Староитальянская форма. Данные о фактах хозяйственной деятельности из первичных документов по мере их поступления к бухгалтеру вносятся в мемориал (памятную книгу) эти факты переносятся с проставлением корреспондирующих счетов в Журнал хронологической регистрации, т.е. проходит бухгалтерская регистрация хозяйственного процесса. Затем, согласно проставленным корреспондирующим счетам, бухгалтер разносит данные по счетам Главной книги. В конце отчетного периода записи кредитовых и дебетовых ордеров Главной книги подытоживаются, выводится конечное сальдо, составляется пробный баланс, впоследствии он получил название оборотной ведомости. В конце бухгалтер составляет заключительный баланс. В этой форме все аналитические счета, но трактовались они как синтетические, поэтому такая форма могла существовать только на предприятиях с небольшим объемом хозяйственной деятельности.

Новоитальянская форма. Эта форма отличается от староитальянской только тем, что происходит строгое различие между синтетическим и аналитическим учетом. Начиная с этого в бухгалтерский учет проникает двушаговое аналитическое деление, факты хозяйственной деятельности систематизируются в регистрах аналитического счета и на бухгалтерских синтетических счетах. Данные вспомогательного счета подытоживаются и итоги сверяются с данными соответствующих счетов Главной книги, тем самым устанавливается взаимосвязь счетов.

Немецкая форма. Эта форма отличается от предыдущей тем, что памятная книга, как промежуточный регистр, не ведется, а журнал распадается на два регистра - журнал, называемый мемориалом, и кассовую книгу. В нее записываются все факты хозяйственной деятельности, кроме отражения движения наличных денег, во втором – кассовые обороты.

Существенной особенностью немецкой формы был принцип накапливания Записи в Главной книге, которые выполнялись не сразу, а вслед за записью в журнал дублируют каждую проводку, они заносятся один раз за отчетный период итогами, сгруппированными в сборном журнале. Такое решение значительно экономит время бухгалтера, связанное с организацией учета, так как в Главной книге практически каждая проводка отражается итогами и сама книга превращается в сбор данных, необходимых для составления баланса.

Немецкая форма отличается от новоитальянской главным образом тем, что из общего массива тех фактов хозяйственной деятельности выделяются те, которые относятся к кассе. Это позволяло делить труд счетных работников: а принцип накапливания приводил к возникновению сборного журнала, обобщающего записи мемориала и Главной книги. Журнал можно вести в двух вариантах: в северо-немецком и южно-немецком. Первый предполагает использование так называемых смешанных регистров, при этом случае составляются два сборных журнала: один – для кредитовых, а другой - для дебетовых оборотов. Оба журнала имеют шахматную форму, по строкам проводятся названия счетов, по столбцам – даты. В эти таблицы вписываются суммы, а затем подсчитываются итоги, накопленные итоги используются для составления проводок. Основным недостатком журнала следует считать то, что остается неясной корреспонденция счетов, а двойная запись, сохраняет чисто техническое значение, в значительной степени теряет свои аналитические функции.

Этого недостатка лишен южно-немецкий вариант, при котором бухгалтер сначала копирует кассовую книгу со всеми данными, выбирает корреспонденцию наиболее часто встречающихся счетов, т.е. бухгалтер распределяет в журнале счета согласно их валентности.

Французская форма. Ее главная особенность заключается в том, что единый журнал итальянской формы разлагается на несколько, как правило, пять журналов, что дает возможность для разделения труда счетных работников. В журналах последовательно проводится принцип накапливания. В Главную книгу и при немецкой форме записываются только накопленные итоги.

Американская форма. Возникла из тенденции к синхронизации журнала и главной книги объединению хронологической и систематической записей. Появление формы стало возможным в связи с ростом огромного числа сравнительно небольших предприятий. Последовательность записей следующая. Данные о фактах хозяйственной деятельности в виде хронологической и систематической регистрируются в Журнале - главной, которая представляет собой журнал с параллельно перечисленными синтетическими счетами. Все остальные записи аналогичны записям ново-итальянской формы.

Особенность регистра Журнал - главной в том, что он объединяет журнал и Главную книгу и оборотную ведомость по синтетическим счетам.

Русская форма. Отличается тем, что число счетов в этой форме строго фиксированное, в остальных формах это число является переменным. Русская форма использует и счет наличных денег, счет ценностей, счет собственного имущества.

Шахматная форма. Совмещает в едином регистре Главную книгу и оборотную ведомость. Регистр заполняется как матрица, в которой кредитовые обороты расписываются по строкам, а дебетовые – по столбцам. Из формы следует, что сущность записи не в технике двойной регистрации, а в возможности «Приписания» хозяйственной деятельности сразу двум векторам – дебету и кредиту. Эта форма может вдвое сократить число записей и значительно увеличить аналитические возможности бухгалтерского учета, так как она наиболее полно и наглядно раскрывает через корреспонденцию счетов хозяйственные связи.

Интегральная форма. Является прямым продолжением французской и завершает тенденцию, связанную с дифференциацией журнала. В ней счет открывается уже не один, а в два регистра: один для записи дебетовых оборотов, другой – кредитовых оборотов. Первый называется ведомостью, второй – журнал, другие обороты группируются по корреспондирующим счетам.

Мемориально-ордерная форма. Возникла в 19 веке, создание ее происходило путем постепенного внедрения в учет наиболее рациональных технических средств и приемов предыдущих форм.

В связи с необходимостью быстрого получения информации о хозяйственных процессах, перестроили и структуру регистров синтетического учета. Книга стала вестись в форме контрольной ведомости, где каждый счет показывался в шахматной форме с раскрытием его корреспонденции. Была введена сводка оборотов – шахматная оборотная ведомость, наглядно иллюстрировала хозяйственную деятельность путем раскрытия корреспонденции счетов. На основе документов составляются мемориальные ордера (проводки, на которых указывается корреспонденция счетов по данным операциям, упорядочиваются записи в синтетическом учете).

При мемориально-ордерной форме учета на основании данных первичных документов составляются мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал, а затем в Главную книгу по синтетическим счетам. Аналитический же учет ведут в карточках, в которых записи делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании отчетного периода составляются оборотные ведомости, которые сверяют между собой (см. схему 26.)

Запись

Сверка записи

Схема 26. Мемориально – ордерная форма учета (документооборот)

В настоящее время за каждым мемориальным ордером закрепляют номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операций (кассовым, по расчетным счетам, заработной плате и т.д.) ордера, которые регистрируются в регистрационном журнале в хронологическом регистре синтетического учета. Регистрационный журнал предназначен для порядковой нумерации мемориальных ордеров и для сохранности, вместе с подшитыми к ним документами, а также для проверки полноты охвата хозяйственных операций системным регистром синтетического учета. Эта проверка осуществляется сличением в конце месяца итогов регистрационного журнала с итогами оборотов по дебету и отдельно – по кредиту всех синтетических счетов, выводимых в оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Мемориально-ордерная форма имеет некоторые достоинства. Так, эта форма сравнительно проста по своей структуре. Взаимосвязь между регистрами устанавливается легко. Техника учетных записей несложна и быстра. Благодаря этому в первые годы своего существования эта форма имела преимущества по сравнению с прежними формами счетоводства. Она решила такие важнейшие проблемы бухгалтерской техники, как уменьшение громоздкости аналитического учета и устранение его отставания от учета синтетического. Таким образом, мемориально-ордерная форма учета предусматривает составление регистров мемориальных ордеров, оформляемых на группу документов и содержащих сведения о бухгалтерской проводке, дате ее составления и сумме. Мемориальные ордера в хронологическом порядке записываются в регистрационный журнал, где им присваиваются порядковые номера. Итоги мемориальных ордеров переносятся в журнал – Главную книгу. Итоги оборотов дебета и кредита по счетам из журнала – Главной книги переносятся в оборотную ведомость синтетических счетов, которая используется для составления баланса. Аналитический учет ведется в аналитических регистрах – книгах и карточках.