Рассмотрим подробнее основные разновидности писем, выделяемых по назначению в управленческой деятельности.
1. Письма информационного характера – письма, основным назначением которых является информирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей писем.
Информационное письмо – письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов и даваться рекомендации по их применению. Информационные письма могут рассылаться широкому кругу адресатов. Например:
Информируем Вас об условиях участия в выставке "Наш город", которая состоится в период с 10 октября по 10 ноября 2010 г. в помещении Фотоцентра Союза журналистов Казахстана.
Фотографии участников выставки будут размещаться на стендах, на ватмане. Минимальный размер изображения по короткой стороне - 20 см (например, отпечаток 20x30), максимальный по длинной стороне - 45 см (например, отпечаток 30x45). Каждый участник выставки может разместить до 10 работ (о количестве фотографий просим сообщить заранее). Каждая фотография должна иметь название и указание фамилии автора. Просим Вас подтвердить ваше согласие на участие в выставке до 1 сентября 2010 г. по электронному адресу: exhibition@mail.ru. Готовые работы должны быть представлены до 20 сентября 2010 г.
|
|
Письмо-сообщение – письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес; письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Например: С ообщаем Вам, что по проекту постановления Правительства Казахстана "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" замечаний и предложений не имеем.
Сопроводительное письмо – письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Например: Представляем на рассмотрение и утверждение программу и учебный план семинара "Электронные документы в управлении и торговле". Приложение:
1. Программа семинара на 2 л. в 1 экз.
2. Учебный план семинара на 5л. в 1 экз.
Письмо-напоминание – письмо, цель которого побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности. Например:
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором подряда от 12 февраля 2010 г. № 12/42д ваша организация взяла на себя обязательства по монтажу пекарного оборудования в цехе № 2 нашего предприятия, которые должны быть завершены к 1 сентября этого года.
|
|
Просим Вас принять меры по ускорению монтажных работ и завершению их в установленные сроки.
Письмо-извещение – письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, рассылается широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Например:
18 апреля 2010 г. в 11.30 по времени Астаны Администрация Южно-Казахстанской области проводит селекторное совещание о проведении противопаводковых мероприятий.
Совещание состоится в селекторном зале Администрации.
Письмо-уведомление – письмо, сообщающее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц. Например:
Уведомляем акционеров открытого акционерного общества "Южно-Казахстанская промышленная компания" о размещении обыкновенных именных бездокументарных акций в количестве 500 000 шт. по 1000 тенге. каждая. Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества.
Рекламное письмо – письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести. Например:
Уважаемые господа!
Наша компания предоставляет услуги по установке, настройке и обслуживанию серверов доступа в Интернет. Стоимость установки и конфигурации сервера составляет 10 500 руб. Срок гарантийного обслуживания - один год. Сервер доступа в Интернет, устанавливаемый специалистами компании КазакТелеком, позволяет значительно сэкономить на расходах за доступ в Сеть.
Получить подробную информацию и сделать заказ вы можете по телефону 8-7252-54-34-34. Специалисты компании КазакТелеком готовы ответить на любые ваши вопросы.
2. Письма, содержащие просьбу или предложение, – письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности.
Письмо-просьба – письмо, цель которого получение информации, инициирование действий, необходимых организации-автору. Письмо-просьба всегда требует письма-ответа. Например:
В связи с подготовкой рекламной кампании обуви "Весна - Лето 2011", запланированной на период с декабря 2010 г. по июнь 2011 г., просим Вас сообщить о возможности проведения вашей компанией исследования известности в Астане и 2-3 региональных центрах Казахстана, на ваш выбор, торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor.
Письмо-запрос – письмо, направляемое с целью получения какой-либо официальной информации или документов; письмо-запрос, как и письмо-просьба, всегда требует ответа. Например:
В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов:
1. Устав организации.
2. Свидетельство о регистрации организации.
3. Договоры поставки с ООО "Этон".
4. Справку о стоимости одного кубометра песка на 01.07.2010.
Письмо-предложение – письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (в коммерческой деятельности - товаров, услуг) и др.; в коммерческой деятельности предложение называют офертой. Письмо-предложение может быть ответом на запрос или инициативным. Например:
Предлагаем Вам мытье любых видов наружного остекления, фасадов зданий и витрин с применением новой экономичной технологии телескопических штанг.
Стоимость мытья 1 кв. м поверхности - 15 руб.
|
|
Работы выполняются на объектах, расположенных в Астане и Алматы.Работы проводятся на высоте до 25 м с использованием специального метода очистки на основе деминерализованной воды без применения химических моющих средств.
Заявки выполняются в течение суток, возможна оплата по факту.
Письмо-заявка – письмо (разновидность письма-просьбы), выражающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия, включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы или издания и др. Например:
Просим Вас предусмотреть участие двух сотрудников нашей фирмы: Инокентьева П.Г., ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р.Д., эксперта отдела технической экспертизы, в семинаре-практикуме "Методы защиты информации в информационных системах', который состоится 12 апреля 2010 г.
Письмо-заказ – письмо, представляющее собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Письмо-заказ может быть ответом на коммерческое предложение. Например:
Просим поставить нашей фирме электроусилители RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая - июня 2010 г. Оплата в полном объеме будет произведена после выставления вашей стороной счета в течение 3 дней с даты отгрузки товара.
Письмо-приглашение – письмо, содержащее предложение принять участие в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках. Например:
Приглашаем Вас принять участие в бесплатном семинаре «Бизнес-презентации. Современные технологии».
В программе семинара:
Критерии выбора презентационного оборудования.
Обзор современного рынка офисных проекторов.
Основные критерии выбора мультимедиапроекторов.
Новейшие технологии отображения информации. Плазменные панели.
|
|
Новые технологии проекционной индустрии. Технология цифровой обработки света.
Все участники семинара обеспечиваются информационными материалами. Семинар состоится 11 февраля 2010 г. в 11.00 в помещении Южно-Казахстанского государственного университета при Администрации Акима по адресу: Шымкент, Проспект Тауке-хана, 5.
3. Письма, содержащие требование или претензию, – письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.
Письмо-требование – письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда уже имеются или могут появиться нарушения ранее принятых договоренностей. Например:
Согласно договору подряда от 12.05.2009 № 89/43дп ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Майлы Кожа,8, однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ (приложение 3 к договору).
Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, до сих пор наблюдается серьезное отставание от установленных сроков.
Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1 договора вам будут предъявлены штрафные санкции.
Письмо-претензия – письмо, содержащее заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков. Например:
Вашей фирмой 25.04.2010 по железнодорожной накладной № 269413 были отгружены пневмоинструменты в количестве 50 комплектов по счету № 35-918, который был оплачен нами в полной сумме. В связи с тем, что при проверке вагона на пограничной станции была обнаружена недостача двух комплектов пневмоинструментов, о чем свидетельствует коммерческий акт от 28.04.2010 № 14388/264, просим Вас допоставить нам 2 комплекта пневмоинструментов или возместить их стоимость.
Приложение: коммерческий акт на 1 л. в 1 экз.
4. Письма-ответы – письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение.
Письмо-согласие – письмо, являющееся положительным ответом на просьбу, запрос или предложение. Например:
Сообщаем Вам, что готовы принять делегацию представителей вашего предприятия и ознакомить их работой САП "Нефтеперерабатывающий комплекс'.
Наиболее приемлемое время для визита - период с 15 по 30 апреля этого года. Просим сообщить точное количество участников и их фамилии для бронирования мест в гостинице.
Письмо-отказ – письмо, в котором дается отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Например:
В связи с тем, что более 200 номеров нашей гостиницы уже забронированы администрацией города для участников Международного информационного конгресса, который состоится 10-12 октября этого года, вынуждены отказать Вам в бронировании мест для вашей компании. Предлагаем обратиться в Парк-отель "Высокогорье".