Деловая переписка напрямую связана с управлением. Деловыми (официальными) письмами обмениваются организации, учреждения, должностные и частные лица. По стилю составления и оформления писем можно судить о положении дел в фирме, компании, на предприятии, о деловых качествах человека и т.п. Именно поэтому так важно уметь грамотно вести деловую переписку.
Этические нормы деловой переписки.
Деловая переписка основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «корректность и уважение к партнеру». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть партнера.
Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется:
· начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения, а затем дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;
· навязывать адресату ожидаемый исход решения вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
|
|
· побуждать адресата к спешке при вынесении решений словами «срочно», «незамедлительно», «в более короткие сроки». Лучше воспользоваться этикетными формулами «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
· намекать адресату на его невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа «Предлагаю внимательно изучить …».
Получателю деловых писем обязательно знать следующее:
· необходимо отказаться от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;
· ответ организации-отправителю должен быть оперативным и четким. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.
Соблюдение перечисленных выше этических норм поможет обеспечить деловому человеку отличную репутацию и научит его превращать оппонентов в союзников.