Системы электронного документооборота

Назначением информационно-аналитических систем (ИАС) является обеспечение руководителей, аналитиков и менеджеров информацией о всех аспектах деятельности предприятия для ее последующей оценки и анализа.

Поддержка принятия управленческих решений в КИС

Лекция 9.

Отличия между ERP и CSRP подходами

Сама по себе ERP-система не является инструментом для принятия управленческих решений, она лишь поставляет необходимую для этого информацию.

Реальную же поддержку принятия управленческих решений оказывают информационно-аналитические системы (ИАС).

В состав ИАС обычно включаются следующие подсистемы:

· подсистема сбора и хранения корпоративных данных;

· подсистема доступа к данным, анализа и корпоративной отчетности.

Подсистема сбора и хранения корпоративных данных решает задачи по

· сбору и фильтрации данных;

· накоплению и индексированию информации;

· использованию информации в аналитических целях, а также при поддержке принятия решений на различных уровнях управления.

Данная подсистема традиционно базируется на технологии оперативной обработки транзакций OLTP (On-Line Transaction Processing).

Подсистема доступа к данным, анализа и корпоративной отчетности включает

· модули, обеспечивающие доступ к данным и защиту конфиденциальной информации;

· инструменты по поддержке принятия решений и оперативному анализу информации;

· средства корпоративной отчетности и визуализации данных.

В основе данной подсистемы лежит технология хранилищ данных Data Warehousing.

Анализ данных в хранилищах базируется на технологиях

· OLAP (On-Line Analytical Processing) -интерактивной аналитической обработки данных;

· Data Mining – глубинного анализа данных.

Приведем некоторые возможности информационно-аналитических систем (ИАС):

• отслеживание эффективности работы различных участков и служб для выявления и устранения слабых звеньев, а также для совершенствования структуры бизнес-процессов и организационных единиц;

• анализ деятельности отдельных подразделений;

• агрегирование данных из различных подразделений;

• анализ показателей различных направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия для выделения перспективных и убыточных направлений бизнеса;

• выявление тенденций, развивающихся как внутри предприятия, так и на рынке.

Документы предприятия можно разделить на две категории:

· документы для автоматизации учрежденческой деятельности

· критически важные документы.

Документы для автоматизации управленческой деятельности представляют собой электронную почту, замечания, письма, отчеты и общедоступные базы данных.

Критически важные документы предназначаются для решения внутренних (управление временем и ресурсами) или внешних (маркетинг и обслуживание покупателей) информационных задач.

Основные действия с документами, которые повсеместно выполняются на предприятии:

- Создание документа.

- Утверждение документа.

- Использование документа.

В результате усложнения, как структуры документов, так и процессов использования документов возникают дополнительные задачи управления данными:

- Во-первых, с одним документом, возможно, должны работать несколько человек, причем, в реальном времени (и одновременно). Более того, одни фрагменты данных требуется регулярно обновлять, в то время как другая часть информации должна оставаться статичной.

- Во-вторых, в документе могут использоваться внедренные объекты (например, данные, чертежи и изображения), когда необходимо модифицировать такие объекты в одних проектах и оставлять без изменений в других.

Решением всех перечисленных задач работы с документами является управление документооборотом.

Управление документооборотом состоит в том, чтобы все обновления документов и их частей, которые выполняет пользователь, проходили процесс утверждения, и фиксировались.

2.1. Определение системы ЭД и ее отличительные свойства

Логической единицей хранения информации в документальной системе является документ.

Система электронного документооборота (ЭД, СЭД) - это комплекс программ, созданных для контролируемого создания и управления документами на предприятии в соответствии с правилами обработки документов, обусловленными бизнес процессами предприятия.

Отличительными свойствами СЭД являются:

- Ведение электронного архива документов

- Управление жизненным циклом информации

- Управление процессом создания, сбора, обработки и распространения корпоративной информации

- Наличие средств контроля исполнения поручений

- Управление содержимым корпоративных Web-ресурсов

- Интеграция с офисными приложениями и корпоративными информационными системами

СЭД должна выполнять следующие функции:

- организовывать среду хранения, обеспечивая работу с бумажными и электронными документами и предоставляя возможность их просмотра,

- осуществлять поиск (полнотекстовых и других) документов,

- вести историю работы с документом, учитывая трудозатраты на его подготовку,

- обеспечивать возможность работы с многокомпонентными, многоформатными документами, а также приложениями к документу и различными его версиями,

- обеспечивать учет ассоциаций и ведение коллекций документов,

- устанавливать права на работу с документом,

- обеспечивать сканирование документа и восстановление его текста по изображению,

- обеспечивать открытый интерфейс со специализированными, национальными и другими полнотекстовыми поисковыми модулями,

- обеспечивать настройку на потребности пользователя, в первую очередь, регистрационных карточек документов.