Информационная база о поставщиках товаров

Раздел 3 Источники поступления товаров в торговую сеть и выбор потенциального поставщика

Источниками поступления потребительских товаров являются:

• промышленные и сельскохозяйственные предприятия, местная промышленность, индивидуальные производства;

• оптово-посреднические структуры;

• оптовые и оптово-розничные склады;

• поставки от зарубежных фирм и компаний.

Источники товарного обеспечения определяются исходя из структуры конкретного рынка товаров, контингента покупателей, ассортимента товаров, товарооборачиваемости и финансовых возможностей торгового предприятия.

Сегодня достаточно отчетливо прослеживаются растущие требования к рынку закупок, который представляют поставщики продукции. При рыночных отношениях соответствующим образом соединено воедино: приобретение нужного товара требуемого качества, в установленные сроки поставки, по приемлемой цене и у надежного поставщика. Определенное воздействие на рынок закупок оказывает переход от рынка продавца к рынку покупателя, сопровождающийся существенными изменениями в стратегии производства и реализации продукции. Раньше выпуск продукции и политика ее сбыта не отвечали запросам и интересам населения. Приспособление к спросу покупателей в условиях рыночной конкуренции потребовало радикальных перемен в производстве товаров предприятиями-изготовителями. Это также отразилось на повышении качества обслуживания торговой сферы, прежде всего в сокращении времени выполнения заказов и соблюдении согласованных графиков поставки товаров. Фактор времени наряду с качеством и ценой товара становится определяющим в деятельности торгового предприятия. Рост требований к реализации продукции вызывает адекватные требования к источникам закупки товаров. Непременным условием организации закупочной деятельности торгового предприятия является изучение рынка закупок. Для оценки реальных и потенциальных возможностей поставщиков можно использовать следующие критерии:

• характер деятельности и возможности поставщика;

• конкурентное положение поставщика на рынке закупок товаров;

• процедура и порядок исполнения коммерческих сделок;

• вероятность обеспечения номенклатуры и объема продукции;

• условия, гарантирующие качество приобретаемого товара;

• адекватное сочетание цены и потребительских свойств товара;

• условия поставки товара (стабильность, периодичность, сроки);

• предусматриваемая форма платежа и способы расчетов.

Анализ поставщиков по приведенным критериям позволяет установить оправданные требования по закупке и поставке товаров в торговое предприятие. Рынок закупок товаров отражает коммерческие интересы всех его участников. В этой связи важное значение имеют расширение контактов и установление коммерческих связей между торговым предприятием и поставщиками. Суть их сводится к взаимовыгодным коммерческим сделкам и товарообменным операциям при купле-продаже товаров. Коммерческие сделки рассчитаны на закупаемую продукцию и определяются под влиянием конкретных признаков: традиционная или модифицированная продукция, степень ее новизны, стадия жизненного цикла товара, рыночная ситуация. Следовательно, сделки при закупке не являются неизменными и зависят от множества воздействующих факторов. Поставщики товаров различаются по территориальному признаку и по их принадлежности к той или иной хозяйственной системе. Поставщики, относящиеся к той же системе, в которую входят оптовые покупатели, называются внутрисистемными, остальные — внесистемными. По форме собственности поставщики могут быть частными, государственными, муниципальными и других форм собственности. Изучив источники закупок товаров и определив поставщиков, коммерческие работники составляют на каждого поставщика специальные карточки (их целесообразно группировать по территориальному признаку поставщиков). В карточках указываются данные о производственной мощности предприятия, о количестве и ассортименте; выпускаемой продукции, о возможности производства других товаров, условиях поставки товаров.

Поставщиками товаров должны быть налажены рациональные хозяйственные связи, преимущественно прямые и долгосрочные договорные взаимоотношения, позволяющие закупать товары непосредственно у поставщиков-изготовителей на стабильной основе. При организации связей большое значение имеет правильный выбор поставщика. Правильный выбор делового партнера при организации закупок сырья позволит избежать многих рисков, связанных с возможным мошенничеством, банкротством или невыполнением контрагентами своих договорных обязательств. Многие западные консалтинговые агентства и мониторинговые фирмы советуют при выборе партнера использовать правило «5 С», то есть уделять особое внимание пяти ключевым характеристикам потенциального партнера, имеющим решающее значение при организации бизнеса. Все эти качества в английской транскрипции начинаются с латинской буквы «С»:

• характер (character). Репутация компании в деловом мире, ее ответственность и готовность выпонять взятые на себя обязательства;

• финансовые возможности (capacity). Способность погасить взятый кредит, ссуду или другой долг за счет текущих денежных поступлений или продажи ликвидных активов;

• имущество (capital). Величина и структура акционерного и уставного капитала;

• обеспечение (collateral). Виды и стоимость активов;

• общие условия (conditions).

Выбор поставщика потребителями осуществляется в том случае, когда нет монополизма среди поставщиков. Правильный выбор поставщика в условиях рынка — дело весьма сложное, и ошибка здесь может дорого стоить предприятию. При прочих равных условиях предпочтительнее воспользоваться услугами местных поставщиков. Выбор поставщиков необходимо начать с анализа материальных потребностей предприятия и возможностей удовлетворить их на рынке. После изучения рынка нужно составить спецификацию на необходимые виды материальных ресурсов, которая должна включать наименование и характеристику материалов, требования к ним.

В спецификацию должны быть включены все характеристики и стандарты требуемого материала. После подготовки спецификации составляется список возможных поставщиков для каждого вида материальных ресурсов. Какое число поставщиков должно участвовать в выполнении заказа на каждый материал, зависит от назначения и количества требуемого материала и конъюнктуры рынка. Эти вопросы решает отдел материально-технического обеспечения предприятия. Если предприятие закупает материал у одного поставщика, то можно наладить тесные деловые контакты и установить взаимовыгодные формы деловых торговых отношений, связанные с предоставлением потребителям скидок с цены и дополнительными формами обслуживания. Источником информации для составления списка поставщиков является не только изучение рынка, но и базы данных (табл. 2). Собрав информацию о потенциальных поставщиках сырья, предприятию рекомендуется устраивать конкурсные торги (тендеры) с целью более тщательного отбора партнера, способного обеспечить максимальную эффективность поставок. Подобные мероприятия дают дополнительный эффект благодаря информированию потенциальных поставщиков о требованиях компании. Принципиальное значение торги имеют при намерении импортера приобрести крупную партию сырья, упаковки или вспомогательных материалов. Проведение конкурсных торгов состоит из следующих этапов:

• реклама и заявление о начале торгов с приглашением к участию (через средства массовой информации или путем информирования потенциальных партнеров);

• разработка тендерной документации;

• публикация тендерной документации;

• прием и первичная обработка тендерной документации;

• анализ и оценка поступивших предложений;

• подтверждение квалификации участников торгов;

• заключение контракта.

Таблица 2

В тендерной документации организаторам следует указать порядок и процедуру проведения торгов, описание закупаемых товаров с приложением технической спецификации, критерии оценки поступающих предложений и условия будущего контракта. Перед началом этапа анализа и оценки следует избрать тендерный комитет, который будет заниматься изучением поступивших предложений от участников торгов. Здесь необходимо строго придерживаться следующих правил: рассматриваются только те заявки, которые соответствуют требованиям и критериям оценки, обозначенным в тендерной документации. На заключительном этапе работы тендерный комитет составляет отчет о проведении оценки поступивших предложений, в котором указывается, по каким критериям отобран победитель торгов и причины отклонения заявок остальных участников. Существуют ситуации, когда проведение торгов затрудняется различными причинами объективного и субъективного характера. К примеру:

• объем сырья, предполагаемого к закупке, незначителен для того, чтобы заинтересовать и привлечь достаточное число участников торгов;

• существует объективная необходимость организации срочной поставки, в результате которой у кондитерского предприятия отсутствует время на организацию и проведение торгов;

• предприятию приходится работать на рынке, на котором продавец сырья занимает монопольное положение. Такое положение вещей может сложиться при необходимости поставки редкого и дефицитного вида кондитерского сырья;

• предприятие предпочитает работать с узким кругом (один или два) хорошо зарекомендовавших себя поставщиков без дальнейшего расширения круга партнеров.

Когда складывается одна из перечисленных ситуаций, предприятию имеет смысл отказаться от объявления торгов и прибегнуть к деловым переговорам в письменном виде для заключения новых контрактов и организации поставок. Когда поставщиков немного (два-три), критериями выбора наиболее подходящего из них служат сравнительные производственные мощности, цены на закупаемые материалы, надежность поставщиков. Выбирается поставщик, в наиболее полной степени соответствующий названным критериям. Когда поставщиков много, то выбор наиболее подходящего целесообразно проверять в два этапа. На первом этапе производится предварительный отбор поставщиков. После анализа поставщиков часть из них, не соответствующая требованиям потребителя, исключается из таблицы. На втором этапе используется более широкий перечень критериев выбора поставщиков. Наиболее полная информация о предварительных, окончательных и других критериях выбора поставщика представлена на рисунке 20.

Рис.20. Основные слагаемые при выборе поставщика